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Nombre y apellidos inválidos (Errores 51, 52 y 53 de depuración)

Diccionario_nombresyApellidosLa mayoría de los temas que publico a través de este espacio surgen a consecuencia de las conversaciones que mantengo con muchos de vosotros, pero aún y así reconozco que no tengo una perspectiva completa de vuestro día a día ya que, en general, mi relación con el Padrón de Habitantes está más en la linea de mejorar o “aliviar” aquellos procesos que puedan ser incorporados en la aplicación de la marca que represento y que probablemente nos une.

En esta faceta, y añadiendo dificultad al propósito, ni tan siquiera tengo acceso directo a las consultas ni acuerdos tomados por el Consejo de Empadronamiento,  cuyo contenido es solo accesible para ayuntamientos y usuarios autorizados por los mismos, y en cuyas actas, entre otros, se resuelven aspectos relevantes a tener en cuenta en la gestión o manejo de ciertas funcionalidades que deben resolver las aplicaciones.

Por tanto, en primer lugar os agradezco la colaboración continua y periódica que nos ofrecéis y, en segundo lugar os animo a que participéis, ya que aunque personalmente no tengo la oportunidad de debatir e influir directamente en dichos acuerdos, si que todos tenemos la posibilidad y el derecho de opinar sobre ellos.

Tras esta introducción y frente a la reiterada petición sobre la opinión que tengo sobre la gestión de los errores de depuración  51, 52 y 53, he decidido abordar este tema, que aunque no es nuevo y ya lleva varios años en funcionamiento, no deja de ser un tema recurrente al encontrarlos cada mes en los ficheros de intercambio.

Para empezar, debo trasladaros que me produce una gran confusión el propósito de esta depuración, del cual extraigo literalmente las aclaraciones recibidas en una circular del INE durante el año 2012:

El objetivo de los diccionarios  no es disponer de una relación correcta de nombres o apellidos sino que las distintas formas de transcripción (correctas o no) de un mismo nombre/apellido tengan el mismo código asociado, de forma que sea posible la identificación basada en códigos y por tanto, mejorar así la coordinación de los Padrones municipales. El objetivo es mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas.

¿Qué representa facilitar las búsquedas o mejorar la coordinación de los Padrones municipales? ¿Podríamos tener algunos ejemplos de cómo va a incidir este esfuerzo en ese propósito?

Sin más detalles, me resulta difícil entenderlo, ya que si actualmente existen problemas para diferenciar personas que tienen el mismo nombre y apellidos con misma fecha de nacimiento y sin documento (en general  menores),  me da que pensar que ahora se sumarán nuevos casos, al tratar todo sinónimo o asociación de apellidos o hipocorísticos de los nombres (véase Francisco como Paco, Pancho, Curro, etc..) ,  a los casos ya existentes.

Sobreentendiendo que en la finalidad ha de haber un claro beneficio que no entendemos muchos de nosotros , en otro orden de cosas, creo que el punto más crítico de este tratamiento es el que se deriva de la gestión de dichos errores, para los cuales, el mejor aliado ha de ser la imaginación, ya que aspectos como la fonética, posibles variantes ortográficas en la escritura de los mismos, parecidos razonables, permutación de partículas o caracteres y otros trucos, son los que nos deberán permitir, de una forma muy poco objetiva, alcanzar el propósito y no desquiciarnos en el intento.

Si a todo esto le añadimos que el mayor volumen de gestión se concentra en los casos de apellidos y nombres extranjeros, DE TODAS LAS NACIONES DEL MUNDO, tenemos dos opciones: o contratamos a un experto en antroponimia o tiramos la toalla.

Para ilustrarlo, me voy a remitir a uno de los ejemplos del manual facilitado por el INE para realizar las propuestas de codificación, en este caso en relación al error 51 del ejemplo del nombre propio AMANANDA, una vez comprobado, por el Ayuntamiento, que el nombre es correcto y no ha habido error de transcripción al mecanizarlo en el padrón de habitantes:

Desde el subsistema del INE, se comprobará si no ha sido gestionado por otro Ayuntamiento y por tanto sigue pendiente de codificar, en cuyo caso, el primer consejo que se nos propone es la búsqueda de este literal con el operador “Parecido”, que devuelve según el ejemplo, los siguientes literales: AMARANDA, AMARANDO, AMARANDA y ARANADA

Ante estos resultados, se propone otra comprobación, eliminado la primera vocal y buscando el valor “parecido a” MANANDA, que devuelve el siguiente resultado: AMANDA

En este caso, sugiere que lo asociemos a AMANDA y en la causa de asociación seleccionemos “Error de transcripción, Sinónimo o Traducción, en espera de que los servicios centrales la acepten o rechacen, pudiendo estos, solicitar información complementaria a la Ayuntamiento

Para escribir este artículo, a parte de las consultas que nos habéis trasladado, he intentado documentarme y he encontrado artículos muy interesantes, sorprendentes y muy variados según la antroponimia de cada cultura, a través de los cuales he podido sentir un gran desaliento, entendido como el que se produce cuando se percibe la magnitud de lo que sería necesario aprender para desenvolverse con soltura.

