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Emisión de certificados con sello electrónico de órgano (Parte 2)

AutoEn relación a las aclaraciones realizadas en la sesión celebrada, este pasado 4 de julio, por el Consejo de Empadronamiento y dado que en Julio de 2015 le dediqué un artículo  a este tema http://blogpadron.absis.es/emision-de-certificados-con-sello-electronico/, en el que me refería a la  posibilidad de emitir certificados de empadronamiento con sello de órgano, concluyendo que mediante la redacción del apartado 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 NO era posible adherirse a esta “fórmula” de firma, hecho confirmado por el Consejo de Empadronamiento en su sesión de 6 de noviembre de 2014, citando que este aspecto sería matizado en la referida Ley que estaba a punto de publicarse, y que se publicó el 30 de enero de 2015, he creído indispensable tratar nuevamente el tema.

El 1 de octubre de ese mismo año, con la publicación de la ley 40/2015 y en concreto a través de los artículos 41.1 y 42.1, se da un giro,  “esperado por todos”,  al describirse en qué casos puede utilizarse este sistema de firma y detallando lo que se entiende por actuación administrativa automatizada:

  • Actuación administrativa automatizada: Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
  • En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: Con sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónico o bien con un Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

En base a los preliminares anteriores, el Consejo de Empadronamiento, en su su ultima sesión (4 de julio) y en la consulta 2, sobre la posibilidad de utilizar el sello electrónico de órgano en el ámbito descrito, concluye:

En consecuencia, se puede entender que el certificado de empadronamiento es una actuación administrativa automatizada siempre que se den los requisitos anteriores. Por el contrario, cuando la elaboración del certificado requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación, se considera que no puede calificarse como una de tales actuaciones.

Aunque la anterior redacción pudiera generar dudas en relación al matiz: “requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación” y sobre todo en el escenario en que dicho certificado debiera expedirse de forma presencial,  bajo mi punto de vista, solo  deberían excluirse aquellos casos en los que, para recabar los datos, el funcionario tuviese que realizar consultas a archivos o incluso a sistemas informáticos con el resultado de tener que confeccionar o componer un documento expreso y personalizado para cada uno, es decir, SOLO debería ser posible firmarlos con sello de órgano en aquellos casos en los que el sistema, lógicamente informatizado, ofrezca la posibilidad de consultar y expedir de forma automática ese certificado sin posibilidad de manipulación por parte del personal que los expide.

El Consejo de Empadronamiento también hizo hincapié en que para las certificaciones firmadas con sello electrónico de la Secretaría del Ayuntamiento (sello de órgano) sean válidas, es preciso que previamente se haya dictado por el órgano municipal competente una resolución/acuerdo donde se determine que se trata de una de actuación administrativa automatizada con los requisitos que establece el art. 41.2 de la Ley 40/2015, así como que para tal actuación puede utilizarse el sello de órgano (42 de la Ley 40/2015), previamente creado, con los requisitos establecidos en los arts. 40 de la Ley 40/20155 y 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (este Real Decreto está parcialmente derogado, pero el art. 19 sigue en vigor en tanto se publique un nuevo Real Decreto de desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015).

Llegados a este punto y con la convicción de que muchas corporaciones van a sistematizar la expedición de sus certificados, por la comodidad y eficiencia que va a comportar para todas las partes, cabe preguntarse ¿Qué valor aporta disponer de forma diferenciada de volantes o certificados si ambos pueden obtenerse bajo las mismas premisas y fórmula y el certificado garantiza  la acreditación la residencia y domicilio habitual, a diferencia del volante que es un documento de carácter informativo?

 

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Certificados de empadronamiento y Visto Bueno

Visto_bueno

Iniciando mi quinto año desde que inauguré este blog, en ocasiones, me preguntan si me queda mucho más que contar sobre el Padrón de Habitantes y mi respuesta es que, mientras existan clientes, siempre existirán consultas e inquietudes por resolver o debatir.

Y esta vez una de las dudas que recientemente nos ha trasladado un cliente es la que hace referencia al “Visto Bueno” en los certificados de empadronamiento y que según el artículo 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 por la que se dictan  instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, detalla lo siguiente:

La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Resaltando que, en el redactado anterior y para la expedición de certificados,  no se hace distinción alguna sobre si  el documento será firmado de forma manuscrita o electrónica, poniendo ambos formatos bajo el mismo paraguas.

