Alta ya existente en el municipio (Error 71) – Duplicado intramunicipal (Error 84)

silhouettes-616913_640Cuando el INE, a través del envío de los ficheros de intercambio mensuales recibidos del Ayuntamiento, detecta un posible duplicado, no lo carga en su base de datos y remite un aviso al Ayuntamiento mediante incidencia 71 – Alta ya existente en el municipio, con la finalidad de que éste revise en que circunstancia se ha podido producir dicha incidencia, pudiendo deberse principalmente a dos casuísticas:

  •  Que el alta del habitante, que NO está duplicado en el padrón, haya sido remitida al INE por segunda vez mediante un fichero de intercambio posterior al que la incluía inicialmente.
  • Que el habitante  figure, por error, duplicado en el padrón del Ayuntamiento.

Para el primer caso, el Ayuntamiento deberá contrastar el histórico y los datos del habitante con los que figuran en el INE para verificar que no existe alguna baja en el padrón que no esté repercutida en el INE y que, por tanto, al estar viva el alta anterior se haya generado el error 71. Si existiese esta baja y para solucionar esta situación, el Ayuntamiento deberá remitir al INE  los movimientos anteriores y posteriormente  el alta. Recomiendo hacerlo en diferentes ficheros de intercambio mensual y antes de remitirla comprobar que la baja ya ha sido consolidada.

En  el segundo caso, cuando el Ayuntamiento constata que el habitante sí que figura duplicado en su padrón, subsanará el error generando una baja en su padrón sin producir movimiento para el INE, es decir, en ningún caso remitirá una baja por duplicado u otro motivo ya que el resultado final sería la baja del único habitante que consta en su base de datos.

Téngase en cuenta que cuando se cometen ciertos errores en la remisión de movimientos al INE es muy complicado retroceder a la situación correcta ya que no se permite la carga de movimientos con fecha real anterior a la del último movimiento repercutido.

Otro tipo de error que de alguna forma enlazaría con lo expuesto, es el que se produce tras los contrastes periódicos llevados a cabo por el INE para detectar duplicados intramunicipales (Error 83) en los que el Ayuntamiento por diferentes motivos y, por ejemplo, tras haber inscrito a un habitante de dos formas diferentes y posteriormente haber modificado sus datos hasta llegar a hacerlos coincidentes, generando la duplicidad.

En el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE, se describe que para el error 83, el INE devolverá tantos registros como duplicados de la misma persona existan (que en general se reduciría a dos en los casos más habituales)  y  se indicarían en ambos registros los datos del duplicado (en los datos iniciales) y los datos con quien está duplicado (en los datos finales).

Actualmente no se están enviando esos pares de registros, aunque también la reciente Resolución describa que para este tipo de bajas que “El Instituto Nacional de Estadística comunicará a cada Ayuntamiento las repeticiones que detecte en su Padrón”, lo cual dificulta y sobre todo en aquellos casos en los que por extrañas razones, que seguro que las habrá, no existe tal duplicado en el padrón.

En los casos de duplicados inexistentes es aconsejable contactar con la delegación provincial para exponer los hechos y solicitarles que gestionen directamente la baja sobre su base de datos padronal asegurando cuales son los datos finales que van a constar y en su caso gestionar el envío de una modificación posterior para asegurar la coincidencia de los datos.

Recordemos que durante el proceso de cifras uno de esos dos duplicados no contabilizará, motivo por el cual es importante resolver la situación si existe el duplicado, aunque de no existir la duplicidad las cifras coincidirían, es aconsejable solucionarlo.

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Duplicados intermunicipales – Error 84 (Parte II)

Duplicados_intermuniciaplesEn un artículo anterior ya escribí sobre este tipo de incidencia,  pero tras la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, vuelvo a tratarlo para remarcar las novedades en relación a la derogada Resolución de 1 de abril de 1997.

En primer lugar destacar que, según se describe en el apartado 5.2.3.2.2 Duplicados intermunicipales de la actual Resolución, el primer trámite para abordar la gestión de dicho error ya no es intentar comunicarse con el ciudadano para averiguar cuál es su domicilio actual, sino que los Ayuntamientos implicados en la duplicidad y en concreto el que tenga encomendada por el INE la gestión (G en la posición 84 de la cola de errores), ha de iniciar las averiguaciones comunicándose con el otro Ayuntamiento afectado con la finalidad de intentar resolver la situación entre ambos.