En el documento de aclaraciones sobre la gestión de estos errores de fecha 27 de junio de 2012, trasladado por el INE a los Ayuntamientos, se destacaba lo siguiente:

El INE respondió que eran conscientes de la dificultad que entrañaba su gestión, pero que estas incidencias no tenían repercusión en las cifras de población, se trataba de errores de depuración  y tenían el objetivo, ya señalado, de mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas. Tarea que sería abordada por los Ayuntamientos en la medida de sus posibilidades.

Y tras esta más que demostrada dificultad,  me pregunto:

Si las propuestas hechas por cada institución han de ser aprobadas por los Servicios Centrales del INE, debo entender que disponen de personal experto en estas materias, que las revisa y aprueba o rechaza y siendo así ¿por qué la gestión de esos errores de depuración no se realiza directamente desde los servicios centrales, con la calidad y profesionalidad que merece?

¿Estamos ante un proceso de duración infinita porque el diccionario de nombres y apellidos se va creando a partir de la llegada y empadronamiento de nuevos extranjeros a nuestros municipios?

¡Zapatero a tus zapatos!

Errores 75-78: Baja y Modificación no encontrada en el mismo municipio

Errores_no_encontradosEn algunos de mis anteriores artículos he hablado de Errores/Incidencias e incluso, para tenerlos bien clasificados, los he agrupado en este blog, bajo esa categoría, lo cual ha disparado, en ámbitos ajenos a la gestión padronal, una cierta curiosidad por conocer cómo sobrevienen tantas consultas y debates en torno a estos temas, ya que su percepción dista mucho de lo que realmente es la gestión del Padrón de Habitantes,  siendo que la mayoría lo resumiría como un mantenimiento básico de los datos del ciudadano y su residencia y la consecuente generación de certificados y volantes acreditativos de sus datos.

Es por ello y para ellos, que voy a empezar este artículo describiendo la “letra pequeña”  que se obvia tras esa primera percepción (los que ya gestionáis el padrón podéis saltaros directamente los próximos tres párrafos)

A partir de todas las solicitudes que se atienden e incorporan en el Padrón Municipal de Habitantes, cada Ayuntamiento remite al INE, el penúltimo día del mes, un fichero estandarizado con todos los movimientos que se han generado en su municipio. El INE dispone de una plataforma específica para que le sean remitidos estos ficheros, así como un programa que valida previamente aspectos básicos de los mismos.

El INE, tras la recepción de todos los ficheros municipales recibidos, los carga en una base de datos única y se encarga de gestionar la coordinación entre todos ellos, de forma que, y por ejemplo,  para todas las Altas que recibe, comunica a cada municipio de procedencia, la necesidad de repercutir una baja. Todas estas comunicaciones las reporta mediante un fichero individualizado para cada Ayuntamiento,  al que denominamos, fichero de errores / incidencias o de colas de errores y que deben descargar, cada mes, a través de la citada plataforma.

Para cada habitante y tras los datos de identificación del mismo, se adiciona, en una estructura de 150 posiciones, una/s marca/s que determinan el error o comunicación sobre cada habitante devuelto. Estos errores están clasificados por el INE en categorías, pudiendo ser: Invalidantes, de contraste, de gestión, de reclamación, de depuración, etc.. Algunos de ellos pueden afectar a cifras y generar discrepancias en el proceso anual de conciliación que se lleva a cabo entre el INE y los Ayuntamientos. En anteriores artículos, podéis haceros a la idea sobre algunos de ellos.

Y tras esta básica introducción, que creo que permitirá a los neófitos entender una parte de los mecanismos elementales de la gestión padronal, voy a abordar el propósito de este artículo, matizando que justamente la aclaración que vengo a trasladar es el fruto del conocimiento, podría decir “empírico” que nos proporciona nuestra labor de consultores en la resolución de dudas en dicha gestión, ya que no he sabido encontrar documentación al respecto que matice la ampliación de estos errores.

Los errores 75 (Baja no encontrada en el mismo municipio) y 78 (Modificación no encontrada) inicialmente eran errores que exclusivamente se generaban al enviar Modificaciones o Bajas que el INE no podía aplicar sobre ningún habitante, habitualmente producidos por la omisión del envío del alta inicial al INE o bien por no haber tratado y reenviado el alta o movimiento anterior que generó el error invalidante que no permitió su carga.

Actualmente, estos tipos de errores se devuelven también para movimientos de Renovación de Extranjeros, confirmación de domicilio o Bajas por Caducidad, cuando éstos ya han adquirido la residencia permanente o bien ya poseen la nacionalidad española.

En relación al error 78 y cuando se produzca en un movimiento de renovación de extranjeros, deberá comprobarse si el ciudadano ya posee la residencia permanente, en cuyo caso deberá deshacerse el movimiento y realizar diligencia, indicando la nulidad del trámite y comunicando dicha circunstancia al afectado.