En mi opinión hay diferencias muy notables que harían que la conformidad no fuera necesario en el caso de la firma electrónica, ya que en esta resultaría redundante según deduzco de las siguientes definiciones:

Para describir la expresión “Visto Bueno”, encontramos definiciones que lo detallan como “fórmula que se coloca en ciertos documentos para especificar que quien firma, certifica que todo se ajusta a derecho y que el documento en cuestión fue expedido por un individuo habilitado para tal fin”.

Si recordamos el significado del concepto “Firma electrónica” podemos encontrar la siguiente definición u otras muy similares: La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado de forma que los datos que utilice el firmante para realizar la firma sean únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no se pueda decir que no ha firmado el documento.

Por tanto, si cruzamos ambas definiciones, estaríamos viendo que el propósito del “Visto Bueno” ya lo suple la propia firma electrónica, ya que ésta aporta la Autenticidad del firmante y todo ello verificable, sin necesidad de que un tercero (entendido como persona física) de fe de la identidad del firmante y la autenticidad del documento firmado.

Si alguien quisiera entender que la conformidad, en este caso, tuviese un matiz diferente y se refiriese al efecto de “dar el visto bueno”, para que otro pudiera acometer este tipo de documentos, también debo matizar que no sería necesario hacerlo para cada uno de los documentos que se expiden, ya que se obtienen de forma sistemática mediante una plantilla estándar y con la información existente en una base de datos en la que se almacenan de forma ordenada y normalizada los mismos.

Os invito, como siempre, a participar y compartir opiniones.

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Expedición de volantes y certificados por domicilio ¿es necesario el consentimiento de todos los inscritos?

Consentimiento

Es frecuente la inquietud que genera, para las corporaciones,  la necesidad de obtener el consentimiento de todos los inscritos en un domicilio para la expedición de documentos, tanto en la faceta de como recabar dicha información en la forma más eficaz, como en la de mecanizar de forma clara esta condición en la diversidad de casos que se presentan.

Recordemos que la Resolución de 30 de enero de 2015, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del padrón Municipal (BOE 71 de 24 de marzo de 2015), hace referencia a la expedición de certificados y volantes en los siguientes términos:

Para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas.

Reflejo de estas inquietudes, se presentó recientemente un escrito a la Autoridad Catalana de Protección de Datos en el que, el Ayuntamiento que lo suscribía, solicitaba la opinión de esta Autoridad en relación a la emisión de certificados en que debiesen aparecer los datos de las vecinos inscritos en un mismo domicilio (descarto expresamente el término “Convivencia”, que es un concepto que a mi entender está fuera del alcance del padrón), especificando que en estos certificados, emitidos a petición de los interesados y por parte de esta corporación, se hacen constar los datos padronales completos del peticionario, su dirección de empadronamiento y solo el nombre y apellidos del resto de personas empadronadas en el mismo domicilio.

La consulta planteaba si en el supuesto anterior era necesario solicitar el consentimiento expreso de todas las personas inscritas en el domicilio para la emisión de los certificados que pretendan acreditar este hecho.

El dictamen a dicha consulta, subido en octubre de 2017 al portal de la Autoridad Catalana de Protección de Datos, lo podéis encontrar a través del siguiente enlace, del que también os facilito, seguidamente, la traducción:

http://apdcat.gencat.cat/ca/documentacio/resolucions-dictamens-i-informes/cercador/cercador-detall/CNS-43-2017-00001

La inclusión en los certificados o volantes de empadronamiento de los datos identificativos relativos al nombre y apellidos de todas las personas empadronadas en un mismo domicilio a los efectos de acreditar la convivencia a solicitud de estas personas, no sería contraria a la normativa de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con el artículo 6 de la LOPD en conexión con el artículo 7.f) de la Directiva   95/46/CE de protección de datos o, cuando sea preciso, con el artículo  6.1.e) de l’RGPD.

Es decir y a modo de síntesis, SE PUEDEN emitir certificados en los que figuren todos los miembros inscritos en un mismo domicilio si en la identificación de los inscritos (no el solicitante),  se hace referencia EXCLUSIVAMENTE a su nombre y apellidos, sin que sea preciso obtener el consentimiento del resto de miembros.