Probablemente nadie se sorprenderá de esta novedad ya que es obvio que era y es la fórmula más óptima para resolver este tipo de incidencias en las que, en general, los Ayuntamientos implicados tendrán suficiente información para determinar las causas de dicha duplicidad sin tener que recurrir al ciudadano.

Además, en la nueva Resolución se matiza un aspecto importante en relación al tipo de baja a repercutir en ciertos casos, que en general acaban siendo los más habituales:

A partir de dicha información, respetando la inscripción del último movimiento firmado por el ciudadano, siempre se que se haya producido en el último año, y obviando las variaciones padronales realizadas de oficio, se procederá a la BAJA POR CAMBIO DE RESIDENCIA en el otro municipio.

Según el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”, en su actualización de diciembre de 1999 (creo que no hay actualizaciones posteriores), para la gestión del error 84, decía que el resultado de la actuación de los Ayuntamientos podía ser comunicada al INE mediante un rechazo informático (el del municipio en el que debía permanecer la inscripción) y,  por tanto,  otra de las novedades de la actual Resolución es que para esta incidencia no se van a permitir los rechazos informáticos:

  • Si en las comprobaciones de la documentación padronal se pusiera de manifiesto que el duplicado no existe por tratarse de personas diferentes, el Ayuntamiento rechazara la duplicidad, APORTANDO LA DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA AL INE. 
  • Si en el transcurso del procedimiento se produjera una discrepancia entre los municipios afectados, esta deberá formalizarse mediante el rechazo documental del duplicado remitido por el INE por parte del municipio que NO tiene atribuida la gestión (BDU84X) remitiéndolo a la respectiva delegación.

Será en el caso de que ambos Ayuntamientos no posean suficiente información para determinar en cual de los dos municipios debe permanecer la inscripción cuando se deba intentar contactar con el interesado para que manifieste cuál es la inscripción correcta. En el caso de que ninguno pueda localizar al ciudadano, uno de ellos acabará remitiendo al INE una baja por duplicado intermunicipal.

Para recabar los detalles, os emplazo a consultar la nueva Resolución

 

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Emisión de Certificados ¿con sello electrónico?

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El sello electrónico o sello de órgano es un mecanismo de firma electrónica, que en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se define como: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.

Para entender mejor el concepto, os facilito algunos ejemplos en los que actualmente se está usando este tipo de certificado:  expedición automática de recibos de presentación por el registro electrónico, emisión de copias auténticas de documentos electrónicos, actuaciones automatizadas de comprobación y validación de datos, actos automáticos de comunicación con el ciudadano,  foliado automático de expedientes electrónicos, apertura y cierre de libros electrónicos (de decretos, de registro anual, etc), digitalización de documentos en soporte papel, emisión de volantes de empadronamiento, etc..

Durante la puesta en marcha de la Sede Electrónica Municipal, en alguno de los proyectos llevados a cabo, ha surgido la petición de incluir un trámite para la obtención de certificados de empadronamiento, pretendiendo darle el mismo tratamiento que a los volantes de empadronamiento, ante lo cual y para justificar la NO procedencia de habilitar este tipo de trámite, acudía a la derogada Resolución de 21 de julio de 1997 en la que se dictaban instrucciones técnicas sobre la actualización del padrón de habitantes, y en la que se recogía lo siguiente:

Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación conferida reglamentariamente.

Pero actualmente me resulta más sencillo justificarlo ya que el Consejo de Empadronamiento, en sesión de 6 de noviembre de 2014, abordó este tema y descartó taxativamente la propuesta relativa a la emisión de certificados mediante un proceso automatizado con sello electrónico en el que no exista una persona que se responsabilice de la firma, añadiendo que este aspecto sería matizado en la nueva Resolución que estaba a punto de publicarse y que finalmente lo hizo el 16 de Marzo de 2015, en la que queda publicado de la siguiente forma:

.. la certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento .. la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Tengamos en cuenta que dada la relevancia que ha ido tomando, para multitud de trámites, el Volante de empadronamiento, los certificados se van a requerir en ocasiones muy puntuales en las que la acreditación de la residencia sea probablemente un elemento determinante para resolver y es por ello que antes de emitirlos se deban tomar precauciones, entre otras, asegurar que no existen comunicaciones del INE pendientes de tratar, tanto en lo que respecta a bajas pendientes de incorporar como a expedientes en curso que pudieran afectar tanto al ciudadano como a los inscritos en la misma vivienda dependiendo del tipo de certificación que se solicite.

