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Documentación que conservar en las inscripciones padronales

Conservar

El interés que especialmente durante este pasado ejercicio, han mostrado muchas Entidades en digitalizar la documentación que se genera en el ámbito padronal, me indica que es el momento de reflexionar sobre la costumbre, muy implantada, de conservar toda la documentación que presentan los ciudadanos en sus trámites de inscripción o variación en el Padrón de habitantes.

Para ello y bajo el lema: “La mejor destrucción de documentos es la NO creación de documentos innecesarios en el sistema”, tomaremos como punto de partida el artículo 2 de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, que detalla lo siguiente:

El artículo 16 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en su apartado 2, establece los datos obligatorios que deberá contener la inscripción padronal.

A estos efectos el Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos en la hoja padronal, exigiendo la presentación del documento acreditativo de la identidad, el libro de familia, el título que legitime la ocupación de la vivienda u otros documentos análogos, en virtud del artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, y de acuerdo con las especificaciones de los apartados siguientes.

Del cual y según mi interpretación, esta documentación SOLO se requiere con una finalidad exclusiva, la de verificar los datos y una vez comprobada ser devuelta al ciudadano sin necesidad de adjuntarla a la inscripción.

En relación al documento acreditativo de la identidad, aunque en algunos casos y debido a las diferentes incidencias que se pueden producir al remitir las variaciones al INE, pueda resultar más ágil conservar fotocopias hasta que la variación sea incorporada sin errores, hay que tener en cuenta que existen plataformas de verificación que permiten consultar dicha información y así nos lo vuelve a recordar la recién publicada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en su disposición adicional octava en referencia a la potestad de verificación de las Administraciones Públicas:  “Cuando se formulen solicitudes por cualquier medio en las que el interesado declare datos personales que obren en poder de las Administraciones Públicas, el órgano destinatario de la solicitud podrá efectuar en el ejercicio de sus competencias las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos” https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd#.XAz-2WgzaUk

A excepción de otros documentos o pasaportes extranjeros, que no podrán ser consultados por estos medios, sería partidaria de conservarlos por un plazo no superior a 2 meses (tiempo estimado para la consolidación de la inscripción, sin errores, en la base del INE)

En relación a los datos que permiten verificar la ocupación de la vivienda, el artículo 2.3. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, detalla que dicha comprobación se puede efectuar a través de la siguiente documentación:

Título de propiedad (Escritura, contrato de compraventa, Nota del Registro, comprobación de bases de datos municipales donde conste dicha propiedad, etc.)

Contrato vigente de arrendamiento de vivienda para uso de residencia habitual acompañado del último recibo de alquiler.

El Ayuntamiento tiene la potestad de aceptar otros documentos, hechas las comprobaciones que considere oportunas (suministros de luz, agua, etc.). Asimismo, el gestor municipal podrá comprobar por otros medios (informe de Policía local, inspección del propio servicio, etc.) que realmente el vecino habita en ese domicilio, y en caso afirmativo inscribirlo en el Padrón.

Expuesto lo anterior y una vez verificados los datos, probablemente se hará necesario realizar, en la misma inscripción, aquellas anotaciones que se estimen oportunas en relación al tipo de documento presentado para esta comprobación, pudiéndose establecer un conjunto de marcas tabuladas, como: Propiedad, contrato de arrendamiento, contrato de habitaciones, declaración jurada – Invitación, contrato alquiler parcial vivienda…, a fin de que cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya constan empadronadas otras personas, se le pueda exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio y que fuera la que dispusiera de algún tipo de titulo acreditativo de posesión efectiva de la vivienda (propiedad, alquiler, etc.) a nombre de la misma.

Adicionalmente al protocolo que se establezca, resultará de utilidad almacenar el teléfono del ciudadano, en aras de agilizar cualquier aclaración o incidencia que, en un futuro, pudiera surgir en la gestión de la inscripción.

Tengamos en cuenta que al almacenar este tipo de documentación estamos obligados a mantenerla hasta su archivo o destrucción y en este caso, su vigencia estaría supeditada a la duración de la inscripción, debiendo ser destruida en cuanto finalizase el empadronamiento.

Si finalmente revisamos el artículo 9.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, en relación a la documentación que hay que conservar en relación a los vecinos, dice:

1. Relación de las hojas padronales. Tal y como establece el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, en su artículo 60.3, los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos, o reproducciones de las mismas en forma que garantice su autenticidad. Las hojas de inscripción deberán estar ordenadas convenientemente de forma que sea posible su fácil localización.

