Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

9 mayo, 2016

sinpapelesMe resulta curioso que, en relación a la publicación de la Ley  39/2015 de Procedimiento Administrativo Común,  y a través de los artículos, ponencias y debates que está generando su próxima entrada en vigor,  sean tan escasas las alusiones al padrón de habitantes, intuyendo que como al resto de procedimientos administrativos, se le prevén las mismas afectaciones.

Teniendo en cuenta que el padrón de habitantes genera un volumen nada despreciable de documentación, que además, en el caso de las hojas padronales es preciso conservar durante al menos 100 años, sería de esperar que, en este ámbito, fuera una de las principales inquietudes de la administración local, de forma que estuviésemos preparando el escenario para cumplir uno de los principios básicos de la ley:  garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la documentación y preservarla a través de medios o soportes que cuenten con las medidas de seguridad necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

En la última resolución en materia padronal  de fecha 30 de enero de 2015, publicada 9 meses antes que la Ley 39/2015,  se indicaba lo siguiente:

Esta documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas den forma que se garantice su autenticidad”.

Está, por tanto, prevista reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”

Bajo mi punto de vista, se pone en un segundo plano la gestión electrónica de la documentación, con un enfoque poco acertado, cuando claramente debería ser un requisito obligatorio, debiendose instruir que la conservación en papel debería quedar restringida a casos muy puntuales y con una fecha de caducidad.

¿Qué vamos a hacer con la documentación del padrón de habitantes?

En el camino que nos queda por recorrer, nos gustaría que el Consejo de Empadronamiento, además de resolver de forma puntual las consultas que se le trasladan, tomara la iniciativa en el impulso y difusión de buenas prácticas en esta materia y de forma escalonada en todas las que inciden en el cumplimiento de la 39/2015, entre otras.

Actualmente, la mayoría de aplicaciones son capaces de capturar y guardar documentación, pero probablemente deberíamos seguir estrategias comunes que permitiesen reducir el esfuerzo individual,  trabajando en la redacción de las singularidades, por ejemplo y para el caso que nos ocupa,  especificando recomendaciones en cuanto a la clasificación archivística de la documentación, sus calendarios de preservación, sus metadatos, las características de digitalización, etc.

Se me ocurren muchas preguntas en relación a la documentación del padrón, tanto en lo que se refiere al  expurgo de la misma (véase volantes, certificados u otros documentos generados para el ciudadano) como a la necesidad de almacenar ciertos documentos, teniendo en cuenta que en algunos de los errores / incidencias que se reciben del INE, es necesario acudir a esa información (véase por ejemplo el error 51, 53 y 55, entre otros), etc.

No tengo ninguna duda de que aunque este es mi primer artículo en referencia a la documentación del padrón, retomaré el tema en un futuro próximo.

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6 pensamientos en “Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

  1. magda

    Buenos dias Elena, interesante reflexión. Creo además que hemos de hacer una nueva lectura de las instrucciones porque buena parte de la documentacion que le pedimos al ciudadano es copia y no original. De una copia no podemos hacer una copia autentica, que es la que nos asegura integridad y autenticidad. Por otro lado al ciudadano no podemos pedirle originales a menos que una ley así lo establezca, y tampoco podemos pedirle documentos existentes en la propia o otra administracion (recibo del ibi por ejemplo). Mucho deberiamos reflexionar sobre que informacion pedir…. Prometo darle una vuelta al tema.

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  2. Elena Martín

    Si, hemos de trabajar entre todos y en la misma línea. La colaboración es básica para avanzar. Gracias por tus comentarios Magda!

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  3. Juan Bautista

    Efectivamente, es mucho lo que hay que reflexionar.
    Es cierto que en la gestión del padrón de habitantes se ha avanzado mucho y con esto me estoy refiriendo a la utilización de la plataforma IDA PADRON. La legislación ha acompañado tibiamente estos avances aunque el legislador, en mi opinión, parece que no conoce la realidad de los municipios. Sobre la digitalización de la documentación ¿realmente estamos preparados?, creo que los costes de los medios materiales y humanos necesarios no pueden ser asumidos por todos los ayuntamientos. Son muchos los casos en los que el funcionario encargado del padrón municipal de habitantes realiza multiples tareas y ayuntamientos en los no hay maquinas de escaneado, por no decir nada del archivo.
    Tarea dificil.

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  4. Elena Martín

    Gracias Rafael!
    Gracias Juan!
    Creo que en algunos casos todavía no hay conciencia del cambio. Es importante que los que teneis la responsabilidad, en este caso del Padrón, trasladais inquietudes en todas direcciones.

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