En este mismo contexto, y en mi opinión, los “Certificados” de Viaje (mediante los cuales los residentes en las Comunidades Autónomas de Canarias y Baleares y en las Ciudades de Ceuta y Melilla, acceden a bonificaciones en las tarifas de los servicios regulares de transporte aéreo y marítimo) y que la mayoría de municipios en las citadas ubicaciones los incluyen en sus Sedes, deberían tipificarse en la categoría de “Volantes” y más cuando tras la nueva normativa de 1 de noviembre de 2014, las agencias de viajes, compañías aéreas y navieras, deben obtenerlo a través de la base de datos SARA (Sistema de Acreditación de Residencia Automatizado), matiz que conceptualmente lo equipara, sin duda, al Volante de Empadronamiento.

Nos vemos de nuevo en septiembre. Felices vacaciones!

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Volantes y certificados

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Uno de los cambios introducidos en la recién publicada Resolución de marzo de 2015 es el que afecta al modelo para emitir los Volantes y Certificados de Empadronamiento, ya que se propone un modelo orientativo (apartado 8.1.1) y se suprime el texto de la antigua resolución de 4 de julio de 1997 en la que se decía que “Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento”.

Además, en relación a su emisión, se expresa:

Las certificaciones o volantes podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio

Asimismo,  para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas

Analizando de forma literal los dos anteriores párrafos, la normativa incide en que deben contemplarse a las personas inscritas (NO a las que residen), y bajo mi punto de vista, aquí el matiz es importante, ya que en aquellos casos en que se esté cursando la baja de algunos de los inscritos, ya no será posible expedir un certificado o volante colectivo con los datos de todos los residentes. En este caso solo podrán expedirse facilitando el nombre del interesado y el número de personas inscritas en el domicilio, hasta que no queden resueltas las bajas.

Personalmente,  siempre me ha resultado extraño no excluir de esta norma aquellos casos en los que se están tramitando las bajas de los anteriores residentes, ya que los Ayuntamientos tienen mecanismos muy claros para diferenciar estas situaciones, en primer lugar porqué no existe una autorización previa  (ya sea porque los que vienen a residir son los nuevos propietarios, nuevos inquilinos o en su caso tienen la autorización de uno de los residentes para empadronarse en esa vivienda) y en segundo lugar porque dudo del valor que pueda aportar esta información al destinatario final del documento, ya que en muchos casos lo se pretende es acreditar las personas que residen en una vivienda y no el número de personas en ella, caso este último que probablemente, cuando fuese esta la finalidad, facilitaría una información incorrecta al destinatario.

Aunque en distintas sesiones del Consejo de Empadronamiento y en concreto en la de 30 de junio del 2010 se daba respuesta a diferentes consultas recibidas en este sentido,  ya  se preveía que esta puntualización iba a incluirse en la actual Resolución, aunque se ha trasladado  transcribiendo a  “los residentes” o  “los que allí viven“ por inscritos (copio extracto del acuerdo tomado en dicha sesión):

El Ayuntamiento NO está facultado para certificar quiénes son los componentes de una familia y, además, deberá adoptar las medidas pertinentes para que, cuando se le solicite una certificación de todos los residentes en una vivienda, la certificación comprenda precisamente a todos los que allí viven y no sólo a una parte de ellos.

En dicha sesión, (no trasladado a la nueva resolución),  se añadía que para los casos en que se estuviese tramitando la baja de las personas que ya no residen en ese domicilio, se podía hacer constar, a instancia de los nuevos empadronados y en  el apartado “observaciones” de la certificación, esta circunstancia.

A mi modo de ver lo que se busca al regular el ámbito de actuación para este tipo de certificaciones colectivas es evitar que los Ayuntamientos realicen certificaciones sesgadas, en las que pretendan acreditar circunstancias como la unidad familiar o económica, conceptos que no siempre van de la mano y que sobrepasan los límites de la información contenida en el Padrón de Habitantes, pero en mi opinión la normativa debería haberse ceñido a estas casuísticas.

Como siempre, estaré encantada de contar con vuestra opinión.

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Novedades en la gestión de alegaciones

EncajarYa estamos a las puertas del proceso de conciliación de cifras, y cada vez es menor el esfuerzo para gestionarlo, primero porque ya son muchos los años de entrenamiento y segundo porque cada vez son menores las diferencias que existen con el INE. Probablemente si se implantase un objetivo en la evaluación del desempeño que valorase la diferencia de habitantes respecto a las del INE, la mayoría lo superaría.

