Archivo de la categoría: Errores / Incidencias INE

Extranjeros comunitarios o con Residencia Permanente (No_ENCSARP)

NO_ENCSARPSi en una entrada anterior hablábamos de los Extranjeros No Comunitarios Sin Residencia Permanente (ENCSARP), en esta ocasión hablaremos del procedimiento a seguir para el resto de extranjeros, es decir, los ciudadanos de la Unión Europea y de los Estados que forman parte del Acuerdo Económico Europeo y los que sin pertenecer a estos países, tienen tarjeta de residencia de régimen comunitario por ser familiares de comunitarios y aquellos que tienen autorización de residencia de larga duración.

Aunque este tipo de extranjeros NO están obligados a renovar, si que en determinadas circunstancias han de confirmar que siguen residiendo en el municipio, para lo cual el INE comunica mensualmente a los Ayuntamientos, mediante las incidencias 141,142 y 143, la obligación de confirmar la residencia según los siguientes casos:

Su última inscripción padronal tiene más de dos años de antigüedad y no están inscritos en el Registro Central de Extranjeros (RCE), o hace más de cinco años y tienen una autorización de residencia caducada o el certificado de inscripción en el RCE ha sido expedido hace más de cinco años.

Para confirmar su domicilio, los Ayuntamientos deberán enviar al INE un movimiento de “confirmación de domicilio (M CO)”, pero si durante las gestiones llevadas a cabo para obtener esta confirmación, el extranjero ha cambiado de domicilio en el municipio o ha variado alguno de sus datos personales, NO será necesario remitir al INE un movimiento de “Confirmación de domicilio” ya que la propia modificación por cambio de domicilio (M CD) o la de datos personales (M PE) darán por resuelta la incidencia y a todos los efectos confirmada su residencia.

Por tanto, a diferencia de los ENCSARP en los que SI es necesario enviar un movimiento explicito de renovación (M RN) que podrá contener además nuevos datos de domicilio o personales, en este caso SOLO será preciso enviar un cambio de domicilio o una modificación de datos personales.

En este sentido es importante que todos aquellos movimientos que se aborden en relación a modificaciones en los datos personales de estos extranjeros sin intervención de los mismos (ya sea cambios en la titulación académica u otras modificaciones en sus datos) sean notificados a los mismos con la intención de constatar que el ciudadano sigue residiendo en el municipio y no distorsionar la realidad.

Para las modificaciones en los datos de ubicación del territorio sin intervención del ciudadano,  es importante realizar Movimientos de Rectificación de Domicilio (M RD) ya que estos no serán tenidas en cuenta por el INE a los efectos de confirmación de domicilio y, por tanto y lógicamente si no existe algunos de los movimientos descritos anteriormente, no se contabilizarán para las cifras anuales.

En las sucesivas reuniones del consejo de empadronamiento y desde la puesta en marcha de las incidencias para la consecución de la confirmación de residencia de los NO_ENCSARP, se ha ido trasladando a los Ayuntamientos un criterio progresivo en la contabilización de los mismos en relación a la obtención de cifras, siendo las cifras a 1 de enero de 2016 las últimas en las que se han aplicado estos criterios, ya que a partir de 1 de enero de 2017 no se contabilizará ninguna de las inscripciones para las que el INE haya comunicado alguna incidencia 141, 142 y 143 antes del 1 de octubre del año anterior y que continúen pendientes de gestión en el mes de marzo del año de referencia.

Otra de las consultas dentro del protocolo de gestión de este tipo de modificaciones es la relacionada con el modelo a cumplimentar para llevar a cabo la confirmación de residencia. Ni en la resolución anterior ni en la actual se ha publicado formulario orientativo, tal como se ha facilitado para la renovación de los ENCSARP, por lo cual cada Administración debe confeccionar la plantilla que considere más oportuna a dichos efectos.

A diferencia del tipo de Baja que se aplica a los ENCARP (por caducidad), la baja para este tipo de extranjeros se regirá por el procedimiento indicado en el trámite “Baja por inscripción indebida” y en el caso de que el interesado manifieste vivir habitualmente en otro país, se dará de baja por cambio de residencia sin más trámite.

Aprovecho las fechas en las que estamos para desearos un FELIZ 2017!!

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Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente. (ENCSARP)

extranjerosAunque creo que después de años practicando, la mayoría de Ayuntamientos tienen bastante claras las actuaciones a seguir en relación a la gestión de los Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente, comúnmente reconocidos con el acrónimo de ENCSARP, voy a incidir en algunos puntos que me parece interesante destacar.  

En primer lugar, recordar que mediante acuerdos del Consejo de Empadronamiento en sesión de 7 de noviembre de 2011, se aprobó la creación de la nueva incidencia 146.- Indicador de permanencia,  mediante la cual y a través de los ficheros de devolución mensuales, el INE informa de las adquisiciones y pérdidas de residencia permanente para este colectivo y que durante el mes de mayo de 2012, se remitió un primer fichero, con extensión 146, que permitía realizar la carga inicial de esta información.