Para el error 75 y en el caso de haberse cursado una baja por caducidad (comprobado que el alta se remitió), deberá comprobarse si el ciudadano ya NO es ENCSARP (Extranjero No Comunitario Sin Autorización de Residencia Permanente), y en este caso, dado que el motivo que desencadenó la tramitación del expediente ya no le es aplicable, deshacer la baja. En mi opinión y dado que es probable que el ciudadano ya no resida en el municipio, debería iniciarse otro procedimiento de baja de Oficio, pero esta vez enmarcado dentro de la normativa aplicable a este otro tipo de personas y características.

Os emplazo, como siempre, a que participéis, complementando o matizando cualquiera de las conclusiones expuestas.

Acreditación de residencia

No_aportar_documentos

¿Es necesario que los ciudadanos soliciten a su Ayuntamiento la acreditación de residencia para realizar trámites con otras administraciones? ¿de qué medios dispone el ciudadano para obtener este tipo de acreditación?

Cuando se publicó la Orden de Presidencia 4008/2006, de 27 de diciembre (https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-1)  en la que se establecían la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Residencia (a disposición de los Departamentos y Organismos de la Administración general del Estado), me llamó la atención uno de sus primeros párrafos:

Se estima que el número de documentos acreditativos de la residencia expedidos anualmente asciende a más de diez millones de los cuales más de tres millones han sido solicitados, a su vez, por la Administración”

Esta Orden, que complementaba el Real Decreto 523/2006, de 28 de abril (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2006-8149) del cual extraigo seguidamente algunos puntos, debería haber reducido considerablemente, los volantes y certificados expedidos en la actualidad para este fin, aunque probablemente todavía algunas administraciones, empresas e instituciones del Sector público desconozcan la existencia de este derecho:

En la actualidad, gracias a los medios telemáticos, informáticos y electrónicos con que cuenta la Administración General del Estado, este requisito de presentación del certificado podrá ser sustituido por la consulta al sistema de verificación de datos de residencia, con los mismos efectos probatorios. Por ello, mediante este real decreto se suprime la exigencia de adjuntar a cualquier escrito, comunicación o formulario de un procedimiento tramitado por la Administración General del Estado y por los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma, un certificado de empadronamiento acreditativo de los datos de domicilio y residencia que ya constan en dicho escrito de solicitud. Será el órgano administrativo responsable de la tramitación de dicho procedimiento el que deba consultar las propias bases de datos de la Administración General del Estado, a fin de comprobar los datos de domicilio proporcionados por el ciudadano en su solicitud. Cuando el ciudadano no figure en sus bases o los datos de domicilio no sean coincidentes, el propio órgano administrativo solicitará el certificado de empadronamiento al Ayuntamiento correspondiente.

Complementando lo anterior, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 6 dice que los ciudadanos tienen derecho a: “No aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos”

Asimismo y como recurso adicional, aunque no con la misma validez que la expresada en normativas anteriores, citar que en el Resumen de acuerdos del Consejo de Empadronamiento. Reuniones 11 de noviembre de 2009 (Comisión Permanente y Pleno), se resolvía lo siguiente:

 … el Consejo dio su visto bueno al acceso de los ciudadanos a la base padronal del INE para consulta de sus datos padronales, con las siguientes precisiones:

En dicho sistema de consulta, el interesado debidamente autentificado con certificado electrónico, únicamente accederá a los datos de la última versión que figura en la base del INE, es decir, no tendrá acceso al histórico de versiones, y sólo se le facilitará información de su inscripción (no de los demás habitantes que figuren en su misma hoja padronal). Tampoco se facilitará información cuando los datos del certificado electrónico de identidad no coincidan exactamente con los de su inscripción padronal.

Se podrá obtener una copia impresa del resultado de la consulta, aunque sin validez alguna, dado que en virtud del artículo 83.3 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales: Los datos de los padrones que obren en poder del Instituto Nacional de Estadística no podrán servir de base para la expedición de certificaciones o volantes de empadronamiento regulados en el artículo 61 del presente Reglamento, lo que se indicará en la misma.

 A su vez el Consejo recomendó que figure claramente la fecha de referencia de la información (debido al desfase en la actualización de la base padronal del INE), así como que estos datos no tienen por qué coincidir con los del Ayuntamiento, al que el ciudadano deberá acudir para realizar la comprobación de los datos en su inscripción oficial y, en caso necesario, efectuar las reclamaciones oportunas para su corrección.

Además de todo lo expuesto y para aquellos trámites en los que ineludiblemente sea necesario que el administrado deba recurrir a la solicitud de dichos justificantes, ANIMO a todos aquellos ayuntamientos que aún no dispongan de un trámite electrónico para ello, ya sea desde su sede o a través de otros Organismos, a dar un salto más para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos.