Por tanto, aprovecho el momento para destacar un importante cambio en la gestión de algunos reparos, acordado en la última sesión celebrada el 6 de noviembre de 2014 por el consejo de empadronamiento en relación a la forma de alegar ciertos reparos.

Para entender mejor el propósito de esta novedad, recordemos que el fichero de cifras que remitimos al INE, para que posteriormente nos devuelva los reparos obtenidos de ese contraste, contiene el último movimiento de cada  habitante activo a la fecha de referencia, en este caso a 31 de diciembre de 2014.

En general, al  tener que alegar sobre registros que restan y que no figuran en la base de datos del INE, nos encontrábamos frente al dilema de si además de alegar, debíamos remitir el alta al INE en el próximo fichero de variaciones mensual para poder reflejar correctamente el motivo de alta, la fecha real de la misma y movimientos posteriores sobre el  mismo.

En el acta de dichos acuerdos, se detalla cual era el procedimiento que se estaba llevando a cabo desde el INE hasta el momento:  Al cargar los registros alegados en su base, debía transformar el código de variación de modificación a ALTA y repercutirlas con la fecha de variación del registro (que no era la del alta, sino la de la modificación) y generar, en su caso, la baja a esa fecha en el otro municipio, lo cual, exceptuando los casos ya contemplados de que el Alta ya estuviera contabilizada en otro municipio y por tanto la alegación no pudiera aceptarse, se producía una inconsistencia al generarse la baja en una fecha incorrecta en el otro municipio.

Pues bien, ahora nos quedará más claro cómo actuar en estos casos, que exclusivamente afectarán cuando el reparo se refiera a un habitante cuyo último movimiento a esa fecha fuese una modificación, de forma que:

En el caso de que ese último movimiento exista en reparos con CDEV (código de devolución) = NE, GE ó IN y si debe alegarse mediante uno de los siguientes códigos:  CINEX, INVAL, GEST o ERR99,  motivos utilizados por los Ayuntamientos con la pretensión de que el INE proceda a la incorporación de esos habitantes en su base o bien para que procedan a contabilizar al habitante si la incidencia que impedía su contabilización ha desaparecido, será obligatorio remitir en la alegación, la causa y código de variación (A OM  – A CR –  A NA), así como la fecha real del alta.

Advirtiéndose por parte del INE que en caso de no cumplimentarse esta información, estas alegaciones no podrán tratarse y serán desestimadas.

Aunque siempre pretendo que mis artículos no estén asociados a ninguna plataforma concreta y por tanto sean de interés general, en este caso me permito hacer una excepción para recordar a los usuarios de la aplicación de Padrón de Habitantes de ABSIS, que ya se ha contemplado en la última versión distribuida de la aplicación, la lógica que permite tratar esta casuística.

Suerte con las cifras!

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Nueva Resolución sobre gestión del Padrón de Habitantes

away-402906_640Con algo de demora pero tal como estaba anunciado, el pasado martes 24 de marzo se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Resolución de 16 de marzo de 2015  de la Subsecretaría de la Presidencia  a consecuencia de la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal de habitantes.

Esta Resolución, que lógicamente denominamos  “nueva”  atendiendo al  factor tiempo, deroga las anteriores Resoluciones de 1 de abril de 1997, 4 de julio de 1997 y la de 28 de abril de 2005, pero, exceptuando algún matiz, NO es una Resolución que venga a normalizar nada nuevo,  y lo que pretende es compendiar todas las anteriores y complementarse con  los diferentes acuerdos adoptados en las sucesivas sesiones celebradas por el Consejo de Empadronamiento.

Desde mi punto de vista,  siempre basado en la experiencia de las consultas recibidas a lo largo de mi carrera profesional en este sector y asumiendo que todo lo que expongo en este blog lo expreso con el ánimo de intercambiar opiniones desde mi perfil de consultora, voy a destacar a grandes trazos los aspectos más relevantes de la misma y dejo el matiz de algunos puntos para posteriores artículos.

