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Tipos de hoja: Colectiva y Familiar

Familiar

Cada día es más frecuente la petición, por parte de los ciudadanos, de certificados o justificantes históricos “familiares” para la gestión de trámites como aceptación de herencias, divorcios, adjudicaciones de ayudas por motivos diversos, etc…

En el acta de la sesión celebrada el 3 de noviembre de 2016 se anunciaba que “con objeto de avanzar en la prestación de servicios horizontales al ciudadano, se estaba trabajando en la posibilidad de utilizar la Plataforma de Intermediación para que no tengan que pedirse al ciudadano certificados padronales de históricos de residencia, a una fecha concreta y de convivencia”

No dudo que es importante avanzar en esta línea ya que en la dinámica de no aportar documentación que obra en poder de otras administraciones y no debiendo requerirse este tipo de información al ciudadano, se hace necesario buscar alternativas que faciliten el compromiso.

En muchas ocasiones al requerir justificantes “familiares”, se traslada al Ayuntamiento una petición incorrecta y en muchos casos fuera del alcance del Padrón de Habitantes, ya que en éste únicamente constan personas y domicilios, y por ello solo podrían deducirse certificaciones que acreditasen que una o varias personas habitan en un domicilio o que lo habitaron en el pasado.

La normativa vigente, igual que la anterior, clasifica las hojas padronales en dos tipos:  Colectivas o Familiares, por lo cual y si nos dejáramos llevar por la intuición, parecería que en este último tipo de hojas, solo podríamos empadronar a personas que tuvieran algún vínculo de parentesco y en consecuencia usaríamos el tipo “Colectivo” para el resto de empadronamientos, pero esto no es así, ya que en la actual normativa se hace mención a estos dos tipos de hojas en la siguiente forma y dentro del apartado  “3. Casos especiales de empadronamiento”

Empadronamiento en establecimientos colectivos. Cuando el alta se produzca en un establecimiento colectivo (residencias, conventos, etc.) la autorización deberá ser suscrita por la persona que ostente la dirección del mismo. En estos casos se hará constar en el apartado «tipo de vivienda» de la hoja padronal la mención «colectiva». En los demás casos, el tipo de vivienda es «familiar».

Además y en alusión al tipo de hoja, se especifica que “Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual”, aunque quizá deberíamos dudar de cómo habría que actuar en el caso de parejas que estuvieran conviviendo en una misma habitación o apartamento dentro de ese tipo de establecimientos (caso complicado de contemplar en la actual estructura de hojas).

Si retrocedemos en el tiempo y damos un vistazo a los formularios sobre el Censo de Población y Viviendas del año 2001, encontraremos esta definición sobre los establecimientos colectivos: “Son viviendas o edificios destinados a ser habitados por un grupo de personas que no constituyen familia, sometidas a una autoridad o régimen común, o unidas por objetivos o intereses personales comunes”

En el caso de las casas de huéspedes o arrendamiento de habitaciones en un mismo domicilio o familias que alquilan una o varias habitaciones y atendiendo a las diferentes circunstancias que pueden confluir en una misma dirección, podríamos estar ante el dilema de si considerarlas de tipo familiar o colectiva ¿o bien compaginar varias hojas en un mismo domicilio que atiendan a dichas distribuciones?

Por tanto y retomando el análisis de la propuesta relativa a la utilización de la Plataforma de Intermediación para emitir justificantes históricos de residencia, se intuye que la única forma en que podrían obtenerse dichos justificantes sería a partir del contraste de todos los campos que identifican la dirección o bien por el número de vivienda, de manera que se relacionasen todas aquellas personas inscritas a una fecha en esa vivienda, considerando adicionalmente el carácter de la hoja (familiar o colectiva).

Entendiendo las diferentes fórmulas aplicadas por los Ayuntamientos para inscribir a los vecinos en relación al concepto “Hoja Padronal”,  sería de vital importancia garantizar que la información proporcionada siguiese unos criterios objetivos fuera cual fuese el canal por el que se solicitase y se pudiera asegurar que todas las direcciones tienen un identificador único y que no hayan viviendas en una misma dirección con identificadores diferentes.

¿Para cuándo la puesta en marcha de las anunciadas incidencias 133 – NHOP correspondiente a varias direcciones y 134 – NHOP distinto en una misma dirección, en sesión del Pleno del Consejo de Empadronamiento de 13 de noviembre de 2012?