Si la aplicación de padrón permite la carga de este dato y además es bien visible, cuando un extranjero de estas características acuda al Ayuntamiento para cualquier otro trámite, sea o no de padrón, se le podrá invitar a renovar su residencia, derivándose de esta práctica las siguientes ventajas:

  • Reduciremos el volumen de preavisos remitidos por el INE en los ficheros mensuales (111 – Comunicación de la fecha de caducidad de la inscripción de los ENCSARP,  (preavisos que se produce con 3 meses de antelación a la caducidad)
  • Aumentaremos la calidad del servicio al ciudadano al evitar al ciudadano posteriores comparecencias para realizar una expresa renovación de su residencia.
  • Ganaremos en eficiencia al evitar gestiones y costes.

La renovación de la residencia para los ENCSARP ha de producirse cómo mínimo cada dos años desde su última renovación o desde su ultima fecha de alta,  pero en ningún caso la normativa hace mención a que no pueda llevarse a cabo en periodos inferiores a los 2 años, computándose un nuevo plazo de dos años a partir del momento en que se genera el nuevo movimiento de Renovación.

Además, en base a la carga periódica de la incidencia 146, que actualizaría sistemáticamente esa circunstancia, permitiría disminuir los errores que se producen al generar una renovación o una baja por caducidad para un habitante que ya NO es ENCSARP y que en consecuencia generaría los errores 78 – Modificación no encontrada, o bien 75 – Baja no encontrada, movimiento que deberá eliminarse ya que la acción que la motivó carecería de efectos desde el momento en que se ha adquirido la residencia permanente.

Es importante tener en cuenta que para los casos en que se remite una Modificación por Renovación que además incluye un cambio en los datos personales o en el domicilio y ha sido devuelta por el INE por los errores citados en el anterior párrafo, deberá eliminarse la modificación por Renovación y VOLVER a remitir el resto de modificaciones que iban incluidas en el movimiento que se envió al INE.

En relación a otras cuestiones planteadas en este mismo ámbito, destacaría las siguientes:

  • Para declarar la caducidad de la inscripción y acordar la baja se precisa de una resolución motivada del Alcalde (Decreto de o resolución de Alcaldía), que deberá ser notificada por los procedimientos previstos en la Ley 39/2015, siendo la fecha de la baja la correspondiente a la notificación.  Si la notificación no puede ser practicada deberá recogerse la fecha de publicación en el BOP (fecha que siempre será posterior a la fecha de caducidad)
  • Mientras no se tenga constancia del resultado de la notificación o se haya realizado la publicación en el BOP, se puede producir la renovación. 
  • Si la renovación se produjese antes de que se mecanice la baja pero no disponemos del acuse de recibo o no ha llegado en su tiempo límite, se puede optar por no mecanizar la baja y hacer la renovación, aunque esto implicaría que si ha habido una resolución motivada por el Alcalde, deba hacerse una Anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. 
  • Si el habitante quiere hacer la renovación cuando ya se ha hecho la resolución de alcaldía, pero aun no se ha notificado al habitante se deberá hacer una anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. Esto deshará la resolución de baja de este habitante y permitirá que renueve su empadronamiento. 
  • Si el ENCSARP se presenta en el Ayuntamiento una vez ha estado dado de baja por caducidad, se deberá realizar un Alta por Omisión. El alta y la baja en ningún caso podrán tener la misma fecha.

Si alguien considera que puede matizar o aportar otras experiencias que promuevan buenas prácticas, que ¡no dude en añadir comentarios a esta entrada!

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¡Puesta al día de documentación padronal!

TejerPor  fin disponemos, en IDA_Padron, de documentación actualizada con las novedades habidas en los últimos años en los ficheros de devolución mensuales tras la puesta en marcha de nuevos errores o ampliación de la finalidad de algunos,  así como la relativa a los formatos y características de los diferentes ficheros de intercambio con el INE.

Probablemente y  por mi condición de consultora en el ámbito de atención al cliente valoro MUY positivamente el poder contar con esta documentación que, en su ausencia, nos abocaba a laboriosas búsquedas entre documentos y comunicados emitidos por el INE,  a partir de los diferentes acuerdos del Consejo de Empadronamiento.

Destacar la actualización de los siguientes documentos:

El primero de ellos, que seguramente tendrá más valor para los diseñadores de software porque describe el formato de los diferentes ficheros de intercambio que gestionan los Ayuntamientos con el INE,  contempla entre otros y por ejemplo, las “nuevas” claves de variación para extranjeros, las nuevas partículas de los apellidos, ejemplos de pseudovías, diferentes aclaraciones y supresión de referencias obsoletas como INDALO, etc.

