Certificados y otros documentos

25 noviembre, 2013

CertificadosEn esta ocasión  voy a tratar un tema que podría  afirmar, casi sin equivocarme, que ha sido durante los años que llevo dedicada al ámbito del padrón de habitantes, uno de los que ha generado más debate, consultas y peticiones:  la generación de certificados o volantes que justifiquen la residencia actual o histórica de un ciudadano o varios, en el padrón de habitantes.

Oficialmente existen pocos documentos reglamentados en relación al padrón de habitantes y me remito a los publicados en la resolución de 4 de julio de 1997, que son los modelos de la Hoja de inscripción padronal, el Certificado de empadronamiento y el Volante de empadronamiento. http://www.boe.es/boe/dias/1997/07/25/pdfs/A22875-22887.pdf, además de un modelo orientativo para la renovación de la residencia de extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente, descrito en la RESOLUCIÓN de 26 de mayo de 2005.

En la primera resolución, se especifica de forma contundente que:  “Una vez más debe reiterarse que la misión del Padrón es constatar el hecho de la residencia, y no controlar los derechos de los residentes.  Y justamente porque esta es la finalidad del Padrón, el artículo 18.2 de la Ley de Régimen Local determina que la inscripción padronal NO es un acto administrativo idóneo para que de él se extraigan consecuencias jurídicas ajenas a su función”.

Además, en el apartado 6 de dicha resolución y respecto a la Certificación y Volante de empadronamiento dice:  “Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento” y también que “Mediante certificación se acreditaran también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: Fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja el Padrón, etc.”

Por citar alguna de las consultas, es frecuente la que surge por la necesidad de añadir al volante y/o certificado de empadronamiento la fecha de alta de los inscritos y que aplicando al pie de la letra la citada normativa, alteraría el documento reglamentado y precisaría de una homologación por la respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento, a no ser que se estuviese acreditando otro hecho y,  por tanto,  pudiera encajarse en la segunda cita del anterior párrafo.

Si incidimos en este otro tipo de certificaciones, constataremos que se nos abre un nuevo abanico de modelos, que al no estar regulados, cada Ayuntamiento generará según su propia idiosincrasia, que sumada a los requisitos de otras administraciones, dan lugar a un sinfín de documentos no normalizados.

Habitualmente encontramos en las Web y/o Sedes electrónicas  municipales, la posibilidad de realizar ciertos trámites en relación a la obtención de certificaciones sobre el padrón de habitantes, y se aprecia que ahí, tampoco se aplica una denominación común al referirse a documentos muy parecidos, pudiendo obtenerse Volantes o Certificaciones de convivencia, de residencia, informes de empadronamiento, Certificación individual o colectiva de empadronamiento, etc…

Todos somos conocedores de qué datos se pueden obtener del padrón, por tanto, creo que  estaréis de acuerdo en que sería deseable poder contar con un catálogo de modelos normalizados con unas denominaciones precisas de forma que todas las Entidades, tanto expendedoras como receptoras cubriesen sus expectativas de una forma clara y concisa.

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13 pensamientos en “Certificados y otros documentos

  1. Juan Bautista

    El mayor problema que en el día a día tengo es el poder deducir que es realmente lo que necesita el usuario. Es la propia administración la que denomina los documentos de manera distinta, es más, una veces admite un “informe de empadronamiento” o “volante individual” y otras exige un certificado. A lo largo de los años, seguro que muchos de nosotros hemos visto en documentos de la administración la exigencia de información que debia de contener nuestro informe o certificado mas allá de la exigible, o para una misma oficina unas veces aceptar los volantes y en otras exigir certificados.
    Estoy totalmente de acuerdo en que debería de existir un catálogo con los documentos exigibles por la administración, así todos utilizariamos las mismas descripciones, tendrían mas o menos la misma construcción y la información sería la misma. Saludos

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    1. MIGUEL ANGEL

      Totalmente de acuerdo con Elena, y con el compañero Juan Baustista. Existe un cierto “desbarajuste” entre las administraciones, y sería muy conveniente dar “uniformidad” a todo este asunto, algo que perfectamente podría acometer el Consejo de Empadronamiento. Yo los últimos documentos “raros” que me están pidiendo desde algunos organismos son, “literalmente” CERTIFICADOS DE EMPADRONAMIENTO HISTÓRICOS Y COLECTIVOS, lo que, en familias numerosas, convierte al documento en un entremado de datos y páginas, que lo hacen dificil de entender. GRACIAS ELENA POR TUS ARTÍCULOS., pues nos haces ver que, aunque lo parezca “no estamos solos en ésto”.