Sinceramente, creo que la pretensión de prestar el servicio anunciado es acertada pero, a corto plazo, lo considero un reto complicado.

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El padrón de habitantes y un Sistema de Información Territorial (SIT)

mapas2Disponer de mecanismos que permitan contrastar y analizar los datos que conforman el conjunto de información gestionada por cada Ayuntamiento es complicado, ya sea porque son diversos los sistemas que los contienen y/o no se dispone de fórmulas o métodos que permitan su integración, pero es indudable que aplicar, de forma periódica,  procesos que los contrasten, generan a corto y medio plazo, beneficios que ayudan a la toma de decisiones y derivan en una mejor calidad de los datos.

La reflexión se podría enfocar desde múltiples vertientes, pero por ser éste un espacio relacionado con el padrón de habitantes, voy a destacar aquellos aspectos en los que, de una u otra forma, los datos padronales  juegan un papel importante y aunque probablemente haya diferentes caminos para conseguirlo, a mi parecer, el que genera más impacto, por el efecto final que produce, es el que permite visualizar los datos en un mapa a través de un Sistema de información geográfica (GIS).

Supongamos que partiendo de la información catastral tuviésemos referenciadas todas las hojas padronales y tras la representación en un mapa pudiéramos responder fácilmente, y entre otras, a las siguientes preguntas:

¿En qué zonas existe mas concentración de empadronados o mayor número de extranjeros o cuál es el índice de movilidad por barrios o dónde hay que potenciar el mobiliario urbano (bancos para sentarse y/o  eliminar barreras arquitectónicas, árboles para sombra o Residencias de día en función de donde está mas concentrada la población de una determinada edad, etc ?

O que también tuviéramos georeferenciados los datos que conforman los diferentes padrones de urbana, rústica, basuras, vados, agua, censo de animales, etc.. y  pudiéramos responder a preguntas como:

¿Cuántas viviendas no pagan algún o ningún tributo o no hay consumo de agua y hay gente empadronada?  o ¿todos los vecinos (empadronados) que están pagando una entrada de vehículos tributan por su vehículo en el municipio? o ¿cuántas empadronados tienen coche y viven en parcelas que no tienen entrada de vehículos o vado? o  ¿se aplica algún beneficio fiscal a algún contribuyente que actualmente no está empadronado?

Y si además, ¿en el momento de producirse el empadronamiento tuviéramos acceso a visualizar en el mapa los datos de la finca con información sobre la titularidad del local o los expedientes de plusvalías generados para el mismo para obviar la aportación de documentación al ciudadano?

En el ámbito de las simulaciones, y ¿si dispusiésemos de una capa que nos permitiese ver la población por distritos censales y poder realizar estimaciones en tiempo real, “arrastrando lindes con el ratón” para simular como quedarían a efectos de los límites de electores en cada sección? o en este mismo sentido: ¿Cuánto se dejaría de recaudar si se aplicase una bonificación en alguno de los tributos o tasas a las personas mayores de una edad que viven solas o según el volumen de personas empadronadas en una vivienda?

¿Cuál es la tasa de natalidad en relación a la previsión de las plazas existentes en guarderías municipales o cuál es la tasa de mortalidad en relación a la previsión de plazas vacantes de cementerio municipal?

¿Y si en la sede y en la carpeta ciudadana pudiera ofrecer muchas de estas informaciones a cada ciudadano?

Incidir en que la calidad de la información, tanto gráfica como alfanumérica, es un elemento clave y necesario para que las respuestas a las diferentes peticiones expuestas  tengan valor, aunque en cualquier caso, estas integraciones también han de ayudarnos a depurar y mejorar las diferentes fuentes de información.

Os invito a qué pongáis a prueba vuestra imaginación porqué es casi el único límite al sinfín de respuestas que se podrían obtener al integrar datos.

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¿Qué es una pseudovía?

PseudoviaTodos sabemos la importancia que tiene la nomenclatura, rotulación de las vías públicas y la numeración de edificios, pero en ocasiones se hace imprescindible, además, contar con valores adicionales que permitan identificar ciertas direcciones de una forma más clara, sobre todo para la consecución de envíos postales.

En el modelo de territorio que se gestiona en el padrón de habitantes, a diferencia de otros modelos, existe el concepto “pseudovía” que se describe como  “aquello que complementa o sustituye a la vía”, y que según normativa padronal viene matizado en base a los siguientes ejemplos:

  • Son ejemplos de pseudovía que complementa a la vía: la denominación del edificio o construcción, el buzón o apartado de correos…
  • Son ejemplos de pseudovía que sustituye a la vía: el nombre del paraje o lugar donde se encuentra ubicada la construcción…:

Para más detalle se pueden encontrar ejemplos concretos de su uso en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” publicados por el INE en Idapadron.

