Volantes y certificados firmados electrónicamente

26 noviembre, 2016

Libro_movilRecientemente hemos incorporado en el Padrón de Habitantes la posibilidad de firmar electrónicamente los certificados, volantes u otros documentos solicitados por el ciudadano u otras administraciones a través de este, ampliando la ya existente posibilidad de obtenerlos o solicitarlos por medios telemáticos, a través de la Sede.

Para los casos en que dichos documentos deban imprimirse, el artículo 27 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, dice lo siguiente:

“Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor”

Y aunque en la Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre gestión del Padrón Municipal se establece que el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal, hemos optado por incluir la posibilidad de añadirle la firma  o sello de Entidad.

El Código Seguro de Verificación (CSV) permitirá que cualquier destinatario del documento pueda contrastar, en línea, la autenticidad de esa copia impresa en papel mediante el cotejo del documento electrónico original a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento, ya sea mediante este código o usando un lector de código QR (en nuestro caso). Además, la firma de Entidad permitirá  verificar que quién lo emitió es el Ayuntamiento al que se refiere el empadronamiento y que en consecuencia y de forma implícita, no estamos ante una página de suplantación de identidad.

Si analizamos la fórmula utilizada hasta ahora en su versión tradicional, observaremos que existe una gran diferencia respecto al circuito descrito, ya que si antes no era necesario guardar los originales de esos documentos, ahora, y para el cometido que se le pretende, si será necesario hacerlo.

Dada la efímera vida de este tipo de documentos (su validez es de tres meses tras su expedición), se valoró la posibilidad de no guardarlos y ante una petición de validación por un tercero, generar el documento, (validando no superar la fecha de caducidad planificada) y, en consecuencia, construir una “foto” con los mismos datos que se facilitaron previamente al peticionario. Téngase en cuenta que en el Padrón de Habitantes es fácil reproducir el “momento” dado que se conserva fielmente el histórico de los habitantes y viviendas, además de ser un requisito en diferentes procesos de comunicación con el INE.

Aunque la estrategia era clara con respecto a los volantes, no lo era para el resto de documentos que debían ser firmados por un funcionario ya que en este caso la reconstrucción no tenía sentido si carecía de la pertinente firma y además, como ya he mencionado en artículos anteriores, los Certificados del Padrón de Habitantes no pueden ser expedidos por sistemas desatendidos tal como lo recoge la normativa vigente.

Habida cuenta de que este tipo de documentos, por sus antecedentes y su corta vida solo servirán en la que, en conceptos archivísticos, se conoce como la fase activa de su ciclo de vida, hemos considerado no otorgarles más utilidad que la descrita y por tanto no asociarlos a expediente o serie documental alguna, con el propósito de que una vez almacenados y agotada su vigencia, se puedan eliminar de forma automática.

Así mismo y para agilizar el circuito en la entrega de los certificados, próximamente dispondremos de la posibilidad de obtenerlos, una vez firmados, a través de la carpeta del ciudadano de la Sede municipal.

Espero que llegue el día en que el matiz que se le otorga al volante en relación al certificado desaparezca ya que a nadie acaba de convencer la diferencia por las connotaciones que claramente se le entreven, y que en un futuro próximo podamos hablar de un solo tipo de documento sin distinción ni matices.

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Un pensamiento en “Volantes y certificados firmados electrónicamente

  1. Olga

    Buenas tardes,
    Mi madre enferma de alzheimer estaba en una Residencia en Bilbao, cuando la Diputación la concedió la ayuda obligatoriamente hubo que trasladarla por un periodo mínimo de tres meses a una de sus residencias en un pueblo de Vizcaya (Sondika) al cabo de algo más de tres meses la volvimos a llevar a Bilbao.
    Ella falleció en Enero de este año y cuando fuimos al padrón de Bilbao nos dijeron que estaba empadronada en Sondika hablé con la residencia y me dijeron que no pasaba nada, que había sido por temas médicos, a todo esto el DNI de mi madre estaba en mi posesión.
    Al día siguiente fui al Ayuntamiento de Sondika y aparte de darla de baja pedí que me enseñaran la documentación del alta y la firma (garabato) no era la de ella (ya no escribía) ni de ninguna persona que padezca esta enfermedad.
    Mi consulta es, que pasos tengo que seguir para que me den copia de esa documentación ya que cuando me la enseñaron se la pedí y me dijo que no me la podía dar y cuando la pregunté que como la habían dado de alta sin su DNI me dijo …AHHH ESO LO DIRÁS TÚ.
    Muchas gracias por todo

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