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Tipos de hoja: Colectiva y Familiar

Familiar

Cada día es más frecuente la petición, por parte de los ciudadanos, de certificados o justificantes históricos “familiares” para la gestión de trámites como aceptación de herencias, divorcios, adjudicaciones de ayudas por motivos diversos, etc…

En el acta de la sesión celebrada el 3 de noviembre de 2016 se anunciaba que “con objeto de avanzar en la prestación de servicios horizontales al ciudadano, se estaba trabajando en la posibilidad de utilizar la Plataforma de Intermediación para que no tengan que pedirse al ciudadano certificados padronales de históricos de residencia, a una fecha concreta y de convivencia”

No dudo que es importante avanzar en esta línea ya que en la dinámica de no aportar documentación que obra en poder de otras administraciones y no debiendo requerirse este tipo de información al ciudadano, se hace necesario buscar alternativas que faciliten el compromiso.

En muchas ocasiones al requerir justificantes “familiares”, se traslada al Ayuntamiento una petición incorrecta y en muchos casos fuera del alcance del Padrón de Habitantes, ya que en éste únicamente constan personas y domicilios, y por ello solo podrían deducirse certificaciones que acreditasen que una o varias personas habitan en un domicilio o que lo habitaron en el pasado.

La normativa vigente, igual que la anterior, clasifica las hojas padronales en dos tipos:  Colectivas o Familiares, por lo cual y si nos dejáramos llevar por la intuición, parecería que en este último tipo de hojas, solo podríamos empadronar a personas que tuvieran algún vínculo de parentesco y en consecuencia usaríamos el tipo “Colectivo” para el resto de empadronamientos, pero esto no es así, ya que en la actual normativa se hace mención a estos dos tipos de hojas en la siguiente forma y dentro del apartado  “3. Casos especiales de empadronamiento”

Empadronamiento en establecimientos colectivos. Cuando el alta se produzca en un establecimiento colectivo (residencias, conventos, etc.) la autorización deberá ser suscrita por la persona que ostente la dirección del mismo. En estos casos se hará constar en el apartado «tipo de vivienda» de la hoja padronal la mención «colectiva». En los demás casos, el tipo de vivienda es «familiar».

Además y en alusión al tipo de hoja, se especifica que “Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual”, aunque quizá deberíamos dudar de cómo habría que actuar en el caso de parejas que estuvieran conviviendo en una misma habitación o apartamento dentro de ese tipo de establecimientos (caso complicado de contemplar en la actual estructura de hojas).

Si retrocedemos en el tiempo y damos un vistazo a los formularios sobre el Censo de Población y Viviendas del año 2001, encontraremos esta definición sobre los establecimientos colectivos: “Son viviendas o edificios destinados a ser habitados por un grupo de personas que no constituyen familia, sometidas a una autoridad o régimen común, o unidas por objetivos o intereses personales comunes”

En el caso de las casas de huéspedes o arrendamiento de habitaciones en un mismo domicilio o familias que alquilan una o varias habitaciones y atendiendo a las diferentes circunstancias que pueden confluir en una misma dirección, podríamos estar ante el dilema de si considerarlas de tipo familiar o colectiva ¿o bien compaginar varias hojas en un mismo domicilio que atiendan a dichas distribuciones?

Por tanto y retomando el análisis de la propuesta relativa a la utilización de la Plataforma de Intermediación para emitir justificantes históricos de residencia, se intuye que la única forma en que podrían obtenerse dichos justificantes sería a partir del contraste de todos los campos que identifican la dirección o bien por el número de vivienda, de manera que se relacionasen todas aquellas personas inscritas a una fecha en esa vivienda, considerando adicionalmente el carácter de la hoja (familiar o colectiva).

Entendiendo las diferentes fórmulas aplicadas por los Ayuntamientos para inscribir a los vecinos en relación al concepto “Hoja Padronal”,  sería de vital importancia garantizar que la información proporcionada siguiese unos criterios objetivos fuera cual fuese el canal por el que se solicitase y se pudiera asegurar que todas las direcciones tienen un identificador único y que no hayan viviendas en una misma dirección con identificadores diferentes.

¿Para cuándo la puesta en marcha de las anunciadas incidencias 133 – NHOP correspondiente a varias direcciones y 134 – NHOP distinto en una misma dirección, en sesión del Pleno del Consejo de Empadronamiento de 13 de noviembre de 2012?