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  2. Juan Bautista

    Efectivamente Miguel Angel, los últimos son los colectivos históricos que a mi me los piden, casi siempre, para el plan PREPARA.
    Y con estos tenemos un problema y es que muchas veces la administración que los recibe no sabe interpretarlos o quizás no los lea, he visto de todo. Por otro lado no hace mucho me comentaron que porque tengo que facilitar información de todos los movimientos de una persona que ya está de baja en la hoja padronal y no tiene nada que ver con ese procedimiento.
    Mi pregunta al hilo de lo que comenta Miguel Angel es quien impulsa la creación de este “catálogo”, porque el Consejo de Empadronamiento podrá actual pero habrá que plantearselo. Si este impulso debe de proceder de los Ayuntamientos no tengo inconveniente en trasladar esta idea a la Dirección provincial del INE para que a su vez la traslade al Consejo de Empadronamiento.

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  3. RAFAEL

    Lo último que nos han solicitado a nosotros es un certificado histórico de una persona de baja en el domicilio, con expresión de todos los cambios de domicilio y períodos de inscripción.
    Ante la avalancha de solicitudes de “certificaciones a la carta” de las diferetnes adminstraciones, alguién debe poner orden.

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  4. juan

    Todavía no entiendo como el Servicio Provincial de Empleo correspondiente solicita Certificados de Convivencia ya que estos Certificados no los puede expedir el Ayuntamiento ya que en el Padrón de Habitantes no figura ni el parentesco ni el estado civil ni el grado de dependencia entre las personas que residen en un domicilio. ¿Cómo se podría acreditar entonces la convivencia y que organismo debería acreditarla, o simplemente no se deben pedir tales Certificados?
    Gracias

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  5. Elena Martín

    El Padrón de Habitantes solo puede acreditar la residencia de las personas y por tanto, en extensión, las personas que residen en un mismo domicilio.

    Es habitual que haya Entidades que soliciten Certificados de Convivencia refiriéndose a este último caso, pero dejando al margen el matiz que le pueda dar cada Organismo, lo que el Padrón no puede acreditar, es la situación económica de dependencia de los miembros de la unidad familiar o la relación de parentesco entre los mismos ya que son datos que el Ayuntamiento no posee.

    Antiguamente, creo que hasta la renovación del padrón de 1986, si que se guardaba el parentesco en el padrón de habitantes.

    Saludos

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  6. Miguel Malmoe

    Buenas, podría explicarme la diferencia entre volante o certificado de empadronamiento y de convivencia? Es lo mismo y una mera cuestión de denominación o no? Gracias

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    1. Elena Martín

      La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.
      Por otra parte, el citado artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales establece que los Ayuntamientos podrán expedir volantes de empadronamiento, como documentos de carácter puramente informativo en los que no serán necesarias las formalidades previstas para las certificaciones; el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal.
      Los Ayuntamientos podrán establecer un procedimiento de comprobación de volantes y certificados expedidos que permita verificar la autenticidad de los mismos, por un periodo mínimo de tres meses desde su expedición, ya sea conservando copia de los expedidos o por procedimientos electrónicos.
      Esta comprobación permite que el volante pueda ser suficiente en numerosas gestiones en que los ciudadanos precisen aportar información sobre sus datos de empadronamiento, pero no en aquellos supuestos en los que se exija específicamente el certificado de empadronamiento por ser éste el único documento público que acredita fehacientemente a efectos administrativos la residencia y el domicilio habitual de un ciudadano (un ejemplo en el que se requieren certificados es el procedimiento de reconocimiento de firma de los documentos expedidos por las entidades locales, dentro del procedimiento de legalización diplomática de estos documentos cuando deban surtir efectos en países no firmantes del Convenio de La Haya, de 5 de octubre de 1961).