2. Fichero informatizado de inscritos.

En este artículo he eludido expresamente la referencia a la obligatoria conservación de las hojas padronales,  a las que hice referencia en un artículo anterior http://blogpadron.absis.es/padron-de-habitantes-administracion-sin-papeles/  y sobre las cuales me volveré a referir próximamente.

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Emisión de certificados con sello electrónico de órgano (Parte 2)

AutoEn relación a las aclaraciones realizadas en la sesión celebrada, este pasado 4 de julio, por el Consejo de Empadronamiento y dado que en Julio de 2015 le dediqué un artículo  a este tema http://blogpadron.absis.es/emision-de-certificados-con-sello-electronico/, en el que me refería a la  posibilidad de emitir certificados de empadronamiento con sello de órgano, concluyendo que mediante la redacción del apartado 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 NO era posible adherirse a esta “fórmula” de firma, hecho confirmado por el Consejo de Empadronamiento en su sesión de 6 de noviembre de 2014, citando que este aspecto sería matizado en la referida Ley que estaba a punto de publicarse, y que se publicó el 30 de enero de 2015, he creído indispensable tratar nuevamente el tema.

El 1 de octubre de ese mismo año, con la publicación de la ley 40/2015 y en concreto a través de los artículos 41.1 y 42.1, se da un giro,  “esperado por todos”,  al describirse en qué casos puede utilizarse este sistema de firma y detallando lo que se entiende por actuación administrativa automatizada:

  • Actuación administrativa automatizada: Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
  • En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: Con sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónico o bien con un Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

En base a los preliminares anteriores, el Consejo de Empadronamiento, en su su ultima sesión (4 de julio) y en la consulta 2, sobre la posibilidad de utilizar el sello electrónico de órgano en el ámbito descrito, concluye:

En consecuencia, se puede entender que el certificado de empadronamiento es una actuación administrativa automatizada siempre que se den los requisitos anteriores. Por el contrario, cuando la elaboración del certificado requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación, se considera que no puede calificarse como una de tales actuaciones.

Aunque la anterior redacción pudiera generar dudas en relación al matiz: “requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación” y sobre todo en el escenario en que dicho certificado debiera expedirse de forma presencial,  bajo mi punto de vista, solo  deberían excluirse aquellos casos en los que, para recabar los datos, el funcionario tuviese que realizar consultas a archivos o incluso a sistemas informáticos con el resultado de tener que confeccionar o componer un documento expreso y personalizado para cada uno, es decir, SOLO debería ser posible firmarlos con sello de órgano en aquellos casos en los que el sistema, lógicamente informatizado, ofrezca la posibilidad de consultar y expedir de forma automática ese certificado sin posibilidad de manipulación por parte del personal que los expide.

El Consejo de Empadronamiento también hizo hincapié en que para las certificaciones firmadas con sello electrónico de la Secretaría del Ayuntamiento (sello de órgano) sean válidas, es preciso que previamente se haya dictado por el órgano municipal competente una resolución/acuerdo donde se determine que se trata de una de actuación administrativa automatizada con los requisitos que establece el art. 41.2 de la Ley 40/2015, así como que para tal actuación puede utilizarse el sello de órgano (42 de la Ley 40/2015), previamente creado, con los requisitos establecidos en los arts. 40 de la Ley 40/20155 y 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (este Real Decreto está parcialmente derogado, pero el art. 19 sigue en vigor en tanto se publique un nuevo Real Decreto de desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015).

Llegados a este punto y con la convicción de que muchas corporaciones van a sistematizar la expedición de sus certificados, por la comodidad y eficiencia que va a comportar para todas las partes, cabe preguntarse ¿Qué valor aporta disponer de forma diferenciada de volantes o certificados si ambos pueden obtenerse bajo las mismas premisas y fórmula y el certificado garantiza  la acreditación la residencia y domicilio habitual, a diferencia del volante que es un documento de carácter informativo?

 

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Certificados de empadronamiento y Visto Bueno

Visto_bueno

Iniciando mi quinto año desde que inauguré este blog, en ocasiones, me preguntan si me queda mucho más que contar sobre el Padrón de Habitantes y mi respuesta es que, mientras existan clientes, siempre existirán consultas e inquietudes por resolver o debatir.