Según mi experiencia, el uso más común de la pseudovía se encuentra asociado a los diseminados, en los cuales, aunque se numeren las diferentes viviendas que lo componen, se hace complicada su localización por lo cual el nombre del enclave permite identificar de una forma más concisa esa dirección postal (Cortijo Mengano, Finca Zutano, Mas Fulano, Pazo Menganito…)

En este sentido, la normativa vigente también refuerza su uso:

«14.5.- Numeración de edificios.- Los Ayuntamientos deberán mantener actualizada la numeración de los edificios, …. d) Los edificios situados en diseminado también deberán ser numerados. Si estuvieran distribuidos a lo largo de caminos, carreteras u otras vías, sería aconsejable que estuvieran numerados de forma análoga a las vías de un núcleo urbano. Por el contrario si estuvieran totalmente dispersos deberán tener una numeración correlativa dentro de la entidad singular.- En general toda construcción en diseminado debe identificarse por el nombre de su entidad singular de población, por el de la vía o  pseudovía  en  que  puede  insertarse y por el número que en ella le pertenece; …”.

El caso que voy a exponer, no descrito en los ejemplos anteriores y, que me trasladó recientemente un cliente en relación a la dificultad de informar un domicilio en una vía y un kilómetro superior al número 1000, y que por la novedad cuestionada incitó mi curiosidad en relación a los efectos que podía tener en el ámbito nacional (tengamos en cuenta que en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” el dato kilómetro tiene una capacidad de cómo máximo tres dígitos), me permitió tener conocimiento de lo siguiente:

Existe una única vía en España, la Nacional 340 o carretera del Mediterráneo (que une Cádiz con Barcelona, atravesando 10 provincias) que tiene nada menos que 1.248 km, es decir, que sus últimos 249 Kilómetros, desde Castellón, pasando por Tarragona hasta llegar a Barcelona, tienen 4 dígitos y en el caso de existir una vivienda que debiera identificarse por la vía y kilómetro no podría mecanizarse en la forma habitual.

En este caso, y consultado con la Delegación correspondiente, se nos aconsejó utilizar la pseudovía para identificar ese dato postal. Revisado el documento mencionado y para el campo Kilómetro y otros, se matiza, mediante unas observaciones comunes, lo siguiente:  “No debe olvidarse que la estructura señalada es siempre una estructura mínima y las particularidades de cada ayuntamiento pueden y deben ser introducidas como atributos adicionales

Tras la lectura de este artículo y el caso citado, que considero anecdótico, puede que algún Ayuntamiento, para mejorar la identificación de ciertas direcciones,  estime oportuno complementar sus direcciones con este elemento pero debe recordarse que el uso de pseudovías no es algo interno del Ayuntamiento y que cualquier alta o variación de las mismas, debe ser comunicada a la respectiva delegación del INE, así como ya se hace con el resto de elementos territoriales.

¿Alguien quiere aportar otros ejemplos del uso de pseudovías?

 

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Representación voluntaria en la hoja padronal

RepvoluntariaEn mi anterior artículo hablaba del nuevo modelo de hoja padronal y descarté, a propósito, escribir sobre el concepto de representación ya que el tema era suficientemente interesante como para abordarlo por separado, y al posponerlo he tenido la oportunidad de reflexionar sobre las aclaraciones hechas en la última reunión del consejo de empadronamiento celebrada el pasado 5 de noviembre al respecto.

En primer lugar y, a modo de recordatorio, os transcribo textualmente el literal  en el que se solicita de forma voluntaria la representación de los inscritos y que figura en la parte superior del modelo de hoja padronal publicado en la Resolución de 30 de Enero de 2015:

Información Voluntaria: Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de nuestros datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Está claro que la ambigüedad del texto anterior se nos presenta con el concepto “en esta hoja” porque si se insiste en que solo puede existir una hoja padronal por vivienda, en muchos casos NO podríamos obtener una autorización de los anteriores inscritos que figuran empadronados y en general en proceso de baja. Por tanto, el matiz que viene a trasladarnos el consejo de empadronamiento es que en este caso  NO se alude a la hoja padronal sino a la “hoja física”.