Recordar que este documento, cuyas raíces las encontrábamos en el Anexo I y siguientes de la derogada resolución de 1 de abril de 1997, acertadamente, no se ha incluido en la vigente Resolución de 30 de enero de 2015, para permitir su continua actualización.

El segundo documento, teniendo en cuenta que una buena parte del tiempo que dedicamos a la gestión del padrón la invertimos en depurar los datos a través de los ficheros de devolución mensuales, nos ofrece una estupenda guía para la gestión y depuración de los diferentes errores. En este documento se especifican, para cada tipo de error, las actuaciones que deberá llevar a cabo el Ayuntamiento para subsanarlos.

Aunque en este artículo no voy a entrar en el detalle de las diferencias, entre otras cosas porque no lo he revisado en la profundidad que se merece,  si he repasado de forma rápida las aclaraciones adicionales de alguno de los errores / incidencias, prestando atención en aquellas que habitualmente muestran dudas de gestión y, sinceramente, me sorprende la calidad del detalle.

Así mismo he visto actualizado, en el portal IDA_Padron,  el contenido referente a “Errores / Incidencias” que se encuentra en el apartado “Tablas Auxiliares”, mostrando la descripción actualizada para cada error y se han obviado las actuaciones a seguir para cada uno, citando que pueden encontrarse en el documento de Normas para el tratamiento de errores y detallando para cada error si es o no rechazable o tiene afectación en el proceso de cifras. Supongo que como todos nuestros clientes, también tengo derecho a sugerir, y hubiera estado bien que para cada error se ofreciera un enlace a la documentación del mismo.

Esperemos que tras el esfuerzo para la puesta al día de la documentación, las novedades que puedan surgir en adelante, se sigan implementando de forma periódica y recurrente.

¡FELICIDADES a quienes lo hayan promovido y hayan participado!

 

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Alta ya existente en el municipio (Error 71) – Duplicado intramunicipal (Error 84)

silhouettes-616913_640Cuando el INE, a través del envío de los ficheros de intercambio mensuales recibidos del Ayuntamiento, detecta un posible duplicado, no lo carga en su base de datos y remite un aviso al Ayuntamiento mediante incidencia 71 – Alta ya existente en el municipio, con la finalidad de que éste revise en que circunstancia se ha podido producir dicha incidencia, pudiendo deberse principalmente a dos casuísticas:

  •  Que el alta del habitante, que NO está duplicado en el padrón, haya sido remitida al INE por segunda vez mediante un fichero de intercambio posterior al que la incluía inicialmente.
  • Que el habitante  figure, por error, duplicado en el padrón del Ayuntamiento.

Para el primer caso, el Ayuntamiento deberá contrastar el histórico y los datos del habitante con los que figuran en el INE para verificar que no existe alguna baja en el padrón que no esté repercutida en el INE y que, por tanto, al estar viva el alta anterior se haya generado el error 71. Si existiese esta baja y para solucionar esta situación, el Ayuntamiento deberá remitir al INE  los movimientos anteriores y posteriormente  el alta. Recomiendo hacerlo en diferentes ficheros de intercambio mensual y antes de remitirla comprobar que la baja ya ha sido consolidada.

En  el segundo caso, cuando el Ayuntamiento constata que el habitante sí que figura duplicado en su padrón, subsanará el error generando una baja en su padrón sin producir movimiento para el INE, es decir, en ningún caso remitirá una baja por duplicado u otro motivo ya que el resultado final sería la baja del único habitante que consta en su base de datos.

Téngase en cuenta que cuando se cometen ciertos errores en la remisión de movimientos al INE es muy complicado retroceder a la situación correcta ya que no se permite la carga de movimientos con fecha real anterior a la del último movimiento repercutido.

Otro tipo de error que de alguna forma enlazaría con lo expuesto, es el que se produce tras los contrastes periódicos llevados a cabo por el INE para detectar duplicados intramunicipales (Error 83) en los que el Ayuntamiento por diferentes motivos y, por ejemplo, tras haber inscrito a un habitante de dos formas diferentes y posteriormente haber modificado sus datos hasta llegar a hacerlos coincidentes, generando la duplicidad.

En el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE, se describe que para el error 83, el INE devolverá tantos registros como duplicados de la misma persona existan (que en general se reduciría a dos en los casos más habituales)  y  se indicarían en ambos registros los datos del duplicado (en los datos iniciales) y los datos con quien está duplicado (en los datos finales).

Actualmente no se están enviando esos pares de registros, aunque también la reciente Resolución describa que para este tipo de bajas que “El Instituto Nacional de Estadística comunicará a cada Ayuntamiento las repeticiones que detecte en su Padrón”, lo cual dificulta y sobre todo en aquellos casos en los que por extrañas razones, que seguro que las habrá, no existe tal duplicado en el padrón.

