Archivo del Autor: Elena Martin

Proceso de cifras – Fichero C

FicheroC

Tras 4 años escribiendo en este blog y habiendo compartido con vosotros otros artículos relacionados con el proceso de cifras, aprovecho el momento, ya que nuevamente nos encontramos en el inicio del mismo, para destacar las particularidades que conlleva el primer objetivo del proceso: la generación y remisión del “fichero C” al INE, que ha de contener el conjunto de habitantes sobre los que se basará el razonamiento del Ayuntamiento para poder alegar las diferencias que resulten en el fichero de reparos que nos devolverá el INE.

El fichero C debe contener todos los habitantes inscritos hasta el último día del ejercicio, en este caso a 31 de diciembre de 2016, debiendo reflejar los datos personales y los domicilios que en esa fecha estuvieran asociados a los mismos, así como incluir los habitantes que, estando actualmente de baja, estuviesen empadronados, es decir, se trata de obtener la “foto” de ese momento.

Probablemente el proceso de generación del fichero C es la funcionalidad de mayor complejidad algorítmica que existe en el padrón de habitantes por las variadas casuísticas que ha de contemplar, tanto generadas a causa de una operatoria incorrecta, por inconsistencias en el histórico del habitante u otros errores de la propia funcionalidad, lo que provoca que durante su validación puedan generarse errores que harán necesario, en la mayoría de casos, superar más de una vez el proceso de validación del fichero.

Entre los errores que puede presentar el fichero C se destacan, por ejemplo, que éste no tenga el formato correcto o que el número de registros no se corresponda con la cifra que se ha manifestado o que existan registros defectuosos (que tienen una fecha de variación anterior a 1 de Mayo de 1996 o posterior a la fecha de referencia o posean claves o causas de variación diferentes a las establecidas), aunque, superados los errores de formato o contenido, la mayoría de errores que se producen actualmente son los tipificados como invalidantes.

Los errores invalidantes son aquellos que tienen datos nulos en campos de obligada cumplimentación o bien aquellos que presentan errores de inconsistencia en el conjunto de los mismos (ser español y no tener segundo apellido, ser extranjero y tener un DNI, ser mayor de 16 años y no poseer documento de identidad, contener caracteres inválidos en el nombre o apellidos,  etc..)

Aunque cada año son menos los errores que se generan, entre otras cosas porque la calidad de los datos es mejor, es necesario revisarlos con el objetivo de detectar, como mínimo, los errores sistemáticos y proceder a su corrección en esta fase inicial del proceso de cifras.

Es importante tener en cuenta que los registros con errores invalidantes, si se producen sobre habitantes que ya constan en la base del INE, no serán descontados en el proceso de cifras por lo que, en estos casos, no será imprescindible, aunque sí recomendable, proceder a su subsanación. Es decir, si un habitante ya figura cargado y contabilizado en la base de datos del INE y mediante el fichero C es remitido con un error invalidante, este NO será descontado por el INE, simplemente no procederán a su contraste y será un registro que aparecerá como que SUMA en el fichero de reparos y sobre el cual el Ayuntamiento no deberá alegar, siendo necesario subsanar el error para prevenir errores en futuros ficheros.

Al contrario y cuando se trate de registros que NO consten en la base del INE, será imprescindible que se proceda a la subsanación del error para que en la fase de alegaciones puedan tratarse con la pretensión de que contabilicen en cifras.

Recordar que a partir del fichero de cifras, y para aquellos ayuntamientos que han incorporado caracteres de la fase 2 (por ejemplo acentos en la denominación de los elementos territoriales), podrán indicarlo durante la subida del fichero C a la web del INE, con la pretensión de que se repercutan masivamente dichos cambios mediante la devolución y tratamientos específico del fichero O.

Así mismo y aunque se haya especificado el total de habitantes en la subida del fichero C, será necesario remitir un oficio a la correspondiente delegación, haciendo constar el número de habitantes obtenido, teniendo en cuenta que cada cual evaluará el momento en que debe remitir este oficio, por lo que entiendo que hasta la generación y remisión del último fichero C no se estará en disposición de comunicar la “ultima” cifra que va a defender cada Ayuntamiento.