Como una representación “permutada” de los vecinos que figuran inscritos complicaría mucho la gestión, solo se contempla el hecho de que se representen todos o ninguno y es por ello que aquí el matiz es importante, ya que por ejemplo,  cuando una familia viene a inscribirse en el padrón municipal, al marcar esa casilla estará conviniendo que afecta a la hoja u hojas físicas que se rellenen en ese momento para estas nuevas inscripciones ya que en otro caso deberían comparecer también el resto de inscritos para firmar conjuntamente la nueva hoja.

¿Cómo se puede diferenciar una hoja “física” de una hoja padronal? es decir ¿Qué tipo de atributo nos advertirá de que estamos ante un caso u otro? ¿Cómo podremos trasladar el concepto “hoja física” al fichero informático para constatar esa evidencia?

Como muchos de vosotros ya sabéis, siempre he sido partidaria de diferenciar la vivienda de la hoja padronal justamente para no dificultar éste y otros tipos de gestiones padronales y por tanto delimitar claramente cuáles son las circunstancias de cada inscripción en la que, en los casos habituales, figura además la autorización de la persona empadronada que presta su consentimiento al empadronamiento en esa “hoja física” y que por tanto, en general,  marcaría un final y un principio de una ¿hoja física?.

Aprovecho para destacar otra de las dudas que surgen en relación a la vigencia de la representación, ya que algunas Entidades la solicitan al ciudadano para cada trámite aún habiéndolo consignado en su inscripción.   “En este caso basta con que se haga constar la designación una vez en la hoja padronal, sin que el representante tenga que acreditar su condición para cada trámite que realice” (Extracto de la sesión de 5 de noviembre del Consejo de empadronamiento).

¡Feliz año 2016!

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Modelo de Hoja padronal

Hojas_padronales2A propósito de los cambios habidos en el nuevo modelo de hoja padronal  (Resolución de 30 de Enero de 2015),  durante la fase de análisis y con el objetivo de adaptar dichas modificaciones en la aplicación de Padrón de Habitantes, contrasté aspectos puntuales sobre la gestión de dicho proceso / documento con algunos clientes y, tras la reflexión, comparto con vosotros los puntos que han generado opiniones contrastadas:

En primer lugar, destaco el nuevo apartado “Causa de la inscripción o modificación“, en el que el Ayuntamiento debe cumplimentar el motivo por el cual un ciudadano causa alta en ese domicilio, además de la opción que permite reflejar si ha habido un cambio de datos personales en los datos de alguno de los inscritos.

En relación a este último caso, previsto para reflejar las modificaciones de datos personales,  y destacando que la normativa padronal indica que “los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos o reproducciones de las mismas en forma que garanticen su autenticidad”,  se entendería que cualquier modificación que se produzca en los datos del ciudadano debería quedar suscrita por este y reflejada en dicho documento, excluyéndose las modificaciones que se incorporan al padrón procedentes de las comunicaciones periódicas que remite el INE en los ficheros de variaciones.

Seguramente todos intuimos la complejidad administrativa que supondría que las hojas padronales coincidiesen fielmente con el fichero informatizado de inscritos o, lo que es lo mismo, con los datos del padrón habitantes,  considerando que tampoco reflejan las modificaciones sobre el tipo de alta o de los datos de procedencia erróneos para las altas por cambio de residencia.

¿Cuál es la finalidad de conservar las hojas padronales ya sea en papel o digitalmente en las actuales circunstancias? ¿No será un modelo de gestión desfasado y basado en la costumbre?  Si lo que se pretende es obtener y conservar el consentimiento de los ciudadanos existen otros mecanismos.

Tras el inciso y siguiendo con el tema que nos ocupa,  a propósito del nuevo literal “NHOP” complementando al dato  “Inscripción” que figura en la cabecera de la hoja,  los Ayuntamientos deberían reflejar el número que identifica el hueco o vivienda, dato  que se remite al INE mediante los ficheros de intercambio y que permite identificar inequívocamente una vivienda. Recordemos que para inscribir a un ciudadano en una hoja en la que ya existen personas empadronadas, es necesaria la autorización de uno de los inscritos y ¿cómo se obtiene la autorización en la misma hoja para los nuevos inquilinos, propietarios…?