En los casos de duplicados inexistentes es aconsejable contactar con la delegación provincial para exponer los hechos y solicitarles que gestionen directamente la baja sobre su base de datos padronal asegurando cuales son los datos finales que van a constar y en su caso gestionar el envío de una modificación posterior para asegurar la coincidencia de los datos.

Recordemos que durante el proceso de cifras uno de esos dos duplicados no contabilizará, motivo por el cual es importante resolver la situación si existe el duplicado, aunque de no existir la duplicidad las cifras coincidirían, es aconsejable solucionarlo.

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Duplicados intermunicipales – Error 84 (Parte II)

Duplicados_intermuniciaplesEn un artículo anterior ya escribí sobre este tipo de incidencia,  pero tras la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, vuelvo a tratarlo para remarcar las novedades en relación a la derogada Resolución de 1 de abril de 1997.

En primer lugar destacar que, según se describe en el apartado 5.2.3.2.2 Duplicados intermunicipales de la actual Resolución, el primer trámite para abordar la gestión de dicho error ya no es intentar comunicarse con el ciudadano para averiguar cuál es su domicilio actual, sino que los Ayuntamientos implicados en la duplicidad y en concreto el que tenga encomendada por el INE la gestión (G en la posición 84 de la cola de errores), ha de iniciar las averiguaciones comunicándose con el otro Ayuntamiento afectado con la finalidad de intentar resolver la situación entre ambos.

Probablemente nadie se sorprenderá de esta novedad ya que es obvio que era y es la fórmula más óptima para resolver este tipo de incidencias en las que, en general, los Ayuntamientos implicados tendrán suficiente información para determinar las causas de dicha duplicidad sin tener que recurrir al ciudadano.

Además, en la nueva Resolución se matiza un aspecto importante en relación al tipo de baja a repercutir en ciertos casos, que en general acaban siendo los más habituales:

A partir de dicha información, respetando la inscripción del último movimiento firmado por el ciudadano, siempre se que se haya producido en el último año, y obviando las variaciones padronales realizadas de oficio, se procederá a la BAJA POR CAMBIO DE RESIDENCIA en el otro municipio.

Según el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”, en su actualización de diciembre de 1999 (creo que no hay actualizaciones posteriores), para la gestión del error 84, decía que el resultado de la actuación de los Ayuntamientos podía ser comunicada al INE mediante un rechazo informático (el del municipio en el que debía permanecer la inscripción) y,  por tanto,  otra de las novedades de la actual Resolución es que para esta incidencia no se van a permitir los rechazos informáticos:

  • Si en las comprobaciones de la documentación padronal se pusiera de manifiesto que el duplicado no existe por tratarse de personas diferentes, el Ayuntamiento rechazara la duplicidad, APORTANDO LA DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA AL INE. 
  • Si en el transcurso del procedimiento se produjera una discrepancia entre los municipios afectados, esta deberá formalizarse mediante el rechazo documental del duplicado remitido por el INE por parte del municipio que NO tiene atribuida la gestión (BDU84X) remitiéndolo a la respectiva delegación.

Será en el caso de que ambos Ayuntamientos no posean suficiente información para determinar en cual de los dos municipios debe permanecer la inscripción cuando se deba intentar contactar con el interesado para que manifieste cuál es la inscripción correcta. En el caso de que ninguno pueda localizar al ciudadano, uno de ellos acabará remitiendo al INE una baja por duplicado intermunicipal.

Para recabar los detalles, os emplazo a consultar la nueva Resolución

 

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Incidencia 113 – ENCSARPS caducados hace más de 4 años.

Encsarps_caducadosEn los acuerdos del  Consejo de Empadronamiento del pasado 6 de noviembre de 2014, se determinó la creación de esta nueva incidencia con el  propósito de realizar un último aviso a los Ayuntamientos sobre los ENCSARP (Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente) para los que el INE y tras preaviso a los Ayuntamientos no ha recibido respuesta alguna (comunicaciones efectuadas mediante el error 111 y 112 en los ficheros mensuales y de reparos respectivamente).

Este tipo de extranjeros, aún no habiéndose realizado gestión alguna por parte del Ayuntamiento,  no se contabilizan en las cifras pero siguen activos en la base de datos padronal del INE y tal como se expone en el acta de la sesión, al estar en este estado, afectan a la cesión de la información con fines estadísticos y administrativos, generando discrepancias entre las cifras poblacionales y la información cedida.

Siempre que surgen novedades en la gestión del padrón que afectan al comportamiento del software,  primeramente evalúo cómo implementarlas y en segundo lugar intento documentar de la mejor forma posible para que el usuario final no deba recabar más información que la que se le ofrece por pantalla, dado que  en el caso de la gestión de errores / incidencias se van sumando periódicamente nuevas casuísticas, descritas exclusivamente en las actas del Consejo de Empadronamiento y por tanto complicadas de consultar con el tiempo.