Para poder abordar el proceso sin contratiempos es importante no demorarse ni superar la primera fecha de 10 de abril para la remisión del fichero al INE,  con lo cual podrán subsanarse las incidencias y volver a remitirlo tantas veces como sea preciso hasta el 25 de abril.

¿Qué es una pseudovía?

PseudoviaTodos sabemos la importancia que tiene la nomenclatura, rotulación de las vías públicas y la numeración de edificios, pero en ocasiones se hace imprescindible, además, contar con valores adicionales que permitan identificar ciertas direcciones de una forma más clara, sobre todo para la consecución de envíos postales.

En el modelo de territorio que se gestiona en el padrón de habitantes, a diferencia de otros modelos, existe el concepto “pseudovía” que se describe como  “aquello que complementa o sustituye a la vía”, y que según normativa padronal viene matizado en base a los siguientes ejemplos:

  • Son ejemplos de pseudovía que complementa a la vía: la denominación del edificio o construcción, el buzón o apartado de correos…
  • Son ejemplos de pseudovía que sustituye a la vía: el nombre del paraje o lugar donde se encuentra ubicada la construcción…:

Para más detalle se pueden encontrar ejemplos concretos de su uso en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” publicados por el INE en Idapadron.

Según mi experiencia, el uso más común de la pseudovía se encuentra asociado a los diseminados, en los cuales, aunque se numeren las diferentes viviendas que lo componen, se hace complicada su localización por lo cual el nombre del enclave permite identificar de una forma más concisa esa dirección postal (Cortijo Mengano, Finca Zutano, Mas Fulano, Pazo Menganito…)

En este sentido, la normativa vigente también refuerza su uso:

«14.5.- Numeración de edificios.- Los Ayuntamientos deberán mantener actualizada la numeración de los edificios, …. d) Los edificios situados en diseminado también deberán ser numerados. Si estuvieran distribuidos a lo largo de caminos, carreteras u otras vías, sería aconsejable que estuvieran numerados de forma análoga a las vías de un núcleo urbano. Por el contrario si estuvieran totalmente dispersos deberán tener una numeración correlativa dentro de la entidad singular.- En general toda construcción en diseminado debe identificarse por el nombre de su entidad singular de población, por el de la vía o  pseudovía  en  que  puede  insertarse y por el número que en ella le pertenece; …”.

El caso que voy a exponer, no descrito en los ejemplos anteriores y, que me trasladó recientemente un cliente en relación a la dificultad de informar un domicilio en una vía y un kilómetro superior al número 1000, y que por la novedad cuestionada incitó mi curiosidad en relación a los efectos que podía tener en el ámbito nacional (tengamos en cuenta que en el documento “Diseño de registros de intercambio de información” el dato kilómetro tiene una capacidad de cómo máximo tres dígitos), me permitió tener conocimiento de lo siguiente:

Existe una única vía en España, la Nacional 340 o carretera del Mediterráneo (que une Cádiz con Barcelona, atravesando 10 provincias) que tiene nada menos que 1.248 km, es decir, que sus últimos 249 Kilómetros, desde Castellón, pasando por Tarragona hasta llegar a Barcelona, tienen 4 dígitos y en el caso de existir una vivienda que debiera identificarse por la vía y kilómetro no podría mecanizarse en la forma habitual.

En este caso, y consultado con la Delegación correspondiente, se nos aconsejó utilizar la pseudovía para identificar ese dato postal. Revisado el documento mencionado y para el campo Kilómetro y otros, se matiza, mediante unas observaciones comunes, lo siguiente:  “No debe olvidarse que la estructura señalada es siempre una estructura mínima y las particularidades de cada ayuntamiento pueden y deben ser introducidas como atributos adicionales

Tras la lectura de este artículo y el caso citado, que considero anecdótico, puede que algún Ayuntamiento, para mejorar la identificación de ciertas direcciones,  estime oportuno complementar sus direcciones con este elemento pero debe recordarse que el uso de pseudovías no es algo interno del Ayuntamiento y que cualquier alta o variación de las mismas, debe ser comunicada a la respectiva delegación del INE, así como ya se hace con el resto de elementos territoriales.