Y esta vez una de las dudas que recientemente nos ha trasladado un cliente es la que hace referencia al “Visto Bueno” en los certificados de empadronamiento y que según el artículo 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 por la que se dictan  instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, detalla lo siguiente:

La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Resaltando que, en el redactado anterior y para la expedición de certificados,  no se hace distinción alguna sobre si  el documento será firmado de forma manuscrita o electrónica, poniendo ambos formatos bajo el mismo paraguas.

En mi opinión hay diferencias muy notables que harían que la conformidad no fuera necesario en el caso de la firma electrónica, ya que en esta resultaría redundante según deduzco de las siguientes definiciones:

Para describir la expresión “Visto Bueno”, encontramos definiciones que lo detallan como “fórmula que se coloca en ciertos documentos para especificar que quien firma, certifica que todo se ajusta a derecho y que el documento en cuestión fue expedido por un individuo habilitado para tal fin”.

Si recordamos el significado del concepto “Firma electrónica” podemos encontrar la siguiente definición u otras muy similares: La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado de forma que los datos que utilice el firmante para realizar la firma sean únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no se pueda decir que no ha firmado el documento.

Por tanto, si cruzamos ambas definiciones, estaríamos viendo que el propósito del “Visto Bueno” ya lo suple la propia firma electrónica, ya que ésta aporta la Autenticidad del firmante y todo ello verificable, sin necesidad de que un tercero (entendido como persona física) de fe de la identidad del firmante y la autenticidad del documento firmado.

Si alguien quisiera entender que la conformidad, en este caso, tuviese un matiz diferente y se refiriese al efecto de “dar el visto bueno”, para que otro pudiera acometer este tipo de documentos, también debo matizar que no sería necesario hacerlo para cada uno de los documentos que se expiden, ya que se obtienen de forma sistemática mediante una plantilla estándar y con la información existente en una base de datos en la que se almacenan de forma ordenada y normalizada los mismos.

Os invito, como siempre, a participar y compartir opiniones.

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Expedición de volantes y certificados por domicilio ¿es necesario el consentimiento de todos los inscritos?

Consentimiento

Es frecuente la inquietud que genera, para las corporaciones,  la necesidad de obtener el consentimiento de todos los inscritos en un domicilio para la expedición de documentos, tanto en la faceta de como recabar dicha información en la forma más eficaz, como en la de mecanizar de forma clara esta condición en la diversidad de casos que se presentan.

Recordemos que la Resolución de 30 de enero de 2015, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del padrón Municipal (BOE 71 de 24 de marzo de 2015), hace referencia a la expedición de certificados y volantes en los siguientes términos:

Para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas.

Reflejo de estas inquietudes, se presentó recientemente un escrito a la Autoridad Catalana de Protección de Datos en el que, el Ayuntamiento que lo suscribía, solicitaba la opinión de esta Autoridad en relación a la emisión de certificados en que debiesen aparecer los datos de las vecinos inscritos en un mismo domicilio (descarto expresamente el término “Convivencia”, que es un concepto que a mi entender está fuera del alcance del padrón), especificando que en estos certificados, emitidos a petición de los interesados y por parte de esta corporación, se hacen constar los datos padronales completos del peticionario, su dirección de empadronamiento y solo el nombre y apellidos del resto de personas empadronadas en el mismo domicilio.

La consulta planteaba si en el supuesto anterior era necesario solicitar el consentimiento expreso de todas las personas inscritas en el domicilio para la emisión de los certificados que pretendan acreditar este hecho.

El dictamen a dicha consulta, subido en octubre de 2017 al portal de la Autoridad Catalana de Protección de Datos, lo podéis encontrar a través del siguiente enlace, del que también os facilito, seguidamente, la traducción:

http://apdcat.gencat.cat/ca/documentacio/resolucions-dictamens-i-informes/cercador/cercador-detall/CNS-43-2017-00001

La inclusión en los certificados o volantes de empadronamiento de los datos identificativos relativos al nombre y apellidos de todas las personas empadronadas en un mismo domicilio a los efectos de acreditar la convivencia a solicitud de estas personas, no sería contraria a la normativa de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con el artículo 6 de la LOPD en conexión con el artículo 7.f) de la Directiva   95/46/CE de protección de datos o, cuando sea preciso, con el artículo  6.1.e) de l’RGPD.