Sinceramente, creo que la pretensión de prestar el servicio anunciado es acertada pero, a corto plazo, lo considero un reto complicado.

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Volantes y certificados firmados electrónicamente

Libro_movilRecientemente hemos incorporado en el Padrón de Habitantes la posibilidad de firmar electrónicamente los certificados, volantes u otros documentos solicitados por el ciudadano u otras administraciones a través de este, ampliando la ya existente posibilidad de obtenerlos o solicitarlos por medios telemáticos, a través de la Sede.

Para los casos en que dichos documentos deban imprimirse, el artículo 27 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, dice lo siguiente:

“Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor”

Y aunque en la Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre gestión del Padrón Municipal se establece que el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal, hemos optado por incluir la posibilidad de añadirle la firma  o sello de Entidad.

El Código Seguro de Verificación (CSV) permitirá que cualquier destinatario del documento pueda contrastar, en línea, la autenticidad de esa copia impresa en papel mediante el cotejo del documento electrónico original a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento, ya sea mediante este código o usando un lector de código QR (en nuestro caso). Además, la firma de Entidad permitirá  verificar que quién lo emitió es el Ayuntamiento al que se refiere el empadronamiento y que en consecuencia y de forma implícita, no estamos ante una página de suplantación de identidad.

Si analizamos la fórmula utilizada hasta ahora en su versión tradicional, observaremos que existe una gran diferencia respecto al circuito descrito, ya que si antes no era necesario guardar los originales de esos documentos, ahora, y para el cometido que se le pretende, si será necesario hacerlo.

Dada la efímera vida de este tipo de documentos (su validez es de tres meses tras su expedición), se valoró la posibilidad de no guardarlos y ante una petición de validación por un tercero, generar el documento, (validando no superar la fecha de caducidad planificada) y, en consecuencia, construir una “foto” con los mismos datos que se facilitaron previamente al peticionario. Téngase en cuenta que en el Padrón de Habitantes es fácil reproducir el “momento” dado que se conserva fielmente el histórico de los habitantes y viviendas, además de ser un requisito en diferentes procesos de comunicación con el INE.

Aunque la estrategia era clara con respecto a los volantes, no lo era para el resto de documentos que debían ser firmados por un funcionario ya que en este caso la reconstrucción no tenía sentido si carecía de la pertinente firma y además, como ya he mencionado en artículos anteriores, los Certificados del Padrón de Habitantes no pueden ser expedidos por sistemas desatendidos tal como lo recoge la normativa vigente.

Habida cuenta de que este tipo de documentos, por sus antecedentes y su corta vida solo servirán en la que, en conceptos archivísticos, se conoce como la fase activa de su ciclo de vida, hemos considerado no otorgarles más utilidad que la descrita y por tanto no asociarlos a expediente o serie documental alguna, con el propósito de que una vez almacenados y agotada su vigencia, se puedan eliminar de forma automática.

Así mismo y para agilizar el circuito en la entrega de los certificados, próximamente dispondremos de la posibilidad de obtenerlos, una vez firmados, a través de la carpeta del ciudadano de la Sede municipal.

Espero que llegue el día en que el matiz que se le otorga al volante en relación al certificado desaparezca ya que a nadie acaba de convencer la diferencia por las connotaciones que claramente se le entreven, y que en un futuro próximo podamos hablar de un solo tipo de documento sin distinción ni matices.

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Emisión de Certificados ¿con sello electrónico?

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El sello electrónico o sello de órgano es un mecanismo de firma electrónica, que en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se define como: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.

Para entender mejor el concepto, os facilito algunos ejemplos en los que actualmente se está usando este tipo de certificado:  expedición automática de recibos de presentación por el registro electrónico, emisión de copias auténticas de documentos electrónicos, actuaciones automatizadas de comprobación y validación de datos, actos automáticos de comunicación con el ciudadano,  foliado automático de expedientes electrónicos, apertura y cierre de libros electrónicos (de decretos, de registro anual, etc), digitalización de documentos en soporte papel, emisión de volantes de empadronamiento, etc..