¿Alguien quiere aportar otros ejemplos del uso de pseudovías?

 

Error 102 – La fecha de variación no corresponde al movimiento

Cambiofecha

El código de error 102, que periódicamente encontramos en los ficheros de cola de errores devueltos por el INE, señala una incidencia en relación a la fecha real del movimiento (ya sea de alta o de baja), y se informa al Ayuntamiento de la nueva fecha de variación.

En los casos de alta por nacimiento y baja por defunción, el error se trasladaría al Ayuntamiento por una diferencia en la fecha de nacimiento o defunción al contrastarse ésta con la que les ha sido comunicada por el Registro Civil. En general, en estos casos, acostumbra a ser un baile de números en los que la fecha no se ha transcrito bien en el padrón y de forma habitual no caben dudas de la necesidad y ventajas de incorporarla al padrón. 

En otros casos, y a estos me voy a referir tras las consultas que nos llegan a nuestro servicio de atención al cliente, se producen dudas razonables de si es necesario incorporarlas o no, sobre todo cuando se traslada el error a consecuencia de una baja en la que, en ocasiones, la fecha comunicada por el INE es muy anterior o posterior en relación a la fecha que consta en el movimiento del padrón de habitantes.

Esta diferencia en las fechas se puede producir, a mi entender, por diferentes motivos:

  • El Ayuntamiento de Brances recibió, en su momento, un comunicado de alta “en papel” por parte del Ayuntamiento de Calvín y procedió a mecanizarla en su padrón pero Calvín no envió el alta o bien generó un error invalidante que no permitió que el alta entrase en el sistema. A fecha muy posterior, el ciudadano se empadronó en un tercer Ayuntamiento y por tanto el INE, cuando recibe esta última Alta, comunica al Ayuntamiento de Brances la nueva fecha de baja y destino, que en este supuesto, puede variar en años.
  • El Ayuntamiento de Brances omitió realizar una baja por cambio de residencia comunicada por el INE y que se acabó consolidando mediante el error 101. Cuando posteriormente, este Ayuntamiento, tramita una baja de oficio, cometiendo una negligencia, al remitir la baja al INE éste comunica el municipio y fecha donde se encontraba empadronado. Aunque en estos casos y no puedo precisarlo en detalle, se podría producir un error 75 – Baja no encontrada en el mismo municipio.
  • El Ayuntamiento de Brances ha trasladado una baja de oficio al INE y trascurrido un tiempo, se produce un alta en el Ayuntamiento de Calvín. El INE traslada esa fecha y procedencia al Ayuntamiento de Brances.
  • El  Ayuntamiento de Calvín ha hecho una modificación de datos personales sobre un habitante y ha producido la coincidencia con los datos del Ayuntamiento de Brances que lo tenía de baja de oficio o por cambio de residencia al extranjero y por tanto el INE comunica a Brances una nueva fecha y destino de la baja.

Entendería que las altas que han sido enviadas con mucha demora al INE no encajarían en esta problemática ya que para el municipio de alta y en el caso de haber un alta posterior y consolidada en otro municipio, se produciría un error “99 – Existe un movimiento posterior al comunicado”. El Ayuntamiento, en este caso, debería generar la baja a través de la revisión del fichero  Hppmmm99.maa en el que recabaría la información de la fecha y el movimiento del otro municipio sin remitir movimiento de baja al INE.

Probablemente es costoso para los Ayuntamientos rastrear el origen de dichas comunicaciones y su incorporación no debería producirse de forma automática, debiendo evaluarse de forma individualizada ciertas casuísticas o aplicar una revisión manual en función del tiempo transcurrido entre la fecha que figura en el padrón y la comunicada por el INE.

Por ejemplo, si tenemos una baja por Inscripción indebida de un ciudadano en el año 2013 y se recibe un error 102 para modificar la fecha de baja al 2016, así como el motivo y destino, no debería modificarse esa fecha ya que, probablemente, estaríamos modificando la realidad y comprometiendo las certificaciones que hayan podido expedirse sobre el ciudadano.