Es decir, bajo mi punto de vista, en el modelo de hoja padronal se debería incluir, además del NHOP,  el identificador de gestión o expediente que permitiese identificar la situación descrita sin equívocos, delimitando claramente el final y el principio del compromiso que voluntariamente suscriben los inscritos respecto a las personas que se autorizan a comunicar futuras variaciones al Ayuntamiento y a obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Y ya por último, otro de los campos a cumplimentar, que ya existía en el anterior modelo de hoja, y que ha dado pie a diferentes interpretaciones  es el que hace referencia al “Número total de personas inscritas en esta hoja”.  En mi opinión, ha de figurar el número global de residentes en la hoja en el momento en que se imprime, pudiendo variar para la siguiente inscripción si alguno de los inscritos ha causado baja anteriormente, de forma que en todo momento podamos conocer el número de inscritos totales sin necesidad de recurrir a otras consultas.

Seguramente y como ya he podido constatar, cada Entidad seguirá interpretando y haciendo lo que buenamente considere oportuno, pero si he conseguido despertar algún tipo de alerta para que desde el Consejo de Empadronamiento se trabajen los detalles, me sentiré muy satisfecha.

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Diferenciar una hoja padronal de una dirección

Hoja_padronalA la vista de los últimos acuerdos tomados por el Consejo de Empadronamiento en sesión de 13 de noviembre de 2012 en relación a la próxima puesta en marcha de los errores de depuración 133 y 134, que respectivamente se describen como NHOP (número de hoja padronal) distinto en una misma dirección y NHOP correspondiente a varias direcciones, deberíamos deducir que, a priori, tras esta descripción se esconde una necesidad de diferenciar el concepto de hoja padronal de la de dirección.

Aunque de forma histórica y ocasional, ambos términos se han venido tratando de forma ambigua, intentaré exponer mi opinión de una forma práctica, centrándome en la debatida controversia que ha suscitado cierto tipo de certificaciones padronales.

En general, las certificaciones que se expiden a petición de organismos oficiales, notarios o interesados a solicitud de estos, son requeridas para recabar la residencia simultánea -descarto a propósito el término convivencia del que hablaré en otra ocasión- entre diferentes miembros de una misma unidad familiar o no familiar pero siempre bajo un mismo contrato de arrendamiento o título de propiedad y mediante autorización del inquilino o propietario al resto de ocupantes, es decir, del ciclo de vida de una hoja padronal, no de una dirección.

Por tanto, si atendemos al propósito anterior, se descartaría una certificación de todas las personas que han residido en una misma dirección por no aportar información relevante a propósito del trámite que lo requiere y sin descartar que para este otro detalle, han de existir medios adicionales.

En cambio, si atendemos a la siguiente aclaración que hacía la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento, en su sesión de 27 de octubre de 1997, reiterada en sesión de 30 de junio de 2010, podríamos estar induciendo a una contradicción. Cita textual: “Las certificaciones no necesitan comprender siempre a todas las personas que viven en el domicilio, pero, si la solicitud pretende abarcar a todas, no cabe excluir a algunas de las que constan oficialmente basándose en razones o en hechos no acreditados oficialmente. Por tanto, cuando en la certificación se haga constar quiénes son los habitantes de un domicilio deberá necesariamente recogerse en ella a todos, o mencionar de alguna forma que los no relacionados están siendo objeto de un tratamiento específico por parte de la Administración municipal (expediente de baja de oficio, etc.)”

Por un lado estamos pretendiendo agrupar personas según títulos de propiedad o contratos de arrendamiento y, a la vez, se pretende que aparezcan en una misma certificación vecinos que no tienen ningún tipo de relación contractual o de vínculo con los nuevos vecinos.

Si además presuponemos que estos últimos causarán baja de forma inminente en esa dirección y que a su vez pudieran haber formado parte de “otro grupo”, nos encontraremos con certificaciones históricas donde el resultado final necesitará de una tediosa labor de comprobación si el propósito era recabar vínculos o la simultaneidad de residencia en una vivienda o, en otro caso, deberemos precisar de un sistema con una lógica muy compleja que permita discriminar dichas circunstancias.

Espero que tras esta exposición, toméis vuestras propias decisiones y sea cual sea vuestro modelo de gestión, consideréis como una buena práctica realizar siempre las comprobaciones oportunas y en su caso, incoar el correspondiente expediente de baja oficio de aquellos ciudadanos que ya no residan en el municipio, ya que no dudamos que el cometido esencial que persiguen las aclaraciones de la comisión permanente del Consejo de Empadronamiento es justamente la de crear mecanismos que obliguen a mantener el padrón en la forma que más se ajuste a la realidad.

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