Así pues, destaco:

  • El detalle con el que se trata la recopilación de los diferentes documentos acreditativos de identidad requeridos para el empadronamiento, así como la documentación necesaria para  ejercer la representación, destacando una especial mención en relación a la representación de los menores de edad o incapacitados.
  • Las especificaciones para acreditar el domicilio de residencia en casuísticas especiales de empadronamiento (personas sin domicilio y empadronamiento de reclusos)
  •  Una descripción más detallada en cada uno de los diferentes motivos de variación de  movimientos padronales incluidos en cada tipo de variación (Alta, Baja o Modificación), incluyendo referencias a su tratamiento en la confluencia de varios movimientos a la misma fecha.
  • La especial mención al tratamiento de identidades protegidas (víctimas de violencia de género, menores bajo guardia o custodia, acogimiento familiar..)
  •  Variantes en el modelo de hoja padronal que incluye entre otros pequeños cambios, la causa de inscripción en la hoja (Alta por Cambio de residencia, Omisión, Nacimiento, cambio de domicilio) y añade además el tipo de variación “Modificación de datos personales”, así como, a pie de página, algunos avisos adicionales en cuanto a la inscripción por cambio de residencia u omisión y para extranjeros tipo ENCSARP.
  •  Se facilitan modelos orientativos de Volante y Certificado de Empadronamiento, pero en este caso se facilita la plantilla para uso individual.

Aunque no soy capaz de echar en falta acuerdos a los que se han podido llegar desde el Consejo de Empadronamiento,  por el esfuerzo que me requeriría releer todas sus actas, entiendo que en esta nueva Resolución se aúnan los aspectos más importantes de la gestión padronal,  pero sigo encontrando poco ajustado a la realidad la necesidad de incluir a todas las personas inscritas en un determinado domicilio, omitiéndose en toda la resolución el concepto y descripción de lo que es una hoja padronal.

Por otra parte, y lógicamente, en esta Resolución se ha dejado al margen toda la casuística que comporta la gestión de errores / incidencias, que por estar en constante evolución haría inviable su mantenimiento, pero si sería del todo recomendable, tras este primer paso, el abordar una revisión y recopilación de todo lo tratado hasta la fecha actual. Una guía clara, concisa y detallada para la gestión de cada incidencia y actualizada tras el acuerdo de cualquier variación o evolución.

Os emplazo a destacar cualquier punto que pueda haberme pasado por alto.

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Incidencia 113 – ENCSARPS caducados hace más de 4 años.

Encsarps_caducadosEn los acuerdos del  Consejo de Empadronamiento del pasado 6 de noviembre de 2014, se determinó la creación de esta nueva incidencia con el  propósito de realizar un último aviso a los Ayuntamientos sobre los ENCSARP (Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente) para los que el INE y tras preaviso a los Ayuntamientos no ha recibido respuesta alguna (comunicaciones efectuadas mediante el error 111 y 112 en los ficheros mensuales y de reparos respectivamente).

Este tipo de extranjeros, aún no habiéndose realizado gestión alguna por parte del Ayuntamiento,  no se contabilizan en las cifras pero siguen activos en la base de datos padronal del INE y tal como se expone en el acta de la sesión, al estar en este estado, afectan a la cesión de la información con fines estadísticos y administrativos, generando discrepancias entre las cifras poblacionales y la información cedida.

Siempre que surgen novedades en la gestión del padrón que afectan al comportamiento del software,  primeramente evalúo cómo implementarlas y en segundo lugar intento documentar de la mejor forma posible para que el usuario final no deba recabar más información que la que se le ofrece por pantalla, dado que  en el caso de la gestión de errores / incidencias se van sumando periódicamente nuevas casuísticas, descritas exclusivamente en las actas del Consejo de Empadronamiento y por tanto complicadas de consultar con el tiempo.

En este caso, y tras leer los acuerdos del consejo de empadronamiento, de los que extraigo literalmente lo siguiente:

.. poner en marcha un procedimiento de revisión de estas inscripciones, que consistiría en realizar una comunicación previa a los Ayuntamientos de las inscripciones de ENCSSARP que lleven más de 4 años caducadas, para que realicen las comprobaciones que se consideren oportunas y,  en su caso, proceder a efectuar la correspondiente baja por caducidad.

Transcurridos 4 meses desde esa comunicación sin que se hubiera recibido en el INE alguna variación que resuelva su situación (M RN antiguo no repercutida en base del INE, BBC u otro tipo de baja no repercutida o modificación que pudiera variar su condición de ENCSARP), se procediera a generar una BBC con error 101 en la base del INE, que se comunicará al Ayuntamiento en el correspondiente fichero de devolución mensual.

Finalmente se recordó que las comunicaciones de las BBC101 no eximirán a los Ayuntamientos de la obligación de notificar a los ciudadanos la baja por caducidad repercutida en el padrón de habitantes.

Me queda la duda de si en el caso de no poder remitir una renovación o una baja antigua, por no haberse hecho gestión alguna, pueden realizarse en este momento las acciones pertinentes para obtener la renovación a fecha actual o bien la baja por caducidad en su caso.