 

Tarjeta de Residencia – NIE

Tarjeta_ResidEl NIE es el Número de Identificación de Extranjero que identifica a los ciudadanos extranjeros (tanto comunitarios como extracomunitarios) ante los órganos del Estado Español y la Tarjeta de Residencia es el documento físico que contiene los datos de: identificación, foto, número de NIE y tipo de autorización de estancia o residencia en España.

Es probable que muchos de vosotros conozcáis el porqué los NIES expedidos a partir de julio de 2008 empiezan por Y, en lugar de X como venían haciendo hasta esa fecha, pero para todos aquellos que lo desconozcáis, aquí os hago un breve resumen.

El NIE se empezó a utilizar en España en el año 1997 y se concibió con una estructura inicial de 9 posiciones (un número secuencial de 7 dígitos, precedido por la letra X, seguido de un carácter de verificación alfabético). Al aumentar el número de inmigrantes, el formato inicial se vio desbordado por el número de documentos expedidos, más de diez millones, lo cual hizo preciso que el Ministerio del Interior, ante el grave impacto que podría causar el cambio de formato en algunas aplicaciones informáticas y la imposibilidad de actuar de forma rápida,  aprobara una orden ministerial para habilitar un nuevo sistema que diera cabida a esta nueva problemática, adaptándose a la longitud anterior de este campo (ORDEN INT/2058/2008, de 14 de julio, por la que se modifica la Orden del Ministro del Interior de 7 de febrero de 1997, por la que se regula la Tarjeta de Extranjero, en lo concerniente al número de Identidad de Extranjero)

Recordemos que la estructura del Padrón de habitantes ya tenía prevista una longitud que permitiese abordar esta casuística, y que por tanto permitiese la utilización del mismo campo tanto para el NIE como para el DNI/NIF, estableciendo para la cumplimentación del NIE 10 caracteres (‘X’, más 8 dígitos -con ceros a la izquierda- más carácter de control) - (Orden de 11 de julio de 1997 sobre comunicaciones electrónicas entre las Administraciones públicas referentes a la información de los Padrones Municipales),

Por lo cual, la fórmula implementada para la introducción de los “nuevos” NIES en las diferentes aplicaciones sin tener que modificar estructuras, se concretó de la siguiente manera:

  • Para los primeros 9.999.999 extranjeros, se asignó la letra X que equivale al dígito 0
  • Para los siguientes  9.999.999 extranjeros, se asignará la letra Y que equivale al dígito 1
  • Para los futuros 9.999.999 extranjeros, se asignará la letra Z que equivale al dígito 2

Y por tanto, nos podemos encontrar con infinidad de números repetidos, pero con una letra diferente que nos indicará mediante las normas referidas, a qué tramo pertenecen. A modo de ejemplo, si se hubiese ampliado el campo NIE en un dígito más, el  NIE que hubiese correspondido al  X10002153M, en el actual sistema se convierte en el NIE Y00002153M.

Futuras generaciones se encargaran de tratar el sistema cuando se supere el número de 29.999.999 extranjeros.

Nos encontramos nuevamente en Septiembre. ¡Buenas vacaciones a todos!

Error 85 – Modificación RD (Rectificación de datos territoriales) pendiente de confirmación

FicherosOCuando en un próximo futuro se implante el anunciado sistema SIG_PT (Sistema Integrado de Gestión de Población y Territorio)  en el que se dispondrá de una base de datos integrada del territorio, consecuencia de cruces de información de diversos orígenes,  muchas cosas cambiaran, seguro que para mejor, en la gestión del Padrón, pero hasta que no llegue ese momento, tendremos que convivir con los tediosos movimientos de rectificación de datos territoriales sin intervención del habitante (M RD), en el que los Ayuntamientos deberán repercutir para cada uno de los habitantes afectados, la correspondiente variación a remitir al INE en los ficheros mensuales.

El actual sistema plantea numerosas dudas y precisa de sistemáticas que no están descritas en ningún documento y,  en ocasiones con directivas diferentes según la delegación provincial a la que se consulte.  Por citar algunos ejemplos, nos encontramos ante instrucciones diversas como la de que para realizar un cambio de NIE (Número de Identificación Electoral) a un ciudadano, ha de realizarse mediante M RD, justificando que se produce sin intervención del habitante, o por ejemplo, que cualquier cambio puntual en un número de vivienda (NHOP) no debe realizarse mediante este tipo de variación sino comunicándolo por otros medios a la Delegación correspondiente,  o incluso que para el cambio de denominación de una Unidad poblacional no es preciso ni aconsejable reflejarlo mediante este tipo de movimiento en los habitantes.

Como fabricantes de software, nuestra postura es dotar al sistema de un comportamiento que pueda cubrir, en la medida de lo posible, cualquier necesidad que sea susceptible de interpretación y que en última instancia sea el Ayuntamiento quien gestione su padrón acorde a las instrucciones de su delegación.