Es decir y a modo de síntesis, SE PUEDEN emitir certificados en los que figuren todos los miembros inscritos en un mismo domicilio si en la identificación de los inscritos (no el solicitante),  se hace referencia EXCLUSIVAMENTE a su nombre y apellidos, sin que sea preciso obtener el consentimiento del resto de miembros.

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Empadronamiento de menores

Menores3Tras las vacaciones, y con las pilas cargadas para abordar la recta final del año, nos volvemos a encontrar en este portal que comparto con vosotros mes a mes y al que esta vez me asomo para tratar el tema de la inscripción de menores en el padrón de habitantes en los casos de separaciones o divorcios, trasladado en numerosas ocasiones al Consejo de Empadronamiento.

Recordemos que cuando se solicita la inscripción o cambio de domicilio de un menor con uno solo de sus progenitores, además de los requisitos habituales, debe exigirse la firma de ambos progenitores (siempre que la guardia y custodia del menor no esté confiada en exclusiva al que realiza la solicitud) y en el artículo 2.2.1 que habla de la documentación acreditativa para la representación legal se detalla que:

En los supuestos de guarda y custodia de menores compartida por ambos progenitores en períodos de tiempo muy equilibrados, si la sentencia judicial por la que se fija la misma no se pronuncia sobre el lugar de empadronamiento, el Ayuntamiento, siempre que sea conocedor de la situación, exigirá prueba documental de que existe mutuo acuerdo entre los progenitores antes de tramitar cualquier modificación del domicilio del menor y, en caso de que no se pueda acreditar el mutuo acuerdo, exigir la presentación de una resolución judicial que se pronuncie expresamente sobre el empadronamiento, y no llevar a cabo la modificación en tanto no se aporte alguno de los documentos anteriores.

Por tanto,  y aunque tras dichas especificaciones, no parecería que debieran surgir demasiadas dudas en la forma de proceder, voy a trasladaros seguidamente algunas cuestiones que he recuperado tras la lectura de las diferentes actas y acuerdos del Consejo de Empadronamiento:

  • Uno de los progenitores solicita la anulación del empadronamiento por alegar que él tiene la guardia y custodia o bien alega que es con él con quien vive más tiempo al año.
  • Uno de los progenitores reclama al Ayuntamiento por no constar la autorización de consentimiento mutuo a la fecha de su inscripción.
  • Qué actuación se debe seguir cuando en el momento de la inscripción estaban dados de alta ambos progenitores y actualmente solo uno de ellos.
  • Uno de los progenitores solicita la nulidad del empadronamiento cuando él tenía la guardia y custodia pero realmente el menor vivía con el otro progenitor y actualmente la sigue manteniendo.

En este artículo no voy a desarrollar ninguno de los anteriores casos, cuyas respuestas podéis encontrar en los documentos facilitados por el propio Consejo de Empadronamiento tras sus sesiones periódicas. Lo que pretendo es hacer una reflexión en base a los motivos que pueden propiciar estas situaciones.

Cada día es más habitual que los tribunales concedan a los progenitores custodias compartidas al 50% del tiempo y por tanto que el menor conviva con su padre y madre el mismo número de días al año y frente a esta casuística me pregunto  ¿Por qué es tan importante para cada uno de los padres que su hijo esté empadronado con él?  ¿Qué beneficios se obtienen al poder acreditar la residencia del menor en uno u otro domicilio?

Probablemente la respuesta la encontraríamos en otras normativas que requieren demostrar el domicilio de empadronamiento, de las que se me ocurren principalmente las que repercuten en la designación del centro escolar o las que designan el centro de asistencia primaria, además de otros beneficios que se regulan en las ordenanzas municipales a favor de los residentes, es decir de los que están inscritos en el padrón.

Si además los progenitores están inscritos en diferentes municipios, la situación suele agravarse en función de los intereses de cada uno, produciéndose, incluso en caso de mutuo acuerdo, movimientos “irregulares” en función de esos intereses pactados.

En conclusión, y aquí defino mi reflexión: me sorprende que tras la carga extra de atención que requiere para los Ayuntamientos este tipo de empadronamientos, no se profundice más en los motivos que inducen la inscripción  y que no se abran nuevos planteamientos en cuanto a las prestaciones que se les pueden otorgar a los menores en las anteriores situaciones, pudiendo servir el empadronamiento en cualquiera de los dos domicilios.