Tal y como se deduce del documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE” la decisión de incorporar estas modificaciones en el padrón la gestiona cada Ayuntamiento:

Actuación del INE: El registro ha sido incorporado a la base del INE modificando la fecha de variación en el sentido indicado.

Actuación del Ayuntamiento: Corregir, si procede, la fecha en su propio Padrón y no realizar comunicación alguna.

Recordar que este tipo de incidencia, tal como se indica en el citado documento, puede afectar a las cifras en los casos en que la baja se esté repercutiendo en el ejercicio actual por parte del Ayuntamiento y el INE la esté contabilizando en un ejercicio anterior, con lo que nos encontraríamos con un registro que resta en el fichero de reparos. En este caso, y también en los que pueda suceder a la inversa, es importante ver el esfuerzo que puede comportar gestionar la pertinente alegación teniendo en cuenta que la cifra se conciliará, de forma natural, en el próximo ejercicio.

No estaría de más tener más información por parte del INE del procedimiento que se aplica en el traslado de este error y otros errores a los Ayuntamientos ya que los expuestos en este artículo no son más que el fruto de supuestos y deducciones y como tal pueden ser imprecisas o matizables.

¿Pensáis que existen otras causas en las que se produce esta incidencia? ¿Incorporáis estas correcciones en el padrón cuando se trata de fechas muy anteriores?

Extranjeros comunitarios o con Residencia Permanente (No_ENCSARP)

NO_ENCSARPSi en una entrada anterior hablábamos de los Extranjeros No Comunitarios Sin Residencia Permanente (ENCSARP), en esta ocasión hablaremos del procedimiento a seguir para el resto de extranjeros, es decir, los ciudadanos de la Unión Europea y de los Estados que forman parte del Acuerdo Económico Europeo y los que sin pertenecer a estos países, tienen tarjeta de residencia de régimen comunitario por ser familiares de comunitarios y aquellos que tienen autorización de residencia de larga duración.

Aunque este tipo de extranjeros NO están obligados a renovar, si que en determinadas circunstancias han de confirmar que siguen residiendo en el municipio, para lo cual el INE comunica mensualmente a los Ayuntamientos, mediante las incidencias 141,142 y 143, la obligación de confirmar la residencia según los siguientes casos:

Su última inscripción padronal tiene más de dos años de antigüedad y no están inscritos en el Registro Central de Extranjeros (RCE), o hace más de cinco años y tienen una autorización de residencia caducada o el certificado de inscripción en el RCE ha sido expedido hace más de cinco años.

Para confirmar su domicilio, los Ayuntamientos deberán enviar al INE un movimiento de “confirmación de domicilio (M CO)”, pero si durante las gestiones llevadas a cabo para obtener esta confirmación, el extranjero ha cambiado de domicilio en el municipio o ha variado alguno de sus datos personales, NO será necesario remitir al INE un movimiento de “Confirmación de domicilio” ya que la propia modificación por cambio de domicilio (M CD) o la de datos personales (M PE) darán por resuelta la incidencia y a todos los efectos confirmada su residencia.

Por tanto, a diferencia de los ENCSARP en los que SI es necesario enviar un movimiento explicito de renovación (M RN) que podrá contener además nuevos datos de domicilio o personales, en este caso SOLO será preciso enviar un cambio de domicilio o una modificación de datos personales.

En este sentido es importante que todos aquellos movimientos que se aborden en relación a modificaciones en los datos personales de estos extranjeros sin intervención de los mismos (ya sea cambios en la titulación académica u otras modificaciones en sus datos) sean notificados a los mismos con la intención de constatar que el ciudadano sigue residiendo en el municipio y no distorsionar la realidad.

Para las modificaciones en los datos de ubicación del territorio sin intervención del ciudadano,  es importante realizar Movimientos de Rectificación de Domicilio (M RD) ya que estos no serán tenidas en cuenta por el INE a los efectos de confirmación de domicilio y, por tanto y lógicamente si no existe algunos de los movimientos descritos anteriormente, no se contabilizarán para las cifras anuales.