Y al hilo del enunciado de este artículo y a consecuencia de una de las últimas circulares que ha remitido alguna delegación provincial a sus Ayuntamientos respecto a los trabajos preliminares para la puesta en marcha del error 85 – Modificación RD pendiente de confirmación, aprovecho la ocasión para motivar la revisión y remisión del fichero O al INE, resolviendo aquellas discrepancias derivadas de cualquier casuística que haya podido dejar de comunicar alguno de estos cambios territoriales, ya que este proceso ofrece una forma sencilla y rápida de minimizar el impacto de este futuro error.

Recordemos que en la circular del INE en el que se dan detalles para este tipo de ficheros (O), se dice que los registros que figuran en este, serán los de aquellos habitantes que tengan alguna variación en los datos de los campos tras variación, descartando los que se contrastan en el apartado VI de la Resolución de 25 de Octubre de 2005 y además los campos Bloque, Portal, Escalera, Planta y Puerta, Provincia, Municipio y Consulado de Procedencia, es decir que, en este fichero, podemos encontrar discrepancias en los siguientes campos:

Distrito, Sección, Unidad Poblacional, Vía, Número de policía, Tipo de Numeración, Tipo de Hoja, NIE, Número de hoja (vivienda), Sexo, Dígito de Control del documento, Nivel de estudios y Nacionalidad.

Como siempre, os emplazo a trasladarnos cualquier duda que os surja al respecto!

Ficheros relacionados con las CIFRAS

Tipos_archivoAprovechando que estamos en período de cifras y dado el tráfico de ficheros que intercambiaremos con el INE, he pensado que a todos, y a mí la primera, nos irá bien tener esta recopilación como una referencia para identificarlos, conocer su contenido y propósito.

Si me he dejado alguno, no dudéis en comunicármelo, que lo incluyo!

 

CppmmmAI.año:

Fichero anual de cifras, relativo a 1 de enero de cada año, que genera  el  Ayuntamiento a consecuencia de la propuesta de Cifras que realiza el INE a los Ayuntamientos, con el propósito de informarle de los habitantes que le constan en su padrón a esa fecha.

CppmmmIA.año:

Fichero que devuelve el INE a los Ayuntamientos conteniendo los errores del fichero de Cifras, mediante el cual ofrece la oportunidad a los Ayuntamientos para que arreglen todos aquellos registros que generan inconsistencias en la carga, y que no superando la fecha límite, estos puedan volver a remitir un nuevo fichero C.

RppmmmIA.año:

Fichero de reparos devuelto por el INE a los Ayuntamientos tras realizar la comparación del fichero C con su base a la misma fecha, conteniendo los registros que el INE les suma, resta o descarta en relación al fichero C y que ofrece la oportunidad a los Ayuntamientos de justificar y alegar dichas diferencias para conciliar cifras.

DppmmmIA.año:

Fichero de reparos  remitido por el INE a aquellos Ayuntamientos que no tienen diferencia numérica en las cifras, pero que durante el contraste ha generado discrepancias que han compensado las cifras. El propósito es revisar esas discrepancias y en todo caso, solucionarlas fuera del proceso de cifras.

AppmmmAI.año:

Fichero de alegaciones que remite el Ayuntamiento al INE, como contestación al fichero de reparos, que permite comunicar al INE de todos aquellos desacuerdos, con la pretensión de que sean considerados en las cifras finales.

FppmmmIA.año:

Fichero que devuelve el INE a los ayuntamientos con la información y resultado final de las alegaciones efectuadas, para que los Ayuntamientos conozcan qué alegaciones han sido consideradas y cuáles no.

EppmmmIA.año

Fichero de casados, remitido por el INE tras realizar la comparación del fichero C con su base a la misma fecha, que contiene diferencias encontradas en los datos personales de los habitantes y que ofrece al Ayuntamiento la posibilidad de arreglar las diferencias, de una forma rápida y sencilla, sin remitir variaciones al INE.

EppmmmAI.año:

Fichero de casados que remite el Ayuntamiento al INe, en contestación al fichero E anterior, con las correcciones que desea que se carguen en su base de datos (del INE) sin generar movimientos.

NppmmmIA.año

Fichero que devuelve el INE en contestación del fichero de casados con los registros que no han podido cargarse para que estos conozcan qué registros del fichero de casados no han podido ser cargados, expresados los motivos, en algunos casos, en la cola de errores, con la correspondiente incidencia.

OppmmmIA.año:

Fichero de casados O, remitido por el INE tras realizar la comparación del fichero C con su base a la misma fecha, que contiene diferencias en los datos postales de los habitantes, así como otros campos como la titulación académica, la nacionalidad y otros, con el mismo propósito que el anterior. Este fichero, por sí sólo, al contener solo los datos del Ayuntamiento, dificulta la resolución y es aconsejable requerir el fichero OBis.

OppmmmAI.año:

Fichero de casados O, que remite, en contestación al fichero O anterior,  el Ayuntamiento al INE, con los registros que desea que se carguen en su base de datos (del INE) sin generar movimientos.