      Respecto a los certificados de convivencia como tales, no existen, se refieran a un certificado donde se relacionan todas las personas inscritas en la hoja y solo se pueden obtener si se tiene el consentimiento de todas ellas para emitirlas con todos los inscritos, debiendo ser para una sola persona o para todas. No se admite sesgar la información y en el caso de que no haya autorización de todos, deberá constar el número total de inscritos en esa vivienda.

      Saludos,
      Elena

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      1. roberto

        He leído sus respuestas sobre el Certificado de Convivencia, no obstante continuo con la duda de si un ayuntamiento se puede negar a facilitar este Certificado cuando uno de los inscritos en la Hoja del Padrón de la vivienda se niega a autorizar su inclusión en el Certificado.

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        1. Elena Martín

          El Ayuntamiento no puede facilitar datos personales a otra persona de la vivienda si esta no lo ha autorizado. Otra cosa es que lo solicite otra administración al Ayuntamiento para una causa justificada y en la que sea relevante constatar los datos personales de todas las personas que residen o han residido en la misma.

          Saludos,
          Elena

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          1. roberto

            Muchas gracias por su respuesta. Mi consulta estaba orientada en el sentido de conocer si un ayuntamiento puede emitir el Certificado de Convivencia identificando a las personas que sí han dado su autorización e informando en forma numérica el total de personas inscritas en la Hoja.
            Le estoy muy agradecido por sus atenciones.

  7. roberto

    Le agradecería, si le es posible, facilitarme su opinión sobre mi comentario de aclaración emitido después de recibir su respuesta a la consulta que formule inicialmente. Muchas gracias.

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    1. Elena Martín

      Los Ayuntamientos no pueden hacerlo. Te copio un extracto del acta de 25 de junio de 2015 del Consejo de Empadronamiento ya que es una consulta frecuente que se ha elevado en diferentes ocasiones a éste Organo.

      Aunque si la persona que no presta su autorización es una persona que ya no reside en tu domicilio, podrías acogerte al último párrafo, previamente declarando que ya no reside en este domicilio, con lo cual se abriría un expediente de baja y podrían expedir un certificado sin esa información o con referencia a que se está cursando la baja de este inscrito.

      También es importante que sepas que es obligación de los Ayuntamientos, informar de cuantas personas residen en el domicilio (número total) y podéis pedir al Ayuntamiento, todos los que si os representáis vuestro certificado individual con inclusión del total de personas en cada uno de ellos.