En las sucesivas reuniones del consejo de empadronamiento y desde la puesta en marcha de las incidencias para la consecución de la confirmación de residencia de los NO_ENCSARP, se ha ido trasladando a los Ayuntamientos un criterio progresivo en la contabilización de los mismos en relación a la obtención de cifras, siendo las cifras a 1 de enero de 2016 las últimas en las que se han aplicado estos criterios, ya que a partir de 1 de enero de 2017 no se contabilizará ninguna de las inscripciones para las que el INE haya comunicado alguna incidencia 141, 142 y 143 antes del 1 de octubre del año anterior y que continúen pendientes de gestión en el mes de marzo del año de referencia.

Otra de las consultas dentro del protocolo de gestión de este tipo de modificaciones es la relacionada con el modelo a cumplimentar para llevar a cabo la confirmación de residencia. Ni en la resolución anterior ni en la actual se ha publicado formulario orientativo, tal como se ha facilitado para la renovación de los ENCSARP, por lo cual cada Administración debe confeccionar la plantilla que considere más oportuna a dichos efectos.

A diferencia del tipo de Baja que se aplica a los ENCARP (por caducidad), la baja para este tipo de extranjeros se regirá por el procedimiento indicado en el trámite “Baja por inscripción indebida” y en el caso de que el interesado manifieste vivir habitualmente en otro país, se dará de baja por cambio de residencia sin más trámite.

Aprovecho las fechas en las que estamos para desearos un FELIZ 2017!!

Volantes y certificados firmados electrónicamente

Libro_movilRecientemente hemos incorporado en el Padrón de Habitantes la posibilidad de firmar electrónicamente los certificados, volantes u otros documentos solicitados por el ciudadano u otras administraciones a través de este, ampliando la ya existente posibilidad de obtenerlos o solicitarlos por medios telemáticos, a través de la Sede.

Para los casos en que dichos documentos deban imprimirse, el artículo 27 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, dice lo siguiente:

“Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor”

Y aunque en la Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre gestión del Padrón Municipal se establece que el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal, hemos optado por incluir la posibilidad de añadirle la firma  o sello de Entidad.

El Código Seguro de Verificación (CSV) permitirá que cualquier destinatario del documento pueda contrastar, en línea, la autenticidad de esa copia impresa en papel mediante el cotejo del documento electrónico original a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento, ya sea mediante este código o usando un lector de código QR (en nuestro caso). Además, la firma de Entidad permitirá  verificar que quién lo emitió es el Ayuntamiento al que se refiere el empadronamiento y que en consecuencia y de forma implícita, no estamos ante una página de suplantación de identidad.

Si analizamos la fórmula utilizada hasta ahora en su versión tradicional, observaremos que existe una gran diferencia respecto al circuito descrito, ya que si antes no era necesario guardar los originales de esos documentos, ahora, y para el cometido que se le pretende, si será necesario hacerlo.

Dada la efímera vida de este tipo de documentos (su validez es de tres meses tras su expedición), se valoró la posibilidad de no guardarlos y ante una petición de validación por un tercero, generar el documento, (validando no superar la fecha de caducidad planificada) y, en consecuencia, construir una “foto” con los mismos datos que se facilitaron previamente al peticionario. Téngase en cuenta que en el Padrón de Habitantes es fácil reproducir el “momento” dado que se conserva fielmente el histórico de los habitantes y viviendas, además de ser un requisito en diferentes procesos de comunicación con el INE.

Aunque la estrategia era clara con respecto a los volantes, no lo era para el resto de documentos que debían ser firmados por un funcionario ya que en este caso la reconstrucción no tenía sentido si carecía de la pertinente firma y además, como ya he mencionado en artículos anteriores, los Certificados del Padrón de Habitantes no pueden ser expedidos por sistemas desatendidos tal como lo recoge la normativa vigente.

Habida cuenta de que este tipo de documentos, por sus antecedentes y su corta vida solo servirán en la que, en conceptos archivísticos, se conoce como la fase activa de su ciclo de vida, hemos considerado no otorgarles más utilidad que la descrita y por tanto no asociarlos a expediente o serie documental alguna, con el propósito de que una vez almacenados y agotada su vigencia, se puedan eliminar de forma automática.

