Emisión de Certificados ¿con sello electrónico?

6 julio, 2015

Firmar_sello_organo

El sello electrónico o sello de órgano es un mecanismo de firma electrónica, que en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se define como: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.

Para entender mejor el concepto, os facilito algunos ejemplos en los que actualmente se está usando este tipo de certificado:  expedición automática de recibos de presentación por el registro electrónico, emisión de copias auténticas de documentos electrónicos, actuaciones automatizadas de comprobación y validación de datos, actos automáticos de comunicación con el ciudadano,  foliado automático de expedientes electrónicos, apertura y cierre de libros electrónicos (de decretos, de registro anual, etc), digitalización de documentos en soporte papel, emisión de volantes de empadronamiento, etc..

Durante la puesta en marcha de la Sede Electrónica Municipal, en alguno de los proyectos llevados a cabo, ha surgido la petición de incluir un trámite para la obtención de certificados de empadronamiento, pretendiendo darle el mismo tratamiento que a los volantes de empadronamiento, ante lo cual y para justificar la NO procedencia de habilitar este tipo de trámite, acudía a la derogada Resolución de 21 de julio de 1997 en la que se dictaban instrucciones técnicas sobre la actualización del padrón de habitantes, y en la que se recogía lo siguiente:

Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación conferida reglamentariamente.

Pero actualmente me resulta más sencillo justificarlo ya que el Consejo de Empadronamiento, en sesión de 6 de noviembre de 2014, abordó este tema y descartó taxativamente la propuesta relativa a la emisión de certificados mediante un proceso automatizado con sello electrónico en el que no exista una persona que se responsabilice de la firma, añadiendo que este aspecto sería matizado en la nueva Resolución que estaba a punto de publicarse y que finalmente lo hizo el 16 de Marzo de 2015, en la que queda publicado de la siguiente forma:

.. la certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento .. la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Tengamos en cuenta que dada la relevancia que ha ido tomando, para multitud de trámites, el Volante de empadronamiento, los certificados se van a requerir en ocasiones muy puntuales en las que la acreditación de la residencia sea probablemente un elemento determinante para resolver y es por ello que antes de emitirlos se deban tomar precauciones, entre otras, asegurar que no existen comunicaciones del INE pendientes de tratar, tanto en lo que respecta a bajas pendientes de incorporar como a expedientes en curso que pudieran afectar tanto al ciudadano como a los inscritos en la misma vivienda dependiendo del tipo de certificación que se solicite.

En este mismo contexto, y en mi opinión, los “Certificados” de Viaje (mediante los cuales los residentes en las Comunidades Autónomas de Canarias y Baleares y en las Ciudades de Ceuta y Melilla, acceden a bonificaciones en las tarifas de los servicios regulares de transporte aéreo y marítimo) y que la mayoría de municipios en las citadas ubicaciones los incluyen en sus Sedes, deberían tipificarse en la categoría de “Volantes” y más cuando tras la nueva normativa de 1 de noviembre de 2014, las agencias de viajes, compañías aéreas y navieras, deben obtenerlo a través de la base de datos SARA (Sistema de Acreditación de Residencia Automatizado), matiz que conceptualmente lo equipara, sin duda, al Volante de Empadronamiento.

Nos vemos de nuevo en septiembre. Felices vacaciones!

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