OBppmmmI.año:

Fichero OBIS, complementario al fichero O, con un formato diferente al de intercambio y que contiene, además, los datos que figuran en el INE para ofrecer una mayor agilidad en la gestión del fichero O. Este fichero no se resuelve. Se devuelve al INE el fichero O en formato de intercambio.

Aunque así de entrada pudiera asustar el volumen de ficheros que se gestionan entorno a las cifras, puedo constatar que, de forma general, cada año contienen menos registros y el tiempo dedicado a su gestión va disminuyendo, señal inequívoca de que el esfuerzo continuado en gestionar correctamente los ficheros mensuales da sus frutos.

El ciudadano y los errores administrativos

Ajedrez1Cuando inicié este blog, compruebo con sorpresa que ya hace más de un año, mi intención principal era, básicamente, compartir experiencias y conocimientos en relación a la gestión del Padrón de Habitantes que hacen los Ayuntamientos del mismo, y me complace constatar que su lectura no se reduce meramente a este colectivo y que además hay ciudadanos que llegan hasta él, ya sea por curiosidad o en este particular,  en busca de una respuesta a un problema concreto.

En este caso, un ciudadano se dirige al blog (artículo de fecha 15 de febrero), exponiendo que su problema es que figura empadronado en un Ayuntamiento en el que él nunca se ha inscrito, habiéndose producido  la baja en el otro, el cual lógicamente no le puede expedir un certificado de estancia hasta la fecha actual, creándole así un grave perjuicio al no poder optar a  una ayuda para la vivienda.

Explica que el  Ayuntamiento que ha realizado el Alta no tiene ningún mecanismo para demostrar que tuvo su consentimiento para realizar la misma y que ésta puede proceder de un proceso automático. El Ayuntamiento de baja le sugiere que, para deshacer la misma, requiera al Ayuntamiento del Alta una comunicación del error, añadiendo que probablemente  no se podrá corregir en la base del INE.

En primer lugar, no tengo constancia de procesos que automáticamente inscriban a un ciudadano en el Padrón de Habitantes, a no ser el alta de recién nacidos (Altas por Nacimiento) o aquellas Altas que habiendo podido generarse por decreto de Alcaldía, siempre tendrían asociado un expediente de Alta con todo el procedimiento administrativo que comporta, que parece que no es ninguno de los dos casos.

Con lo cual, a mi parecer, el Ayuntamiento de Alta, si no tiene ninguna justificación documental para demostrar el Alta, deberá enviar al INE una baja por Inscripción Indebida a la misma fecha del Alta, remitiendo al Ayuntamiento inicial y al ciudadano una notificación en la que haga constar este hecho, de forma que éste pueda deshacer la Baja que realizó en su día.

Ciertamente, con el actual sistema de intercambio de información de los Ayuntamientos con el INE, no existe la posibilidad de que los Ayuntamiento puedan remitir “contra-movimientos” y así deshacer este tipo de errores en la base del INE, ya sean errores administrativos o de los propios sistemas informáticos, pero está claro que el ciudadano no tiene porqué verse afectado por los mismos y que ante todo el Ayuntamiento debe reflejar la realidad.

La forma de solucionar este tipo de errores con el INE puede abordarse desde el Ayuntamiento de diferentes formas y en el caso de que al trasladárselo a la correspondiente Delegación Provincial  no pudiera arreglarse con un proceso manual por las Oficinas Centrales,  hecho que me consta viable, se podrán realizar movimientos ‘ficticios’ en el Padrón de Habitantes para contrarrestar los movimientos del INE y dejar sin efectos de cara al historial del ciudadano, esos movimientos erróneos.

Duplicados Intermunicipales (error 84)

RnLa tendencia es que este tipo de error, debido a una mayor depuración y contraste de los datos por parte del INE, sea cada vez sea menos habitual pero, aún y así, periódica y puntualmente lo encontramos en los ficheros de devolución mensuales.

Aunque  existen diferentes motivos por los que se pueden producir, me centraré en una de las casuísticas en las que me lo he encontrado, con la pretensión de abordar su resolución en la forma que, en mi opinión, debería resolverse.

Supongamos que un ciudadano, previamente empadronado, se traslada a otro municipio  y procede a realizar su nueva inscripción, pero en este caso con unos datos diferentes -ya sea por errores tipográficos cometidos por alguno de los Ayuntamientos en campos como el nombre, apellidos, tipo de documento o fecha de nacimiento o por haber variado alguno de estos datos con la adquisición de un nuevo tipo de documento, etc..

En la casuística descrita,  al remitir esta segunda Alta al INE, éste no podrá detectar que es la misma persona que la anteriormente inscrita y por consiguiente no efectuará el correspondiente aviso de baja por cambio de residencia al municipio de procedencia.

En general, la duplicidad aflorará posteriormente, cuándo y por ejemplo el ciudadano comunique sus nuevos datos o bien se traslade al primer municipio y pretenda empadronarse de nuevo, frente a lo cual el Ayuntamiento le comunicará que YA figura empadronado y le instará en su caso, a realizar un cambio de domicilio y/o una modificación de datos personales, con  la consiguiente remisión al INE del movimiento, que finalmente acabará produciendo la duplicidad.