Durante la puesta en marcha de la Sede Electrónica Municipal, en alguno de los proyectos llevados a cabo, ha surgido la petición de incluir un trámite para la obtención de certificados de empadronamiento, pretendiendo darle el mismo tratamiento que a los volantes de empadronamiento, ante lo cual y para justificar la NO procedencia de habilitar este tipo de trámite, acudía a la derogada Resolución de 21 de julio de 1997 en la que se dictaban instrucciones técnicas sobre la actualización del padrón de habitantes, y en la que se recogía lo siguiente:

Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación conferida reglamentariamente.

Pero actualmente me resulta más sencillo justificarlo ya que el Consejo de Empadronamiento, en sesión de 6 de noviembre de 2014, abordó este tema y descartó taxativamente la propuesta relativa a la emisión de certificados mediante un proceso automatizado con sello electrónico en el que no exista una persona que se responsabilice de la firma, añadiendo que este aspecto sería matizado en la nueva Resolución que estaba a punto de publicarse y que finalmente lo hizo el 16 de Marzo de 2015, en la que queda publicado de la siguiente forma:

.. la certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento .. la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Tengamos en cuenta que dada la relevancia que ha ido tomando, para multitud de trámites, el Volante de empadronamiento, los certificados se van a requerir en ocasiones muy puntuales en las que la acreditación de la residencia sea probablemente un elemento determinante para resolver y es por ello que antes de emitirlos se deban tomar precauciones, entre otras, asegurar que no existen comunicaciones del INE pendientes de tratar, tanto en lo que respecta a bajas pendientes de incorporar como a expedientes en curso que pudieran afectar tanto al ciudadano como a los inscritos en la misma vivienda dependiendo del tipo de certificación que se solicite.

En este mismo contexto, y en mi opinión, los “Certificados” de Viaje (mediante los cuales los residentes en las Comunidades Autónomas de Canarias y Baleares y en las Ciudades de Ceuta y Melilla, acceden a bonificaciones en las tarifas de los servicios regulares de transporte aéreo y marítimo) y que la mayoría de municipios en las citadas ubicaciones los incluyen en sus Sedes, deberían tipificarse en la categoría de “Volantes” y más cuando tras la nueva normativa de 1 de noviembre de 2014, las agencias de viajes, compañías aéreas y navieras, deben obtenerlo a través de la base de datos SARA (Sistema de Acreditación de Residencia Automatizado), matiz que conceptualmente lo equipara, sin duda, al Volante de Empadronamiento.

Nos vemos de nuevo en septiembre. Felices vacaciones!

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Volantes y certificados

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Uno de los cambios introducidos en la recién publicada Resolución de marzo de 2015 es el que afecta al modelo para emitir los Volantes y Certificados de Empadronamiento, ya que se propone un modelo orientativo (apartado 8.1.1) y se suprime el texto de la antigua resolución de 4 de julio de 1997 en la que se decía que “Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento”.

Además, en relación a su emisión, se expresa:

Las certificaciones o volantes podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio

Asimismo,  para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas

Analizando de forma literal los dos anteriores párrafos, la normativa incide en que deben contemplarse a las personas inscritas (NO a las que residen), y bajo mi punto de vista, aquí el matiz es importante, ya que en aquellos casos en que se esté cursando la baja de algunos de los inscritos, ya no será posible expedir un certificado o volante colectivo con los datos de todos los residentes. En este caso solo podrán expedirse facilitando el nombre del interesado y el número de personas inscritas en el domicilio, hasta que no queden resueltas las bajas.

Personalmente,  siempre me ha resultado extraño no excluir de esta norma aquellos casos en los que se están tramitando las bajas de los anteriores residentes, ya que los Ayuntamientos tienen mecanismos muy claros para diferenciar estas situaciones, en primer lugar porqué no existe una autorización previa  (ya sea porque los que vienen a residir son los nuevos propietarios, nuevos inquilinos o en su caso tienen la autorización de uno de los residentes para empadronarse en esa vivienda) y en segundo lugar porque dudo del valor que pueda aportar esta información al destinatario final del documento, ya que en muchos casos lo se pretende es acreditar las personas que residen en una vivienda y no el número de personas en ella, caso este último que probablemente, cuando fuese esta la finalidad, facilitaría una información incorrecta al destinatario.