En este caso, y tras leer los acuerdos del consejo de empadronamiento, de los que extraigo literalmente lo siguiente:

.. poner en marcha un procedimiento de revisión de estas inscripciones, que consistiría en realizar una comunicación previa a los Ayuntamientos de las inscripciones de ENCSSARP que lleven más de 4 años caducadas, para que realicen las comprobaciones que se consideren oportunas y,  en su caso, proceder a efectuar la correspondiente baja por caducidad.

Transcurridos 4 meses desde esa comunicación sin que se hubiera recibido en el INE alguna variación que resuelva su situación (M RN antiguo no repercutida en base del INE, BBC u otro tipo de baja no repercutida o modificación que pudiera variar su condición de ENCSARP), se procediera a generar una BBC con error 101 en la base del INE, que se comunicará al Ayuntamiento en el correspondiente fichero de devolución mensual.

Finalmente se recordó que las comunicaciones de las BBC101 no eximirán a los Ayuntamientos de la obligación de notificar a los ciudadanos la baja por caducidad repercutida en el padrón de habitantes.

Me queda la duda de si en el caso de no poder remitir una renovación o una baja antigua, por no haberse hecho gestión alguna, pueden realizarse en este momento las acciones pertinentes para obtener la renovación a fecha actual o bien la baja por caducidad en su caso.

Por mi parte,  sobreentiendo que SI es posible realizar dicha gestión ya que este preaviso, antes de efectuarse la baja por parte del INE, mediante la incidencia 101 – Movimiento por acuerdo del Consejo de Empadronamiento o Sentencia Judicial,  se producirá 4 meses antes de la recepción de este último error.

No obstante espero que, al ser un porcentaje pequeño el  total de inscripciones de ENCSARPS en esta casuística,  22%  según el INE,  la mayoría no tengamos que gestionar esta nueva incidencia, ni ahora ni más adelante!

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Nombre y apellidos inválidos (Errores 51, 52 y 53 de depuración)

Diccionario_nombresyApellidosLa mayoría de los temas que publico a través de este espacio surgen a consecuencia de las conversaciones que mantengo con muchos de vosotros, pero aún y así reconozco que no tengo una perspectiva completa de vuestro día a día ya que, en general, mi relación con el Padrón de Habitantes está más en la linea de mejorar o “aliviar” aquellos procesos que puedan ser incorporados en la aplicación de la marca que represento y que probablemente nos une.

En esta faceta, y añadiendo dificultad al propósito, ni tan siquiera tengo acceso directo a las consultas ni acuerdos tomados por el Consejo de Empadronamiento,  cuyo contenido es solo accesible para ayuntamientos y usuarios autorizados por los mismos, y en cuyas actas, entre otros, se resuelven aspectos relevantes a tener en cuenta en la gestión o manejo de ciertas funcionalidades que deben resolver las aplicaciones.

Por tanto, en primer lugar os agradezco la colaboración continua y periódica que nos ofrecéis y, en segundo lugar os animo a que participéis, ya que aunque personalmente no tengo la oportunidad de debatir e influir directamente en dichos acuerdos, si que todos tenemos la posibilidad y el derecho de opinar sobre ellos.

Tras esta introducción y frente a la reiterada petición sobre la opinión que tengo sobre la gestión de los errores de depuración  51, 52 y 53, he decidido abordar este tema, que aunque no es nuevo y ya lleva varios años en funcionamiento, no deja de ser un tema recurrente al encontrarlos cada mes en los ficheros de intercambio.

Para empezar, debo trasladaros que me produce una gran confusión el propósito de esta depuración, del cual extraigo literalmente las aclaraciones recibidas en una circular del INE durante el año 2012:

El objetivo de los diccionarios  no es disponer de una relación correcta de nombres o apellidos sino que las distintas formas de transcripción (correctas o no) de un mismo nombre/apellido tengan el mismo código asociado, de forma que sea posible la identificación basada en códigos y por tanto, mejorar así la coordinación de los Padrones municipales. El objetivo es mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas.

¿Qué representa facilitar las búsquedas o mejorar la coordinación de los Padrones municipales? ¿Podríamos tener algunos ejemplos de cómo va a incidir este esfuerzo en ese propósito?

Sin más detalles, me resulta difícil entenderlo, ya que si actualmente existen problemas para diferenciar personas que tienen el mismo nombre y apellidos con misma fecha de nacimiento y sin documento (en general  menores),  me da que pensar que ahora se sumarán nuevos casos, al tratar todo sinónimo o asociación de apellidos o hipocorísticos de los nombres (véase Francisco como Paco, Pancho, Curro, etc..) ,  a los casos ya existentes.

Sobreentendiendo que en la finalidad ha de haber un claro beneficio que no entendemos muchos de nosotros , en otro orden de cosas, creo que el punto más crítico de este tratamiento es el que se deriva de la gestión de dichos errores, para los cuales, el mejor aliado ha de ser la imaginación, ya que aspectos como la fonética, posibles variantes ortográficas en la escritura de los mismos, parecidos razonables, permutación de partículas o caracteres y otros trucos, son los que nos deberán permitir, de una forma muy poco objetiva, alcanzar el propósito y no desquiciarnos en el intento.