Recordemos que en cualquier otra situación y en última instancia, los inscritos en el padrón han de estarlo al margen de su situación legal (caso de extranjeros) u ostentación de titulo que le otorgue derecho sobre una vivienda (caso de indigentes u ocupas). Si aliviásemos la presión que promueve a sus progenitores a empadronarlos en uno o en otro domicilio, probablemente, no se producirían estas situaciones.

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¿Qué es una pseudovía?

PseudoviaTodos sabemos la importancia que tiene la nomenclatura, rotulación de las vías públicas y la numeración de edificios, pero en ocasiones se hace imprescindible, además, contar con valores adicionales que permitan identificar ciertas direcciones de una forma más clara, sobre todo para la consecución de envíos postales.

En el modelo de territorio que se gestiona en el padrón de habitantes, a diferencia de otros modelos, existe el concepto “pseudovía” que se describe como  “aquello que complementa o sustituye a la vía”, y que según normativa padronal viene matizado en base a los siguientes ejemplos:

  • Son ejemplos de pseudovía que complementa a la vía: la denominación del edificio o construcción, el buzón o apartado de correos…
  • Son ejemplos de pseudovía que sustituye a la vía: el nombre del paraje o lugar donde se encuentra ubicada la construcción…:

Para más detalle se pueden encontrar ejemplos concretos de su uso en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” publicados por el INE en Idapadron.

Según mi experiencia, el uso más común de la pseudovía se encuentra asociado a los diseminados, en los cuales, aunque se numeren las diferentes viviendas que lo componen, se hace complicada su localización por lo cual el nombre del enclave permite identificar de una forma más concisa esa dirección postal (Cortijo Mengano, Finca Zutano, Mas Fulano, Pazo Menganito…)

En este sentido, la normativa vigente también refuerza su uso:

«14.5.- Numeración de edificios.- Los Ayuntamientos deberán mantener actualizada la numeración de los edificios, …. d) Los edificios situados en diseminado también deberán ser numerados. Si estuvieran distribuidos a lo largo de caminos, carreteras u otras vías, sería aconsejable que estuvieran numerados de forma análoga a las vías de un núcleo urbano. Por el contrario si estuvieran totalmente dispersos deberán tener una numeración correlativa dentro de la entidad singular.- En general toda construcción en diseminado debe identificarse por el nombre de su entidad singular de población, por el de la vía o  pseudovía  en  que  puede  insertarse y por el número que en ella le pertenece; …”.

El caso que voy a exponer, no descrito en los ejemplos anteriores y, que me trasladó recientemente un cliente en relación a la dificultad de informar un domicilio en una vía y un kilómetro superior al número 1000, y que por la novedad cuestionada incitó mi curiosidad en relación a los efectos que podía tener en el ámbito nacional (tengamos en cuenta que en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” el dato kilómetro tiene una capacidad de cómo máximo tres dígitos), me permitió tener conocimiento de lo siguiente:

Existe una única vía en España, la Nacional 340 o carretera del Mediterráneo (que une Cádiz con Barcelona, atravesando 10 provincias) que tiene nada menos que 1.248 km, es decir, que sus últimos 249 Kilómetros, desde Castellón, pasando por Tarragona hasta llegar a Barcelona, tienen 4 dígitos y en el caso de existir una vivienda que debiera identificarse por la vía y kilómetro no podría mecanizarse en la forma habitual.

En este caso, y consultado con la Delegación correspondiente, se nos aconsejó utilizar la pseudovía para identificar ese dato postal. Revisado el documento mencionado y para el campo Kilómetro y otros, se matiza, mediante unas observaciones comunes, lo siguiente:  ”No debe olvidarse que la estructura señalada es siempre una estructura mínima y las particularidades de cada ayuntamiento pueden y deben ser introducidas como atributos adicionales

Tras la lectura de este artículo y el caso citado, que considero anecdótico, puede que algún Ayuntamiento, para mejorar la identificación de ciertas direcciones,  estime oportuno complementar sus direcciones con este elemento pero debe recordarse que el uso de pseudovías no es algo interno del Ayuntamiento y que cualquier alta o variación de las mismas, debe ser comunicada a la respectiva delegación del INE, así como ya se hace con el resto de elementos territoriales.

