Documentación que conservar en las inscripciones padronales

13 enero, 2019

Conservar

El interés que especialmente durante este pasado ejercicio, han mostrado muchas Entidades en digitalizar la documentación que se genera en el ámbito padronal, me indica que es el momento de reflexionar sobre la costumbre, muy implantada, de conservar toda la documentación que presentan los ciudadanos en sus trámites de inscripción o variación en el Padrón de habitantes.

Para ello y bajo el lema: “La mejor destrucción de documentos es la NO creación de documentos innecesarios en el sistema”, tomaremos como punto de partida el artículo 2 de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, que detalla lo siguiente:

El artículo 16 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en su apartado 2, establece los datos obligatorios que deberá contener la inscripción padronal.

A estos efectos el Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos en la hoja padronal, exigiendo la presentación del documento acreditativo de la identidad, el libro de familia, el título que legitime la ocupación de la vivienda u otros documentos análogos, en virtud del artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, y de acuerdo con las especificaciones de los apartados siguientes.

Del cual y según mi interpretación, esta documentación SOLO se requiere con una finalidad exclusiva, la de verificar los datos y una vez comprobada ser devuelta al ciudadano sin necesidad de adjuntarla a la inscripción.

En relación al documento acreditativo de la identidad, aunque en algunos casos y debido a las diferentes incidencias que se pueden producir al remitir las variaciones al INE, pueda resultar más ágil conservar fotocopias hasta que la variación sea incorporada sin errores, hay que tener en cuenta que existen plataformas de verificación que permiten consultar dicha información y así nos lo vuelve a recordar la recién publicada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en su disposición adicional octava en referencia a la potestad de verificación de las Administraciones Públicas:  “Cuando se formulen solicitudes por cualquier medio en las que el interesado declare datos personales que obren en poder de las Administraciones Públicas, el órgano destinatario de la solicitud podrá efectuar en el ejercicio de sus competencias las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos” https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd#.XAz-2WgzaUk

A excepción de otros documentos o pasaportes extranjeros, que no podrán ser consultados por estos medios, sería partidaria de conservarlos por un plazo no superior a 2 meses (tiempo estimado para la consolidación de la inscripción, sin errores, en la base del INE)

En relación a los datos que permiten verificar la ocupación de la vivienda, el artículo 2.3. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, detalla que dicha comprobación se puede efectuar a través de la siguiente documentación:

Título de propiedad (Escritura, contrato de compraventa, Nota del Registro, comprobación de bases de datos municipales donde conste dicha propiedad, etc.)

Contrato vigente de arrendamiento de vivienda para uso de residencia habitual acompañado del último recibo de alquiler.

El Ayuntamiento tiene la potestad de aceptar otros documentos, hechas las comprobaciones que considere oportunas (suministros de luz, agua, etc.). Asimismo, el gestor municipal podrá comprobar por otros medios (informe de Policía local, inspección del propio servicio, etc.) que realmente el vecino habita en ese domicilio, y en caso afirmativo inscribirlo en el Padrón.

Expuesto lo anterior y una vez verificados los datos, probablemente se hará necesario realizar, en la misma inscripción, aquellas anotaciones que se estimen oportunas en relación al tipo de documento presentado para esta comprobación, pudiéndose establecer un conjunto de marcas tabuladas, como: Propiedad, contrato de arrendamiento, contrato de habitaciones, declaración jurada – Invitación, contrato alquiler parcial vivienda…, a fin de que cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya constan empadronadas otras personas, se le pueda exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio y que fuera la que dispusiera de algún tipo de titulo acreditativo de posesión efectiva de la vivienda (propiedad, alquiler, etc.) a nombre de la misma.

Adicionalmente al protocolo que se establezca, resultará de utilidad almacenar el teléfono del ciudadano, en aras de agilizar cualquier aclaración o incidencia que, en un futuro, pudiera surgir en la gestión de la inscripción.

Tengamos en cuenta que al almacenar este tipo de documentación estamos obligados a mantenerla hasta su archivo o destrucción y en este caso, su vigencia estaría supeditada a la duración de la inscripción, debiendo ser destruida en cuanto finalizase el empadronamiento.

Si finalmente revisamos el artículo 9.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, en relación a la documentación que hay que conservar en relación a los vecinos, dice:

1. Relación de las hojas padronales. Tal y como establece el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, en su artículo 60.3, los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos, o reproducciones de las mismas en forma que garantice su autenticidad. Las hojas de inscripción deberán estar ordenadas convenientemente de forma que sea posible su fácil localización.

2. Fichero informatizado de inscritos.

En este artículo he eludido expresamente la referencia a la obligatoria conservación de las hojas padronales,  a las que hice referencia en un artículo anterior http://blogpadron.absis.es/padron-de-habitantes-administracion-sin-papeles/  y sobre las cuales me volveré a referir próximamente.

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