Si a todo esto le añadimos que el mayor volumen de gestión se concentra en los casos de apellidos y nombres extranjeros, DE TODAS LAS NACIONES DEL MUNDO, tenemos dos opciones: o contratamos a un experto en antroponimia o tiramos la toalla.

Para ilustrarlo, me voy a remitir a uno de los ejemplos del manual facilitado por el INE para realizar las propuestas de codificación, en este caso en relación al error 51 del ejemplo del nombre propio AMANANDA, una vez comprobado, por el Ayuntamiento, que el nombre es correcto y no ha habido error de transcripción al mecanizarlo en el padrón de habitantes:

Desde el subsistema del INE, se comprobará si no ha sido gestionado por otro Ayuntamiento y por tanto sigue pendiente de codificar, en cuyo caso, el primer consejo que se nos propone es la búsqueda de este literal con el operador “Parecido”, que devuelve según el ejemplo, los siguientes literales: AMARANDA, AMARANDO, AMARANDA y ARANADA

Ante estos resultados, se propone otra comprobación, eliminado la primera vocal y buscando el valor “parecido a” MANANDA, que devuelve el siguiente resultado: AMANDA

En este caso, sugiere que lo asociemos a AMANDA y en la causa de asociación seleccionemos “Error de transcripción, Sinónimo o Traducción, en espera de que los servicios centrales la acepten o rechacen, pudiendo estos, solicitar información complementaria a la Ayuntamiento

Para escribir este artículo, a parte de las consultas que nos habéis trasladado, he intentado documentarme y he encontrado artículos muy interesantes, sorprendentes y muy variados según la antroponimia de cada cultura, a través de los cuales he podido sentir un gran desaliento, entendido como el que se produce cuando se percibe la magnitud de lo que sería necesario aprender para desenvolverse con soltura.

En el documento de aclaraciones sobre la gestión de estos errores de fecha 27 de junio de 2012, trasladado por el INE a los Ayuntamientos, se destacaba lo siguiente:

El INE respondió que eran conscientes de la dificultad que entrañaba su gestión, pero que estas incidencias no tenían repercusión en las cifras de población, se trataba de errores de depuración  y tenían el objetivo, ya señalado, de mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas. Tarea que sería abordada por los Ayuntamientos en la medida de sus posibilidades.

Y tras esta más que demostrada dificultad,  me pregunto:

Si las propuestas hechas por cada institución han de ser aprobadas por los Servicios Centrales del INE, debo entender que disponen de personal experto en estas materias, que las revisa y aprueba o rechaza y siendo así ¿por qué la gestión de esos errores de depuración no se realiza directamente desde los servicios centrales, con la calidad y profesionalidad que merece?

¿Estamos ante un proceso de duración infinita porque el diccionario de nombres y apellidos se va creando a partir de la llegada y empadronamiento de nuevos extranjeros a nuestros municipios?

¡Zapatero a tus zapatos!

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Errores 75-78: Baja y Modificación no encontrada en el mismo municipio

Errores_no_encontradosEn algunos de mis anteriores artículos he hablado de Errores/Incidencias e incluso, para tenerlos bien clasificados, los he agrupado en este blog, bajo esa categoría, lo cual ha disparado, en ámbitos ajenos a la gestión padronal, una cierta curiosidad por conocer cómo sobrevienen tantas consultas y debates en torno a estos temas, ya que su percepción dista mucho de lo que realmente es la gestión del Padrón de Habitantes,  siendo que la mayoría lo resumiría como un mantenimiento básico de los datos del ciudadano y su residencia y la consecuente generación de certificados y volantes acreditativos de sus datos.

Es por ello y para ellos, que voy a empezar este artículo describiendo la “letra pequeña”  que se obvia tras esa primera percepción (los que ya gestionáis el padrón podéis saltaros directamente los próximos tres párrafos)

A partir de todas las solicitudes que se atienden e incorporan en el Padrón Municipal de Habitantes, cada Ayuntamiento remite al INE, el penúltimo día del mes, un fichero estandarizado con todos los movimientos que se han generado en su municipio. El INE dispone de una plataforma específica para que le sean remitidos estos ficheros, así como un programa que valida previamente aspectos básicos de los mismos.

El INE, tras la recepción de todos los ficheros municipales recibidos, los carga en una base de datos única y se encarga de gestionar la coordinación entre todos ellos, de forma que, y por ejemplo,  para todas las Altas que recibe, comunica a cada municipio de procedencia, la necesidad de repercutir una baja. Todas estas comunicaciones las reporta mediante un fichero individualizado para cada Ayuntamiento,  al que denominamos, fichero de errores / incidencias o de colas de errores y que deben descargar, cada mes, a través de la citada plataforma.