      El Reglamento permite que en la hoja padronal se haga constar la concesión de representación que pueda otorgar cada vecino. El desarrollo riguroso de esta previsión supondría la posibilidad de que cada miembro de una familia designara a otras personas (no necesariamente de la misma familia y no necesariamente a todas las de su familia) para representarle ante su Ayuntamiento. Tal sistema provocaría infinitos errores y complicaría extraordinariamente la gestión del Padrón. Por ello, en el modelo de hoja padronal se contiene únicamente el supuesto de que todos los miembros de la familia concedan su representación a cualquiera de los mayores de edad no incapacitados que la componen. La familia que no acepte este sistema se verá obligada a conceder su representación individualizada para cada acto de gestión concreto que uno de sus miembros pretenda realizar ante el Ayuntamiento en nombre de todos. En consecuencia, si la representación se dio en su momento en la hoja padronal la persona en cuestión podrá solicitar el certificado de empadronamiento de todas las personas que residen en la vivienda pero si no fuese así, como la consulta dice que la referida persona no dispone de autorización, sólo podrá solicitar su propio certificado de empadronamiento.” Por lo que se refiere a la dificultad de recabar el consentimiento “por no pertenecer al núcleo familiar”, se recuerda que han sido reiterados los pronunciamientos de la Comisión Permanente respecto a la imposibilidad de que por parte del Ayuntamiento se expidan certificaciones que se refieran a “la unidad familiar”. Véase, como ejemplo, la primera parte de la consulta anteriormente referenciada: “Respecto a la primera cuestión, sobre si el certificado de convivencia puede incluir solo a las personas que lo solicitan o debería aparecer la relación de todos los vecinos de la vivienda, el Ayuntamiento, como gestor del Padrón municipal, deberá valorar la finalidad para la que se solicita dicha certificación: a) Si el objetivo es acreditar quiénes viven en un determinado domicilio, la certificación tendrá que recoger necesariamente a todos los habitantes inscritos, según reiterados informes de la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento. Sirva como ejemplo la consulta nº 3. Certificación de datos padronales cuando en una vivienda reside más de una familia, resuelta por la Comisión Permanente en su Sesión de 27 de octubre de 1997, que establece lo siguiente: Al haber dejado de ser el parentesco un dato contenido en el Padrón, resulta difícil que los gestores de éste certifiquen sobre hechos o relaciones que oficialmente no les constan. La pretensión de que el Ayuntamiento expida una prueba que acredite quiénes son los componentes de una unidad familiar se ve además agravada por el hecho de que, las más de las veces, lo que el solicitante pretende acreditar no es exactamente la unidad familiar sino la unidad económica, conceptos que no siempre coinciden. Claramente los objetivos que se pretenden acreditar mediante las certificaciones padronales desbordan ampliamente las posibilidades del Padrón, por lo que es imposible diseñar ningún procedimiento o estrategia que permita alcanzarlos. En el Padrón constan únicamente personas y domicilios, y por ello del Padrón únicamente pueden deducirse certificaciones que acrediten que una o varias personas habitan en un domicilio (o que lo habitaron en el pasado, que han cesado de habitar en él, etc.). Las certificaciones no necesitan comprender siempre a todas las personas que viven en el domicilio, pero, si la solicitud pretende abarcar a todas, no cabe excluir a algunas de las que constan oficialmente basándose en razones o en hechos no acreditados oficialmente. Por tanto, cuando en la certificación se haga constar quiénes son los habitantes de un domicilio deberá necesariamente recogerse en ella a todos, o mencionar de alguna forma que los no relacionados están siendo objeto de un tratamiento específico por parte de la Administración municipal (expediente de baja de oficio, etc.). El sistema de codificación que el Ayuntamiento utilice para facilitar su gestión padronal no puede, en modo alguno, determinar un distinto contenido de las certificaciones padronales. La utilización de uno u otro código o número de hoja padronal, o la adopción de cualquier sistema de gestión, no puede aportar al Padrón una información de la que carece conforme a su normativa legal. Por ello, el Ayuntamiento no está facultado para certificar quiénes son los componentes de una familia y, además, deberá adoptar las medidas pertinentes para que, cuando se le solicite una certificación de todos los residentes en una vivienda, la certificación comprenda precisamente a todos los que allí viven y no sólo a una parte de ellos.”

      En consecuencia, aquellos Ayuntamientos que no hayan venido recogiendo en sus hojas padronales la autorización de los mayores de edad empadronados en la hoja, deberán recabar el consentimiento cada vez que se solicite un certificado o volante de empadronamiento. Este consentimiento, no obstante, podrá recogerse con carácter indefinido (revocable en cualquier momento) al tiempo de solicitar el certificado o volante, y podría recabarse mediante la cumplimentación “nuevamente” de una hoja padronal que incluya la autorización, que deberá ser firmada por todos los mayores de edad empadronados en la vivienda. En el caso de personas incursas en expedientes de baja de oficio por inclusión indebida, es obvio que no procede recabar su consentimiento y lo único que deberá aparecer en la certificación/volante de empadronamiento es su referencia numérica, así como la indicación de que las mismas se encuentran incursas en un procedimiento de baja de oficio.

      Saludos,
      Elena

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