En consecuencia de esta duplicidad, el INE remitirá a cada uno de los Ayuntamientos implicados un registro con error 84, indicándole a uno de ellos – mediante la letra “G” en la posición 84 – que deberá realizar la gestión (que será el Ayuntamiento que tenga un movimiento con la fecha de variación más próxima a la actual) y por tanto será el municipio en el que, con más probabilidad persista el empadronamiento.

Dicha gestión requerirá poner en conocimiento del ciudadano la ambigüedad, instándole a que se pronuncie en relación al municipio en el que reside actualmente.  Un trámite que en la mayoría de los casos será incomprensible para éste y para cuya resolución se ha instrumentado un mecanismo que finalizará con un tipo de baja específica (baja por duplicado intermunicipal – B DU), que en ningún caso reflejará las circunstancias reales de estancia en el municipio para ese ciudadano.

No hemos de olvidar que el Artículo 62 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales deja bien claro que:  “Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad”

Por todo ello y en mi opinión, siempre que sea posible, se intentará recabar la información necesaria para resolver la duplicidad en la forma más acorde a la realidad, contactando para ello con el Ayuntamiento con el que se ha producido la duplicidad (requiriendo las pruebas documentales que lo justifiquen) y en su caso realizando los correspondientes movimientos en el padrón de habitantes, que en nuestro ejemplo se repercutirían mediante una baja y la correspondiente y posterior alta (en general sin remitir al INE).

Actualmente y debido a las limitaciones del sistema (carencia de contra-movimientos que permitan anular ciertos movimientos en el INE),  en ocasiones, será necesario buscar fórmulas alternativas, que deberá proporcionar cada aplicación, para resolver la comunicación al INE sin necesidad de distorsionar la realidad “descubierta”.

No obstante, y en el caso de remitir otro tipo de baja (por ejemplo, por cambio de residencia), no me consta que se produzca ninguna comunicación por parte del INE, ya que finalmente el propósito que se persigue es deshacer la duplicidad, aunque algunas delegaciones requieran explicitamente la remisión de una baja por duplicado que podrá generarse, en nuestro caso y desde nuestra aplicación, a través de la propia gestión de errores.

 

Nuevos ficheros sobre incidencias 135 / 136 / 139

AdicionalesEn relación al último comunicado remitido por el INE y que transcribo seguidamente,

En virtud de los Acuerdos alcanzados por el Pleno del Consejo de Empadronamiento en su reunión de fecha 20-11-2013 (punto 11), ya están disponibles para su descarga en el apartado de Errores Pendientes de IDA_Padrón “Descarga incidencias 135/136/139 con datos identificación del MI” los ficheros específicos HppmmmIN.maa que complementan las comunicaciones de los DNI/NIEX (incidencias 135,136 y 139) remitidas en los ficheros de devolución mensual HppmmIA.maa, incluyendo los datos de identificación facilitados por el Ministerio del Interior en los datos tras variación del registro de intercambio, al objeto de poder distinguir en las comunicaciones cundo el enlace se ha realizado con identificación exacta y cuándo no. Para más aclaraciones sobre las variables que contienen datos del MI, ver el “Contenido Fichero” que figura en la pantalla de descarga de los ficheros.

y sin conocer más detalles que los recabados tras la lectura de los propios acuerdos y del citado documento, paso a realizar una breve interpretación del propósito y pasos a seguir.

Para empezar, partimos del hecho de que el Ministerio del Interior, al comunicar periódicamente al INE las adquisiciones de DNI / NIEX de ciertos ciudadanos, posee datos personales que en ocasiones pueden ser diferentes de los que constan en la base de datos del INE y por tanto, este último, después de aplicar diferentes sistemas para reconocerlos, localiza a los habitantes en cada uno de los padrones municipales y comunica a los Ayuntamientos el nuevo DNI/NIEX.

Con lo cual, el propósito de estos nuevos ficheros es el de complementar la información que dispone el Ayuntamiento con la que posee el Ministerio del Interior para cada uno de esos ciudadanos, en relación a las incidencias (135 – 136 y 139) remitidas anteriormente por el INE a los Ayuntamientos y en muchos casos ya gestionados.

En estos nuevos ficheros se muestran, en la parte de los datos finales (derecha del registro), los datos que tiene el Ministerio del Interior, con la finalidad de que, tras su revisión y en su caso contrastándolo con el ciudadano, se proceda a realizar la oportuna modificación de datos personales en el Padrón de Habitantes.

Tal como se desprende de los acuerdos del Pleno, en su sesión de 20 de noviembre de 2013, es un método adicional y opcional para aquellos Ayuntamientos que estén interesados en hacer este tipo de contrastes.

Por lo que he podido observar, en estos ficheros se suministran los registros para los errores citados, con los datos que posee el Ministerio del Interior, tanto si existen diferencias como si no las hay.