Así mismo y para agilizar el circuito en la entrega de los certificados, próximamente dispondremos de la posibilidad de obtenerlos, una vez firmados, a través de la carpeta del ciudadano de la Sede municipal.

Espero que llegue el día en que el matiz que se le otorga al volante en relación al certificado desaparezca ya que a nadie acaba de convencer la diferencia por las connotaciones que claramente se le entreven, y que en un futuro próximo podamos hablar de un solo tipo de documento sin distinción ni matices.

Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente. (ENCSARP)

extranjerosAunque creo que después de años practicando, la mayoría de Ayuntamientos tienen bastante claras las actuaciones a seguir en relación a la gestión de los Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente, comúnmente reconocidos con el acrónimo de ENCSARP, voy a incidir en algunos puntos que me parece interesante destacar.  

En primer lugar, recordar que mediante acuerdos del Consejo de Empadronamiento en sesión de 7 de noviembre de 2011, se aprobó la creación de la nueva incidencia 146.- Indicador de permanencia,  mediante la cual y a través de los ficheros de devolución mensuales, el INE informa de las adquisiciones y pérdidas de residencia permanente para este colectivo y que durante el mes de mayo de 2012, se remitió un primer fichero, con extensión 146, que permitía realizar la carga inicial de esta información.

Si la aplicación de padrón permite la carga de este dato y además es bien visible, cuando un extranjero de estas características acuda al Ayuntamiento para cualquier otro trámite, sea o no de padrón, se le podrá invitar a renovar su residencia, derivándose de esta práctica las siguientes ventajas:

  • Reduciremos el volumen de preavisos remitidos por el INE en los ficheros mensuales (111 – Comunicación de la fecha de caducidad de la inscripción de los ENCSARP,  (preavisos que se produce con 3 meses de antelación a la caducidad)
  • Aumentaremos la calidad del servicio al ciudadano al evitar al ciudadano posteriores comparecencias para realizar una expresa renovación de su residencia.
  • Ganaremos en eficiencia al evitar gestiones y costes.

La renovación de la residencia para los ENCSARP ha de producirse cómo mínimo cada dos años desde su última renovación o desde su ultima fecha de alta,  pero en ningún caso la normativa hace mención a que no pueda llevarse a cabo en periodos inferiores a los 2 años, computándose un nuevo plazo de dos años a partir del momento en que se genera el nuevo movimiento de Renovación.

Además, en base a la carga periódica de la incidencia 146, que actualizaría sistemáticamente esa circunstancia, permitiría disminuir los errores que se producen al generar una renovación o una baja por caducidad para un habitante que ya NO es ENCSARP y que en consecuencia generaría los errores 78 – Modificación no encontrada, o bien 75 – Baja no encontrada, movimiento que deberá eliminarse ya que la acción que la motivó carecería de efectos desde el momento en que se ha adquirido la residencia permanente.

Es importante tener en cuenta que para los casos en que se remite una Modificación por Renovación que además incluye un cambio en los datos personales o en el domicilio y ha sido devuelta por el INE por los errores citados en el anterior párrafo, deberá eliminarse la modificación por Renovación y VOLVER a remitir el resto de modificaciones que iban incluidas en el movimiento que se envió al INE.

En relación a otras cuestiones planteadas en este mismo ámbito, destacaría las siguientes:

  • Para declarar la caducidad de la inscripción y acordar la baja se precisa de una resolución motivada del Alcalde (Decreto de o resolución de Alcaldía), que deberá ser notificada por los procedimientos previstos en la Ley 39/2015, siendo la fecha de la baja la correspondiente a la notificación.  Si la notificación no puede ser practicada deberá recogerse la fecha de publicación en el BOP (fecha que siempre será posterior a la fecha de caducidad)
  • Mientras no se tenga constancia del resultado de la notificación o se haya realizado la publicación en el BOP, se puede producir la renovación. 
  • Si la renovación se produjese antes de que se mecanice la baja pero no disponemos del acuse de recibo o no ha llegado en su tiempo límite, se puede optar por no mecanizar la baja y hacer la renovación, aunque esto implicaría que si ha habido una resolución motivada por el Alcalde, deba hacerse una Anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. 
  • Si el habitante quiere hacer la renovación cuando ya se ha hecho la resolución de alcaldía, pero aun no se ha notificado al habitante se deberá hacer una anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. Esto deshará la resolución de baja de este habitante y permitirá que renueve su empadronamiento. 
  • Si el ENCSARP se presenta en el Ayuntamiento una vez ha estado dado de baja por caducidad, se deberá realizar un Alta por Omisión. El alta y la baja en ningún caso podrán tener la misma fecha.