Aunque en distintas sesiones del Consejo de Empadronamiento y en concreto en la de 30 de junio del 2010 se daba respuesta a diferentes consultas recibidas en este sentido,  ya  se preveía que esta puntualización iba a incluirse en la actual Resolución, aunque se ha trasladado  transcribiendo a  “los residentes” o  “los que allí viven“ por inscritos (copio extracto del acuerdo tomado en dicha sesión):

El Ayuntamiento NO está facultado para certificar quiénes son los componentes de una familia y, además, deberá adoptar las medidas pertinentes para que, cuando se le solicite una certificación de todos los residentes en una vivienda, la certificación comprenda precisamente a todos los que allí viven y no sólo a una parte de ellos.

En dicha sesión, (no trasladado a la nueva resolución),  se añadía que para los casos en que se estuviese tramitando la baja de las personas que ya no residen en ese domicilio, se podía hacer constar, a instancia de los nuevos empadronados y en  el apartado “observaciones” de la certificación, esta circunstancia.

A mi modo de ver lo que se busca al regular el ámbito de actuación para este tipo de certificaciones colectivas es evitar que los Ayuntamientos realicen certificaciones sesgadas, en las que pretendan acreditar circunstancias como la unidad familiar o económica, conceptos que no siempre van de la mano y que sobrepasan los límites de la información contenida en el Padrón de Habitantes, pero en mi opinión la normativa debería haberse ceñido a estas casuísticas.

Como siempre, estaré encantada de contar con vuestra opinión.

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Acreditación de residencia

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¿Es necesario que los ciudadanos soliciten a su Ayuntamiento la acreditación de residencia para realizar trámites con otras administraciones? ¿de qué medios dispone el ciudadano para obtener este tipo de acreditación?

Cuando se publicó la Orden de Presidencia 4008/2006, de 27 de diciembre (https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-1)  en la que se establecían la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Residencia (a disposición de los Departamentos y Organismos de la Administración general del Estado), me llamó la atención uno de sus primeros párrafos:

Se estima que el número de documentos acreditativos de la residencia expedidos anualmente asciende a más de diez millones de los cuales más de tres millones han sido solicitados, a su vez, por la Administración”

Esta Orden, que complementaba el Real Decreto 523/2006, de 28 de abril (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2006-8149) del cual extraigo seguidamente algunos puntos, debería haber reducido considerablemente, los volantes y certificados expedidos en la actualidad para este fin, aunque probablemente todavía algunas administraciones, empresas e instituciones del Sector público desconozcan la existencia de este derecho:

En la actualidad, gracias a los medios telemáticos, informáticos y electrónicos con que cuenta la Administración General del Estado, este requisito de presentación del certificado podrá ser sustituido por la consulta al sistema de verificación de datos de residencia, con los mismos efectos probatorios. Por ello, mediante este real decreto se suprime la exigencia de adjuntar a cualquier escrito, comunicación o formulario de un procedimiento tramitado por la Administración General del Estado y por los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma, un certificado de empadronamiento acreditativo de los datos de domicilio y residencia que ya constan en dicho escrito de solicitud. Será el órgano administrativo responsable de la tramitación de dicho procedimiento el que deba consultar las propias bases de datos de la Administración General del Estado, a fin de comprobar los datos de domicilio proporcionados por el ciudadano en su solicitud. Cuando el ciudadano no figure en sus bases o los datos de domicilio no sean coincidentes, el propio órgano administrativo solicitará el certificado de empadronamiento al Ayuntamiento correspondiente.

Complementando lo anterior, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 6 dice que los ciudadanos tienen derecho a: “No aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos”

Asimismo y como recurso adicional, aunque no con la misma validez que la expresada en normativas anteriores, citar que en el Resumen de acuerdos del Consejo de Empadronamiento. Reuniones 11 de noviembre de 2009 (Comisión Permanente y Pleno), se resolvía lo siguiente:

 … el Consejo dio su visto bueno al acceso de los ciudadanos a la base padronal del INE para consulta de sus datos padronales, con las siguientes precisiones:

En dicho sistema de consulta, el interesado debidamente autentificado con certificado electrónico, únicamente accederá a los datos de la última versión que figura en la base del INE, es decir, no tendrá acceso al histórico de versiones, y sólo se le facilitará información de su inscripción (no de los demás habitantes que figuren en su misma hoja padronal). Tampoco se facilitará información cuando los datos del certificado electrónico de identidad no coincidan exactamente con los de su inscripción padronal.