Este tipo de información puede ayudar a los Ayuntamientos, que así lo deseen, a mejorar la calidad de sus datos, pero pienso que se les deberían dar todas las facilidades posibles para aligerar y motivar esa gestión, y por tanto, se podrían entregar exclusivamente aquellos registros que tuvieran diferencias o incluso plantearse la opción de plasmar las diferencias en los registros iniciales que generan la comunicación en los ficheros mensuales, sin tener que acudir a ficheros complementarios, que tal como entiendo de la circular del INE, estarán disponibles de forma periódica en IDA Padrón.

En cuanto a la forma de proceder cuando los datos del Padrón sean mejores que los datos del Ministerio del Interior, sobreentiendo que, al ser un proceso opcional, no hay que realizar ninguna acción, ya que el INE no espera respuesta.

Espero haber aclarado dudas y cualquier aportación o distinta interpretación será bien recibida.

Nivel de estudios – Error 131 (Parte II)

caminos

La mayoría de lectores de este blog, que ya cuenta con mas de 100 suscriptores, supongo que sois clientes de nuestra aplicación, pero seguramente éste no es ni el único ni el principal motivo por el cual coincidimos en este espacio, ya que entre otros, probablemente, tenemos la necesidad de constatar que nuestras inquietudes son comunes.

Desde mi perspectiva, como consultora y “comunicadora”,  intento que cada artículo sea un fiel reflejo de las conversaciones, dudas y conclusiones que ponemos sobre la mesa día a día, por lo cual, aún rompiendo con la periodicidad prevista de publicación, tengo la viva necesidad de dedicar este artículo al último comunicado del INE en relación a la ampliación del plazo de envío de los ficheros E y O de Cifras hasta el 28 de febrero de 2014 en relación al error 131 – Inconsistencia entre edad y nivel de estudios.

En primer lugar, me resulta sorprendente que estando a las puertas del próximo proceso de cifras y tras la acertada y reiterada recomendación de no agotar, en la medida de lo posible, el plazo a 31 de diciembre para su remisión (para evitar que se incorporen movimientos mensuales producidos en el año en los ficheros de intercambio, que impedirían la carga de estos), ahora se comunique esta prórroga.

En segundo lugar, encuentro a faltar que no se describa cómo o en qué medida vamos a poder corregir los errores 131 mediante esos ficheros (E y O) ya que ni de entrada están todos los registros con esa incidencia ni todos los registros que figuran en esos ficheros tienen  esta incidencia, por tanto este medio comportará, en la mayoría de los casos, una sistemática laboriosa y totalmente parcial para normalizar este dato, cuando la solución debería haber pasado por una recomendación o instrucciones precisas que permitiesen repercutirlo de forma global al conjunto de habitantes con edad menor a los 16 años.

Si leemos la nota aclaratoria para la puesta en marcha del error 131, se dice, exclusivamente y sin dar pie a otras posibles opciones que “Para el tratamiento de estos errores, el Ayuntamiento deberá remitir una MPE, modificando el CNES o la FNAC, según corresponda”.

Tal como comenté en mi artículo de diciembre de 2013, relativo al error 131, y habiendo constatado que aquellos Ayuntamientos que tenían un gran volumen de registros con esta incidencia, se  concentraban en los menores de 16 años,  durante este mes y medio, hemos estado desarrollado diferentes estrategias, con algunos de vosotros, para resolverlos en el menor plazo de tiempo posible, entendiendo que para edades superiores, la gestión se verá dilatada en función de lo que cueste requerir esa información en el Padrón de Habitantes.

A partir de las dudas y consultas surgidas a raíz de esta incidencia, me cuestiono si algunas de ellas no se podrían haber evitado, entendiendo que si el valor del nivel de estudios pasa a ser un dato implícito para los menores de 16 años y por tanto deducible a partir de esa edad ¿Por qué desde el INE no se han previsto o propuesto medidas más sencillas, claras y eficientes para resolver esta incidencia?

De la misma forma que el INE incorpora en su base, de forma automática y sin espera de confirmación, otros datos como por ejemplo la procedencia en las altas por cambio de residencia, la fecha de variación, etc ..),  ¿no se podría haber aplicado un sistema parecido para los menores y posteriormente haberlo comunicado a los Ayuntamientos? Y no me digan que la fecha de nacimiento podría ser el obstáculo para cuyo contraste se podrían aplicar otros recursos.

Por tanto, mi recomendación es que, exceptuando aquellos casos en los que ya se han llevado a cabo las Modificaciones de Datos Personales, esperemos al próximo proceso de cifras para normalizar dichos datos, y asegurarnos que en el próximo fichero “C” ya esté informado el nivel de estudios correcto para los menores de 16 años, evitando generar futuras modificaciones de datos personales, ya sea de forma masiva o asistida.

En este caso ¿nos devolverán en el fichero de “casados” a todos los menores que hayamos normalizado y que no coincidan con “su” CNES para que lo constatemos y remitamos en su caso una nueva confirmación?. Me temo que si.