Para cada habitante y tras los datos de identificación del mismo, se adiciona, en una estructura de 150 posiciones, una/s marca/s que determinan el error o comunicación sobre cada habitante devuelto. Estos errores están clasificados por el INE en categorías, pudiendo ser: Invalidantes, de contraste, de gestión, de reclamación, de depuración, etc.. Algunos de ellos pueden afectar a cifras y generar discrepancias en el proceso anual de conciliación que se lleva a cabo entre el INE y los Ayuntamientos. En anteriores artículos, podéis haceros a la idea sobre algunos de ellos.

Y tras esta básica introducción, que creo que permitirá a los neófitos entender una parte de los mecanismos elementales de la gestión padronal, voy a abordar el propósito de este artículo, matizando que justamente la aclaración que vengo a trasladar es el fruto del conocimiento, podría decir “empírico” que nos proporciona nuestra labor de consultores en la resolución de dudas en dicha gestión, ya que no he sabido encontrar documentación al respecto que matice la ampliación de estos errores.

Los errores 75 (Baja no encontrada en el mismo municipio) y 78 (Modificación no encontrada) inicialmente eran errores que exclusivamente se generaban al enviar Modificaciones o Bajas que el INE no podía aplicar sobre ningún habitante, habitualmente producidos por la omisión del envío del alta inicial al INE o bien por no haber tratado y reenviado el alta o movimiento anterior que generó el error invalidante que no permitió su carga.

Actualmente, estos tipos de errores se devuelven también para movimientos de Renovación de Extranjeros, confirmación de domicilio o Bajas por Caducidad, cuando éstos ya han adquirido la residencia permanente o bien ya poseen la nacionalidad española.

En relación al error 78 y cuando se produzca en un movimiento de renovación de extranjeros, deberá comprobarse si el ciudadano ya posee la residencia permanente, en cuyo caso deberá deshacerse el movimiento y realizar diligencia, indicando la nulidad del trámite y comunicando dicha circunstancia al afectado.

Para el error 75 y en el caso de haberse cursado una baja por caducidad (comprobado que el alta se remitió), deberá comprobarse si el ciudadano ya NO es ENCSARP (Extranjero No Comunitario Sin Autorización de Residencia Permanente), y en este caso, dado que el motivo que desencadenó la tramitación del expediente ya no le es aplicable, deshacer la baja. En mi opinión y dado que es probable que el ciudadano ya no resida en el municipio, debería iniciarse otro procedimiento de baja de Oficio, pero esta vez enmarcado dentro de la normativa aplicable a este otro tipo de personas y características.

Os emplazo, como siempre, a que participéis, complementando o matizando cualquiera de las conclusiones expuestas.

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Error 85 – Modificación RD (Rectificación de datos territoriales) pendiente de confirmación

FicherosOCuando en un próximo futuro se implante el anunciado sistema SIG_PT (Sistema Integrado de Gestión de Población y Territorio)  en el que se dispondrá de una base de datos integrada del territorio, consecuencia de cruces de información de diversos orígenes,  muchas cosas cambiaran, seguro que para mejor, en la gestión del Padrón, pero hasta que no llegue ese momento, tendremos que convivir con los tediosos movimientos de rectificación de datos territoriales sin intervención del habitante (M RD), en el que los Ayuntamientos deberán repercutir para cada uno de los habitantes afectados, la correspondiente variación a remitir al INE en los ficheros mensuales.

El actual sistema plantea numerosas dudas y precisa de sistemáticas que no están descritas en ningún documento y,  en ocasiones con directivas diferentes según la delegación provincial a la que se consulte.  Por citar algunos ejemplos, nos encontramos ante instrucciones diversas como la de que para realizar un cambio de NIE (Número de Identificación Electoral) a un ciudadano, ha de realizarse mediante M RD, justificando que se produce sin intervención del habitante, o por ejemplo, que cualquier cambio puntual en un número de vivienda (NHOP) no debe realizarse mediante este tipo de variación sino comunicándolo por otros medios a la Delegación correspondiente,  o incluso que para el cambio de denominación de una Unidad poblacional no es preciso ni aconsejable reflejarlo mediante este tipo de movimiento en los habitantes.

Como fabricantes de software, nuestra postura es dotar al sistema de un comportamiento que pueda cubrir, en la medida de lo posible, cualquier necesidad que sea susceptible de interpretación y que en última instancia sea el Ayuntamiento quien gestione su padrón acorde a las instrucciones de su delegación.

Y al hilo del enunciado de este artículo y a consecuencia de una de las últimas circulares que ha remitido alguna delegación provincial a sus Ayuntamientos respecto a los trabajos preliminares para la puesta en marcha del error 85 – Modificación RD pendiente de confirmación, aprovecho la ocasión para motivar la revisión y remisión del fichero O al INE, resolviendo aquellas discrepancias derivadas de cualquier casuística que haya podido dejar de comunicar alguno de estos cambios territoriales, ya que este proceso ofrece una forma sencilla y rápida de minimizar el impacto de este futuro error.