Por mi parte,  sobreentiendo que SI es posible realizar dicha gestión ya que este preaviso, antes de efectuarse la baja por parte del INE, mediante la incidencia 101 – Movimiento por acuerdo del Consejo de Empadronamiento o Sentencia Judicial,  se producirá 4 meses antes de la recepción de este último error.

No obstante espero que, al ser un porcentaje pequeño el  total de inscripciones de ENCSARPS en esta casuística,  22%  según el INE,  la mayoría no tengamos que gestionar esta nueva incidencia, ni ahora ni más adelante!

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Cesión de los datos del Padrón a la propia Entidad

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¿Es lícito obtener datos del Padrón de Habitantes desde otros ámbitos del Ayuntamiento?

Es habitual que muchas Entidades, para agilizar y optimizar la introducción de datos a través de las aplicaciones informáticas que utilizan, habiliten sistemas que permitan capturar interesados y direcciones de otros orígenes, así por ejemplo, en general se percibe como necesario rescatar desde el Registro General de Entradas y Salidas, programas de gestión de tributos o de gestión de expedientes, datos básicos en relación al nombre, apellidos y del domicilio de otras aplicaciones.

Habitualmente uno de los orígenes más utilizados para obtener datos de personas es el del padrón de habitantes, ya que son los vecinos los que mayoritariamente interactúan con su administración.

Esta práctica, que a mi entender no incumpliría la LOPD ya que actualmente la mayoría de Entidades disponen de Oficinas de Atención al Ciudadano, en las cuales y para facilitar la gestión al ciudadano, se opera en modalidad ventanilla única y por tanto se trabaja directa o indirectamente con diferentes aplicaciones, se ve reforzada tras la lectura del artículo 147 del Reglamento de Organización, funcionamiento y régimen Jurídico de las Entidades Locales. RD, 2568/86,  en el que se describe lo siguiente:

  •  1. La tramitación administrativa deberá desarrollarse por procedimientos de economía, eficacia y coordinación que estimulen el diligente funcionamiento de la organización de las entidades locales.
  •  2. Siempre que sea posible se mecanizarán e informatizarán los trabajos burocráticos y se evitará el entorpecimiento o demora en la tramitación de expedientes a pretexto de diligencias y proveídos de mera impulsión, reduciéndolos a los estrictamente indispensables.

Por lo cual,  uno de los objetivos que indiscutiblemente van a permitir esa eficacia, va a ser una interrelación de los datos obrantes en las diferentes aplicaciones, incidiendo en la agilidad que va a representar no introducir nuevamente unos datos que otro sistema de la corporación ya posee, evitando así duplicidades y sobre todo mejorando la calidad de los datos, uno de los principios básicos de la LOPD.

Si además prestamos atención al artículo 17.2 de la LBRL,  en el que, en relación a la actuación municipal sobre la gestión del Padrón,  se dice que: «Se realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad», encontraremos un motivo más para esas prácticas.

Actualmente,  para velar por la exactitud, veracidad y actualidad de los datos, existen medios que con carácter obligatorio ya se aplican en el padrón, como son:

  1.  El envío de variaciones relativo a nacimientos, defunciones y cambios de nombre y apellidos, sexo y nacionalidad desde las oficinas de Registro Civil.
  2. Información relativa a nuevas Expediciones de DNI o  Tarjetas de residencia desde el Ministerio del Interior.
  3. Información de titulaciones escolares o académicas desde el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.
  4. Otras informaciones que proporciona el INE a partir de los contrastes que efectúa en la coordinación que asume de todos los padrones.
  5. Otras variaciones a efectos censales, comunicadas por la Oficina del Censo Electoral

Por tanto, la interrelación de datos y coordinación de los recursos informáticos en este sentido, aparte de ser una medida que agiliza la gestión, permite, mediante el contraste de los mismos, promover mecanismos que sin lugar a dudas incidirán en la calidad de los datos y por tanto en una mejora del servicio al ciudadano,

Por y para garantizar los beneficios de todo ello, es importante que el responsable del fichero o tratamiento, y en este caso me ciño a los datos del padrón de habitantes,  sea conocedor de este uso,  así como del personal autorizado a dichas consultas y sobre todo traslade los mecanismos básicos a implantar en los casos que los datos no sean coincidentes.