¿Alguien quiere aportar otros ejemplos del uso de pseudovías?

 

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Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

sinpapelesMe resulta curioso que, en relación a la publicación de la Ley  39/2015 de Procedimiento Administrativo Común,  y a través de los artículos, ponencias y debates que está generando su próxima entrada en vigor,  sean tan escasas las alusiones al padrón de habitantes, intuyendo que como al resto de procedimientos administrativos, se le prevén las mismas afectaciones.

Teniendo en cuenta que el padrón de habitantes genera un volumen nada despreciable de documentación, que además, en el caso de las hojas padronales es preciso conservar durante al menos 100 años, sería de esperar que, en este ámbito, fuera una de las principales inquietudes de la administración local, de forma que estuviésemos preparando el escenario para cumplir uno de los principios básicos de la ley:  garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la documentación y preservarla a través de medios o soportes que cuenten con las medidas de seguridad necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

En la última resolución en materia padronal  de fecha 30 de enero de 2015, publicada 9 meses antes que la Ley 39/2015,  se indicaba lo siguiente:

Esta documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas den forma que se garantice su autenticidad”.

Está, por tanto, prevista reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”

Bajo mi punto de vista, se pone en un segundo plano la gestión electrónica de la documentación, con un enfoque poco acertado, cuando claramente debería ser un requisito obligatorio, debiendose instruir que la conservación en papel debería quedar restringida a casos muy puntuales y con una fecha de caducidad.

¿Qué vamos a hacer con la documentación del padrón de habitantes?

En el camino que nos queda por recorrer, nos gustaría que el Consejo de Empadronamiento, además de resolver de forma puntual las consultas que se le trasladan, tomara la iniciativa en el impulso y difusión de buenas prácticas en esta materia y de forma escalonada en todas las que inciden en el cumplimiento de la 39/2015, entre otras.

Actualmente, la mayoría de aplicaciones son capaces de capturar y guardar documentación, pero probablemente deberíamos seguir estrategias comunes que permitiesen reducir el esfuerzo individual,  trabajando en la redacción de las singularidades, por ejemplo y para el caso que nos ocupa,  especificando recomendaciones en cuanto a la clasificación archivística de la documentación, sus calendarios de preservación, sus metadatos, las características de digitalización, etc.

Se me ocurren muchas preguntas en relación a la documentación del padrón, tanto en lo que se refiere al  expurgo de la misma (véase volantes, certificados u otros documentos generados para el ciudadano) como a la necesidad de almacenar ciertos documentos, teniendo en cuenta que en algunos de los errores / incidencias que se reciben del INE, es necesario acudir a esa información (véase por ejemplo el error 51, 53 y 55, entre otros), etc.

No tengo ninguna duda de que aunque este es mi primer artículo en referencia a la documentación del padrón, retomaré el tema en un futuro próximo.

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Discrepancias en las cifras de población

abacoEste pasado 23 de marzo, casualmente  y a raíz de una búsqueda por Internet, me topé con un artículo de prensa que me llamó sumamente la atención, ya no por el hecho que describía sino por el poco detalle que ofrecía al lector respecto al motivo que probablemente producía tales efectos.

El titular del mismo anunciaba: “el  Ayuntamiento de Calatayud presenta un contencioso contra el INE por una discrepancia de 2.500 habitantes:” http://www.heraldo.es/noticias/aragon/zaragoza-provincia/2016/03/23/el-ayuntamiento-calatayud-presenta-contencioso-contra-ine-por-una-discrepancia-500-habitantes-833070-1101025.html

Como ya he manifestado en mi introducción, en el citado artículo, en ningún momento se hacía referencia a las circunstancias o particularidades que podían estar provocando dicha discrepancia,  de forma que, a mi juicio,  se predisponía al lector a intuir o suponer que probablemente al INE le mueva un especial interés o empeño en descontar habitantes.

Quiero explicar, para los profanos en el tema, que durante el proceso de conciliación de cifras, el INE informa a los ayuntamientos de cuáles son los habitantes que no va a contabilizar, así como de los motivos. Además, según normativa, existen procedimientos regulados que permiten a los ayuntamientos, durante ese periodo, realizar reclamaciones / alegaciones a favor de los registros descontados.