Recordemos que en la circular del INE en el que se dan detalles para este tipo de ficheros (O), se dice que los registros que figuran en este, serán los de aquellos habitantes que tengan alguna variación en los datos de los campos tras variación, descartando los que se contrastan en el apartado VI de la Resolución de 25 de Octubre de 2005 y además los campos Bloque, Portal, Escalera, Planta y Puerta, Provincia, Municipio y Consulado de Procedencia, es decir que, en este fichero, podemos encontrar discrepancias en los siguientes campos:

Distrito, Sección, Unidad Poblacional, Vía, Número de policía, Tipo de Numeración, Tipo de Hoja, NIE, Número de hoja (vivienda), Sexo, Dígito de Control del documento, Nivel de estudios y Nacionalidad.

Como siempre, os emplazo a trasladarnos cualquier duda que os surja al respecto!

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Duplicados Intermunicipales (error 84)

RnLa tendencia es que este tipo de error, debido a una mayor depuración y contraste de los datos por parte del INE, sea cada vez sea menos habitual pero, aún y así, periódica y puntualmente lo encontramos en los ficheros de devolución mensuales.

Aunque  existen diferentes motivos por los que se pueden producir, me centraré en una de las casuísticas en las que me lo he encontrado, con la pretensión de abordar su resolución en la forma que, en mi opinión, debería resolverse.

Supongamos que un ciudadano, previamente empadronado, se traslada a otro municipio  y procede a realizar su nueva inscripción, pero en este caso con unos datos diferentes -ya sea por errores tipográficos cometidos por alguno de los Ayuntamientos en campos como el nombre, apellidos, tipo de documento o fecha de nacimiento o por haber variado alguno de estos datos con la adquisición de un nuevo tipo de documento, etc..

En la casuística descrita,  al remitir esta segunda Alta al INE, éste no podrá detectar que es la misma persona que la anteriormente inscrita y por consiguiente no efectuará el correspondiente aviso de baja por cambio de residencia al municipio de procedencia.

En general, la duplicidad aflorará posteriormente, cuándo y por ejemplo el ciudadano comunique sus nuevos datos o bien se traslade al primer municipio y pretenda empadronarse de nuevo, frente a lo cual el Ayuntamiento le comunicará que YA figura empadronado y le instará en su caso, a realizar un cambio de domicilio y/o una modificación de datos personales, con  la consiguiente remisión al INE del movimiento, que finalmente acabará produciendo la duplicidad.

En consecuencia de esta duplicidad, el INE remitirá a cada uno de los Ayuntamientos implicados un registro con error 84, indicándole a uno de ellos – mediante la letra “G” en la posición 84 – que deberá realizar la gestión (que será el Ayuntamiento que tenga un movimiento con la fecha de variación más próxima a la actual) y por tanto será el municipio en el que, con más probabilidad persista el empadronamiento.

Dicha gestión requerirá poner en conocimiento del ciudadano la ambigüedad, instándole a que se pronuncie en relación al municipio en el que reside actualmente.  Un trámite que en la mayoría de los casos será incomprensible para éste y para cuya resolución se ha instrumentado un mecanismo que finalizará con un tipo de baja específica (baja por duplicado intermunicipal – B DU), que en ningún caso reflejará las circunstancias reales de estancia en el municipio para ese ciudadano.

No hemos de olvidar que el Artículo 62 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales deja bien claro que:  “Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad”

Por todo ello y en mi opinión, siempre que sea posible, se intentará recabar la información necesaria para resolver la duplicidad en la forma más acorde a la realidad, contactando para ello con el Ayuntamiento con el que se ha producido la duplicidad (requiriendo las pruebas documentales que lo justifiquen) y en su caso realizando los correspondientes movimientos en el padrón de habitantes, que en nuestro ejemplo se repercutirían mediante una baja y la correspondiente y posterior alta (en general sin remitir al INE).

Actualmente y debido a las limitaciones del sistema (carencia de contra-movimientos que permitan anular ciertos movimientos en el INE),  en ocasiones, será necesario buscar fórmulas alternativas, que deberá proporcionar cada aplicación, para resolver la comunicación al INE sin necesidad de distorsionar la realidad “descubierta”.

No obstante, y en el caso de remitir otro tipo de baja (por ejemplo, por cambio de residencia), no me consta que se produzca ninguna comunicación por parte del INE, ya que finalmente el propósito que se persigue es deshacer la duplicidad, aunque algunas delegaciones requieran explicitamente la remisión de una baja por duplicado que podrá generarse, en nuestro caso y desde nuestra aplicación, a través de la propia gestión de errores.

 

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