 

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Normativa Padrón de Habitantes

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Aunque el cometido de nuestra misión, en relación al servicio que prestamos a los clientes, se circunscribe básicamente al ámbito del manejo de la aplicación de Padrón de Habitantes,  el día a día nos empuja a rebasar nuestras competencias y, en la medida de lo posible, orientar en las dudas de ámbito legal, que en general provienen de casuísticas especiales y específicas en las que en ocasiones se producen vacíos legales o bien requieren de respuestas difíciles de encontrar ante la abundante y poco ordenada documentación existente al respecto.

En algunos de los artículos que he publicado hasta el momento, he consultado circulares internas elaboradas por el INE o documentos en los que se encuentran una serie de consultas de carácter general resueltas por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento,  que en muy pocas ocasiones acaban publicadas en ningún Boletín Oficial y que son documentos esencialmente internos, restringidos a los Ayuntamientos y a los que NO tienen acceso las empresas privadas o la ciudadanía en general, accesibles por estas Entidades a través de la página IDA-PADRON del INE.

Y es por ello, que a mi entender, mientras no estén publicadas y aprobadas por el Ministerio de Economía y Hacienda y el Ministerio de Administraciones Públicas, se entienden como meramente orientativas y no como obligatorias para cualquiera de los entes encargados de la gestión del padrón.

En el Resumen de Acuerdos del Consejo de Empadronamiento, en reunión de 20 de noviembre de 2013, en el apartado de ruegos y preguntas, se hacía mención a la necesidad de abordar la revisión de la normativa de Padrón y se proponía un plazo de un año para elaborar una propuesta de Resolución para someterla a la aprobación del siguiente pleno.

Pues bien, tras la celebración de la última sesión del Consejo de Empadronamiento, este pasado 6 de noviembre, y en el plazo previsto, tenemos la confirmación de que finalmente se va a publicar este compendio de normativa:

La nueva Resolución integrará tres de las cuatro Resoluciones existentes en la actualidad, dejándose al margen la Resolución sobre el procedimiento de cifras. En esta propuesta se incorporarán las actualizaciones derivadas de los cambios producidos en la Ley 7/1985, la experiencia de la gestión acumulada en todos estos años y los acuerdos más relevantes del Consejo de Empadronamiento, así como algunas de las sugerencias aportadas por los Delegados provinciales del INE.

Finalmente, sin más cambios, se aprobó la propuesta de Resolución conjunta del Presidente del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal.

La tramitación para su publicación en el Boletín Oficial del Estado se iniciaría en 15 días, por lo que se consideraba posible que estuviera publicada a finales de este año o principios del que viene.

Como colaboradora indirecta, mediante el servicio que presto a las entidades o corporaciones con las que trato, traslado mis felicitaciones a todo el equipo que lo ha hecho posible.

¡Felices fiestas!

 

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Nombre y apellidos inválidos (Errores 51, 52 y 53 de depuración)

Diccionario_nombresyApellidosLa mayoría de los temas que publico a través de este espacio surgen a consecuencia de las conversaciones que mantengo con muchos de vosotros, pero aún y así reconozco que no tengo una perspectiva completa de vuestro día a día ya que, en general, mi relación con el Padrón de Habitantes está más en la linea de mejorar o “aliviar” aquellos procesos que puedan ser incorporados en la aplicación de la marca que represento y que probablemente nos une.

En esta faceta, y añadiendo dificultad al propósito, ni tan siquiera tengo acceso directo a las consultas ni acuerdos tomados por el Consejo de Empadronamiento,  cuyo contenido es solo accesible para ayuntamientos y usuarios autorizados por los mismos, y en cuyas actas, entre otros, se resuelven aspectos relevantes a tener en cuenta en la gestión o manejo de ciertas funcionalidades que deben resolver las aplicaciones.

Por tanto, en primer lugar os agradezco la colaboración continua y periódica que nos ofrecéis y, en segundo lugar os animo a que participéis, ya que aunque personalmente no tengo la oportunidad de debatir e influir directamente en dichos acuerdos, si que todos tenemos la posibilidad y el derecho de opinar sobre ellos.

Tras esta introducción y frente a la reiterada petición sobre la opinión que tengo sobre la gestión de los errores de depuración  51, 52 y 53, he decidido abordar este tema, que aunque no es nuevo y ya lleva varios años en funcionamiento, no deja de ser un tema recurrente al encontrarlos cada mes en los ficheros de intercambio.