Desde el año 2005, para la mayoría de ayuntamientos, el peso de estas diferencias ha recaído fundamentalmente en el colectivo extranjero, ya que según sean o no comunitarios o posean la autorización de residencia permanente, es necesario que los ayuntamientos realicen unas comprobaciones de su permanencia en el municipio y se lo comuniquen al INE mediante los ficheros de variaciones mensuales.

Tengamos presente que el INE comunica a los ayuntamientos, mediante los ficheros de intercambio y con tres meses de antelación a su caducidad, las “circunstancias” de cada tipo de extranjero, con el fin de que se realicen las gestiones pertinentes. En el caso de que el ayuntamiento no remita, en los plazos señalados, la correspondiente respuesta informática al INE, éste entenderá que no residen en el municipio y por tanto durante el proceso de cifras, los “propondrá” como NO contabilizados.

No dudo que para los ayuntamientos que cuentan con un gran volumen de extranjeros, la gestión que conlleva ese seguimiento es laboriosa,  pero también es una gestión necesaria para garantizar la credibilidad de las cifras que se elevarán al gobierno, teniendo en cuenta que cuando los extranjeros regresan a sus países, actualmente,  no existe un mecanismo que permita dar conocimiento a los ayuntamientos de dichas circunstancias.

Ahora que nuevamente nos encontramos inmersos en el proceso de cifras y para el caso de los ayuntamientos que tengan constancia de que estos ciudadanos siguen residiendo en el municipio, todavía es posible realizar un último sprint para igualar las cifras. Me consta, por el resultado de la gestión de alegaciones de  ejercicios anteriores,  que si durante ese periodo y proceso se consigue la renovación o confirmación de residencia de esos extranjeros, aunque sea fuera del plazo establecido, el INE los contabiliza (debiendo complementar la alegación con las correspondientes pruebas documentales), constatando que la finalidad del INE no es otra que dar credibilidad y confirmar que las cifras oficiales coinciden con la realidad.

Recordemos que para minimizar esta gestión reactiva, se considera una buena práctica el informar a los extranjeros, durante la gestión de cualquier trámite padronal con su administración, de la obligación de ratificar o renovar su residencia.

 

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¡Puesta al día de documentación padronal!

TejerPor  fin disponemos, en IDA_Padron, de documentación actualizada con las novedades habidas en los últimos años en los ficheros de devolución mensuales tras la puesta en marcha de nuevos errores o ampliación de la finalidad de algunos,  así como la relativa a los formatos y características de los diferentes ficheros de intercambio con el INE.

Probablemente y  por mi condición de consultora en el ámbito de atención al cliente valoro MUY positivamente el poder contar con esta documentación que, en su ausencia, nos abocaba a laboriosas búsquedas entre documentos y comunicados emitidos por el INE,  a partir de los diferentes acuerdos del Consejo de Empadronamiento.

Destacar la actualización de los siguientes documentos:

El primero de ellos, que seguramente tendrá más valor para los diseñadores de software porque describe el formato de los diferentes ficheros de intercambio que gestionan los Ayuntamientos con el INE,  contempla entre otros y por ejemplo, las “nuevas” claves de variación para extranjeros, las nuevas partículas de los apellidos, ejemplos de pseudovías, diferentes aclaraciones y supresión de referencias obsoletas como INDALO, etc.

Recordar que este documento, cuyas raíces las encontrábamos en el Anexo I y siguientes de la derogada resolución de 1 de abril de 1997, acertadamente, no se ha incluido en la vigente Resolución de 30 de enero de 2015, para permitir su continua actualización.

El segundo documento, teniendo en cuenta que una buena parte del tiempo que dedicamos a la gestión del padrón la invertimos en depurar los datos a través de los ficheros de devolución mensuales, nos ofrece una estupenda guía para la gestión y depuración de los diferentes errores. En este documento se especifican, para cada tipo de error, las actuaciones que deberá llevar a cabo el Ayuntamiento para subsanarlos.

Aunque en este artículo no voy a entrar en el detalle de las diferencias, entre otras cosas porque no lo he revisado en la profundidad que se merece,  si he repasado de forma rápida las aclaraciones adicionales de alguno de los errores / incidencias, prestando atención en aquellas que habitualmente muestran dudas de gestión y, sinceramente, me sorprende la calidad del detalle.