Se podrá obtener una copia impresa del resultado de la consulta, aunque sin validez alguna, dado que en virtud del artículo 83.3 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales: Los datos de los padrones que obren en poder del Instituto Nacional de Estadística no podrán servir de base para la expedición de certificaciones o volantes de empadronamiento regulados en el artículo 61 del presente Reglamento, lo que se indicará en la misma.

 A su vez el Consejo recomendó que figure claramente la fecha de referencia de la información (debido al desfase en la actualización de la base padronal del INE), así como que estos datos no tienen por qué coincidir con los del Ayuntamiento, al que el ciudadano deberá acudir para realizar la comprobación de los datos en su inscripción oficial y, en caso necesario, efectuar las reclamaciones oportunas para su corrección.

Además de todo lo expuesto y para aquellos trámites en los que ineludiblemente sea necesario que el administrado deba recurrir a la solicitud de dichos justificantes, ANIMO a todos aquellos ayuntamientos que aún no dispongan de un trámite electrónico para ello, ya sea desde su sede o a través de otros Organismos, a dar un salto más para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos.

 

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Certificados y otros documentos

CertificadosEn esta ocasión  voy a tratar un tema que podría  afirmar, casi sin equivocarme, que ha sido durante los años que llevo dedicada al ámbito del padrón de habitantes, uno de los que ha generado más debate, consultas y peticiones:  la generación de certificados o volantes que justifiquen la residencia actual o histórica de un ciudadano o varios, en el padrón de habitantes.

Oficialmente existen pocos documentos reglamentados en relación al padrón de habitantes y me remito a los publicados en la resolución de 4 de julio de 1997, que son los modelos de la Hoja de inscripción padronal, el Certificado de empadronamiento y el Volante de empadronamiento. http://www.boe.es/boe/dias/1997/07/25/pdfs/A22875-22887.pdf, además de un modelo orientativo para la renovación de la residencia de extranjeros no comunitarios sin autorización de residencia permanente, descrito en la RESOLUCIÓN de 26 de mayo de 2005.

En la primera resolución, se especifica de forma contundente que:  “Una vez más debe reiterarse que la misión del Padrón es constatar el hecho de la residencia, y no controlar los derechos de los residentes.  Y justamente porque esta es la finalidad del Padrón, el artículo 18.2 de la Ley de Régimen Local determina que la inscripción padronal NO es un acto administrativo idóneo para que de él se extraigan consecuencias jurídicas ajenas a su función”.

Además, en el apartado 6 de dicha resolución y respecto a la Certificación y Volante de empadronamiento dice:  “Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento” y también que “Mediante certificación se acreditaran también otros hechos relativos al empadronamiento y de los que el Ayuntamiento tiene constancia oficial: Fechas inicial y final del empadronamiento en el municipio, domicilios en los que ha estado empadronado, causa del alta o de la baja el Padrón, etc.”

Por citar alguna de las consultas, es frecuente la que surge por la necesidad de añadir al volante y/o certificado de empadronamiento la fecha de alta de los inscritos y que aplicando al pie de la letra la citada normativa, alteraría el documento reglamentado y precisaría de una homologación por la respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento, a no ser que se estuviese acreditando otro hecho y,  por tanto,  pudiera encajarse en la segunda cita del anterior párrafo.

Si incidimos en este otro tipo de certificaciones, constataremos que se nos abre un nuevo abanico de modelos, que al no estar regulados, cada Ayuntamiento generará según su propia idiosincrasia, que sumada a los requisitos de otras administraciones, dan lugar a un sinfín de documentos no normalizados.

Habitualmente encontramos en las Web y/o Sedes electrónicas  municipales, la posibilidad de realizar ciertos trámites en relación a la obtención de certificaciones sobre el padrón de habitantes, y se aprecia que ahí, tampoco se aplica una denominación común al referirse a documentos muy parecidos, pudiendo obtenerse Volantes o Certificaciones de convivencia, de residencia, informes de empadronamiento, Certificación individual o colectiva de empadronamiento, etc…

Todos somos conocedores de qué datos se pueden obtener del padrón, por tanto, creo que  estaréis de acuerdo en que sería deseable poder contar con un catálogo de modelos normalizados con unas denominaciones precisas de forma que todas las Entidades, tanto expendedoras como receptoras cubriesen sus expectativas de una forma clara y concisa.

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