Para empezar, debo trasladaros que me produce una gran confusión el propósito de esta depuración, del cual extraigo literalmente las aclaraciones recibidas en una circular del INE durante el año 2012:

El objetivo de los diccionarios  no es disponer de una relación correcta de nombres o apellidos sino que las distintas formas de transcripción (correctas o no) de un mismo nombre/apellido tengan el mismo código asociado, de forma que sea posible la identificación basada en códigos y por tanto, mejorar así la coordinación de los Padrones municipales. El objetivo es mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas.

¿Qué representa facilitar las búsquedas o mejorar la coordinación de los Padrones municipales? ¿Podríamos tener algunos ejemplos de cómo va a incidir este esfuerzo en ese propósito?

Sin más detalles, me resulta difícil entenderlo, ya que si actualmente existen problemas para diferenciar personas que tienen el mismo nombre y apellidos con misma fecha de nacimiento y sin documento (en general  menores),  me da que pensar que ahora se sumarán nuevos casos, al tratar todo sinónimo o asociación de apellidos o hipocorísticos de los nombres (véase Francisco como Paco, Pancho, Curro, etc..) ,  a los casos ya existentes.

Sobreentendiendo que en la finalidad ha de haber un claro beneficio que no entendemos muchos de nosotros , en otro orden de cosas, creo que el punto más crítico de este tratamiento es el que se deriva de la gestión de dichos errores, para los cuales, el mejor aliado ha de ser la imaginación, ya que aspectos como la fonética, posibles variantes ortográficas en la escritura de los mismos, parecidos razonables, permutación de partículas o caracteres y otros trucos, son los que nos deberán permitir, de una forma muy poco objetiva, alcanzar el propósito y no desquiciarnos en el intento.

Si a todo esto le añadimos que el mayor volumen de gestión se concentra en los casos de apellidos y nombres extranjeros, DE TODAS LAS NACIONES DEL MUNDO, tenemos dos opciones: o contratamos a un experto en antroponimia o tiramos la toalla.

Para ilustrarlo, me voy a remitir a uno de los ejemplos del manual facilitado por el INE para realizar las propuestas de codificación, en este caso en relación al error 51 del ejemplo del nombre propio AMANANDA, una vez comprobado, por el Ayuntamiento, que el nombre es correcto y no ha habido error de transcripción al mecanizarlo en el padrón de habitantes:

Desde el subsistema del INE, se comprobará si no ha sido gestionado por otro Ayuntamiento y por tanto sigue pendiente de codificar, en cuyo caso, el primer consejo que se nos propone es la búsqueda de este literal con el operador “Parecido”, que devuelve según el ejemplo, los siguientes literales: AMARANDA, AMARANDO, AMARANDA y ARANADA

Ante estos resultados, se propone otra comprobación, eliminado la primera vocal y buscando el valor “parecido a” MANANDA, que devuelve el siguiente resultado: AMANDA

En este caso, sugiere que lo asociemos a AMANDA y en la causa de asociación seleccionemos “Error de transcripción, Sinónimo o Traducción, en espera de que los servicios centrales la acepten o rechacen, pudiendo estos, solicitar información complementaria a la Ayuntamiento

Para escribir este artículo, a parte de las consultas que nos habéis trasladado, he intentado documentarme y he encontrado artículos muy interesantes, sorprendentes y muy variados según la antroponimia de cada cultura, a través de los cuales he podido sentir un gran desaliento, entendido como el que se produce cuando se percibe la magnitud de lo que sería necesario aprender para desenvolverse con soltura.

En el documento de aclaraciones sobre la gestión de estos errores de fecha 27 de junio de 2012, trasladado por el INE a los Ayuntamientos, se destacaba lo siguiente:

El INE respondió que eran conscientes de la dificultad que entrañaba su gestión, pero que estas incidencias no tenían repercusión en las cifras de población, se trataba de errores de depuración  y tenían el objetivo, ya señalado, de mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas. Tarea que sería abordada por los Ayuntamientos en la medida de sus posibilidades.

Y tras esta más que demostrada dificultad,  me pregunto:

Si las propuestas hechas por cada institución han de ser aprobadas por los Servicios Centrales del INE, debo entender que disponen de personal experto en estas materias, que las revisa y aprueba o rechaza y siendo así ¿por qué la gestión de esos errores de depuración no se realiza directamente desde los servicios centrales, con la calidad y profesionalidad que merece?

¿Estamos ante un proceso de duración infinita porque el diccionario de nombres y apellidos se va creando a partir de la llegada y empadronamiento de nuevos extranjeros a nuestros municipios?

¡Zapatero a tus zapatos!

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