Así mismo he visto actualizado, en el portal IDA_Padron,  el contenido referente a “Errores / Incidencias” que se encuentra en el apartado “Tablas Auxiliares”, mostrando la descripción actualizada para cada error y se han obviado las actuaciones a seguir para cada uno, citando que pueden encontrarse en el documento de Normas para el tratamiento de errores y detallando para cada error si es o no rechazable o tiene afectación en el proceso de cifras. Supongo que como todos nuestros clientes, también tengo derecho a sugerir, y hubiera estado bien que para cada error se ofreciera un enlace a la documentación del mismo.

Esperemos que tras el esfuerzo para la puesta al día de la documentación, las novedades que puedan surgir en adelante, se sigan implementando de forma periódica y recurrente.

¡FELICIDADES a quienes lo hayan promovido y hayan participado!

 

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Modelo de Hoja padronal

Hojas_padronales2A propósito de los cambios habidos en el nuevo modelo de hoja padronal  (Resolución de 30 de Enero de 2015),  durante la fase de análisis y con el objetivo de adaptar dichas modificaciones en la aplicación de Padrón de Habitantes, contrasté aspectos puntuales sobre la gestión de dicho proceso / documento con algunos clientes y, tras la reflexión, comparto con vosotros los puntos que han generado opiniones contrastadas:

En primer lugar, destaco el nuevo apartado “Causa de la inscripción o modificación“, en el que el Ayuntamiento debe cumplimentar el motivo por el cual un ciudadano causa alta en ese domicilio, además de la opción que permite reflejar si ha habido un cambio de datos personales en los datos de alguno de los inscritos.

En relación a este último caso, previsto para reflejar las modificaciones de datos personales,  y destacando que la normativa padronal indica que “los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos o reproducciones de las mismas en forma que garanticen su autenticidad”,  se entendería que cualquier modificación que se produzca en los datos del ciudadano debería quedar suscrita por este y reflejada en dicho documento, excluyéndose las modificaciones que se incorporan al padrón procedentes de las comunicaciones periódicas que remite el INE en los ficheros de variaciones.

Seguramente todos intuimos la complejidad administrativa que supondría que las hojas padronales coincidiesen fielmente con el fichero informatizado de inscritos o, lo que es lo mismo, con los datos del padrón habitantes,  considerando que tampoco reflejan las modificaciones sobre el tipo de alta o de los datos de procedencia erróneos para las altas por cambio de residencia.

¿Cuál es la finalidad de conservar las hojas padronales ya sea en papel o digitalmente en las actuales circunstancias? ¿No será un modelo de gestión desfasado y basado en la costumbre?  Si lo que se pretende es obtener y conservar el consentimiento de los ciudadanos existen otros mecanismos.

Tras el inciso y siguiendo con el tema que nos ocupa,  a propósito del nuevo literal “NHOP” complementando al dato  “Inscripción” que figura en la cabecera de la hoja,  los Ayuntamientos deberían reflejar el número que identifica el hueco o vivienda, dato  que se remite al INE mediante los ficheros de intercambio y que permite identificar inequívocamente una vivienda. Recordemos que para inscribir a un ciudadano en una hoja en la que ya existen personas empadronadas, es necesaria la autorización de uno de los inscritos y ¿cómo se obtiene la autorización en la misma hoja para los nuevos inquilinos, propietarios…?

Es decir, bajo mi punto de vista, en el modelo de hoja padronal se debería incluir, además del NHOP,  el identificador de gestión o expediente que permitiese identificar la situación descrita sin equívocos, delimitando claramente el final y el principio del compromiso que voluntariamente suscriben los inscritos respecto a las personas que se autorizan a comunicar futuras variaciones al Ayuntamiento y a obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Y ya por último, otro de los campos a cumplimentar, que ya existía en el anterior modelo de hoja, y que ha dado pie a diferentes interpretaciones  es el que hace referencia al “Número total de personas inscritas en esta hoja”.  En mi opinión, ha de figurar el número global de residentes en la hoja en el momento en que se imprime, pudiendo variar para la siguiente inscripción si alguno de los inscritos ha causado baja anteriormente, de forma que en todo momento podamos conocer el número de inscritos totales sin necesidad de recurrir a otras consultas.

Seguramente y como ya he podido constatar, cada Entidad seguirá interpretando y haciendo lo que buenamente considere oportuno, pero si he conseguido despertar algún tipo de alerta para que desde el Consejo de Empadronamiento se trabajen los detalles, me sentiré muy satisfecha.

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