Cesión de los datos del Padrón a la propia Entidad

26 enero, 2015

Origenes_personas

¿Es lícito obtener datos del Padrón de Habitantes desde otros ámbitos del Ayuntamiento?

Es habitual que muchas Entidades, para agilizar y optimizar la introducción de datos a través de las aplicaciones informáticas que utilizan, habiliten sistemas que permitan capturar interesados y direcciones de otros orígenes, así por ejemplo, en general se percibe como necesario rescatar desde el Registro General de Entradas y Salidas, programas de gestión de tributos o de gestión de expedientes, datos básicos en relación al nombre, apellidos y del domicilio de otras aplicaciones.

Habitualmente uno de los orígenes más utilizados para obtener datos de personas es el del padrón de habitantes, ya que son los vecinos los que mayoritariamente interactúan con su administración.

Esta práctica, que a mi entender no incumpliría la LOPD ya que actualmente la mayoría de Entidades disponen de Oficinas de Atención al Ciudadano, en las cuales y para facilitar la gestión al ciudadano, se opera en modalidad ventanilla única y por tanto se trabaja directa o indirectamente con diferentes aplicaciones, se ve reforzada tras la lectura del artículo 147 del Reglamento de Organización, funcionamiento y régimen Jurídico de las Entidades Locales. RD, 2568/86,  en el que se describe lo siguiente:

  •  1. La tramitación administrativa deberá desarrollarse por procedimientos de economía, eficacia y coordinación que estimulen el diligente funcionamiento de la organización de las entidades locales.
  •  2. Siempre que sea posible se mecanizarán e informatizarán los trabajos burocráticos y se evitará el entorpecimiento o demora en la tramitación de expedientes a pretexto de diligencias y proveídos de mera impulsión, reduciéndolos a los estrictamente indispensables.

Por lo cual,  uno de los objetivos que indiscutiblemente van a permitir esa eficacia, va a ser una interrelación de los datos obrantes en las diferentes aplicaciones, incidiendo en la agilidad que va a representar no introducir nuevamente unos datos que otro sistema de la corporación ya posee, evitando así duplicidades y sobre todo mejorando la calidad de los datos, uno de los principios básicos de la LOPD.

Si además prestamos atención al artículo 17.2 de la LBRL,  en el que, en relación a la actuación municipal sobre la gestión del Padrón,  se dice que: «Se realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad», encontraremos un motivo más para esas prácticas.

Actualmente,  para velar por la exactitud, veracidad y actualidad de los datos, existen medios que con carácter obligatorio ya se aplican en el padrón, como son:

  1.  El envío de variaciones relativo a nacimientos, defunciones y cambios de nombre y apellidos, sexo y nacionalidad desde las oficinas de Registro Civil.
  2. Información relativa a nuevas Expediciones de DNI o  Tarjetas de residencia desde el Ministerio del Interior.
  3. Información de titulaciones escolares o académicas desde el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.
  4. Otras informaciones que proporciona el INE a partir de los contrastes que efectúa en la coordinación que asume de todos los padrones.
  5. Otras variaciones a efectos censales, comunicadas por la Oficina del Censo Electoral

Por tanto, la interrelación de datos y coordinación de los recursos informáticos en este sentido, aparte de ser una medida que agiliza la gestión, permite, mediante el contraste de los mismos, promover mecanismos que sin lugar a dudas incidirán en la calidad de los datos y por tanto en una mejora del servicio al ciudadano,

Por y para garantizar los beneficios de todo ello, es importante que el responsable del fichero o tratamiento, y en este caso me ciño a los datos del padrón de habitantes,  sea conocedor de este uso,  así como del personal autorizado a dichas consultas y sobre todo traslade los mecanismos básicos a implantar en los casos que los datos no sean coincidentes.

 

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