Si alguien considera que puede matizar o aportar otras experiencias que promuevan buenas prácticas, que ¡no dude en añadir comentarios a esta entrada!

Domicilio de empadronamiento

casaarbol

Tras la lectura periódica de las consultas que se trasladan a la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento y ante la reiterada casuística en la que se expresan dudas en relación al empadronamiento en determinadas circunstancias, entre ellas y por ejemplo las siguientes:

  • ¿Se puede empadronar a las personas que carecen de titulo jurídico que acredite la propiedad del inmueble o un derecho de uso del mismo?
  • ¿Se puede empadronar en una chabola, caravana, cueva, vivienda  en construcción, naves industriales abandonadas, edificios declarados en ruinas u otros locales que según el ordenamiento legal no tienen uso como vivienda, o que no tienen concedida la habitabilidad?
  • ¿Puede oponerse un propietario de una vivienda a un alta autorizada por el inquilino sin su consentimiento?
  • ¿Puede empadronarse un mayor de 16 años en una vivienda independiente de sus padres?
  • ¿Puede el propietario de una vivienda solicitar el empadronamiento en un domicilio en que está inscrita una persona que no dispone de ningún título acreditativo?

Frente a estas cuestiones y otras similares, tengo la convicción de que ante la imposibilidad de modificar las circunstancias en las que se producen, la respuesta  siempre acaba siendo la misma y básicamente responde a la siguiente cuestión:  ¿Vive realmente esta persona en ese domicilio?

Si la respuesta es SI, no existe duda alguna de que se debe empadronar en ese domicilio y este hecho se deduce y así se expresa a través de las diferentes consultas resueltas por el Consejo de Empadronamiento, en base a diferentes normativas:

Art. 17.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local: Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad.

Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal: la inscripción padronal es completamente independiente de las controversias jurídico-privadas sobre la titularidad de la vivienda, lo es también de las circunstancias físicas, higiénico-sanitarias o de otra índole que afecten al domicilio.

..Cuando existan indicios que hagan dudar de que se vaya a establecer la residencia en el municipio, o de alguno de los datos declarados por el ciudadano, antes de proceder al alta, o a la modificación de datos en el Padrón, el Ayuntamiento, presentada la correspondiente solicitud por parte del interesado, ordenará los actos de trámite necesarios para comprobar la veracidad de los datos consignados en la solicitud, dictando la correspondiente resolución.

Por tanto, y a mi entender, será potestad del propietario o un tercero presentar los recursos pertinentes para, en su caso, producir el desalojo y en consecuencia incoar el correspondiente expediente administrativo para cursar la baja o cambio de domicilio en el padrón de habitantes.

Fichero de nacimientos

BebesEsta vez voy a opinar sobre los ficheros de nacimientos y las causas que, en general, dificultan la incorporación automática de esas altas por nacimiento  en el Padrón de habitantes.

Como muchos ya sabéis, los nacimientos se inscriben y mecanizan a través del Registro Civil y estos son remitidos a través del INE a los Ayuntamientos mediante los ficheros NAC para que puedan ser tratados por cada Entidad e incorporadas, en su caso, las altas en el Padrón de habitantes de cada Municipio.

En el apartado 5.1.2.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal, queda redactado lo siguiente:

El Instituto Nacional de Estadística remitirá mensualmente a cada Ayuntamiento, según el municipio de residencia de la madre declarado en la inscripción de nacimiento del Registro Civil, la información sobre las personas que deben ser dadas de alta en el Padrón por nacimiento.   

El diseño de registro de este tipo de ficheros, a diferencia de los ficheros mensuales que se intercambian con el INE,  difiere en cuanto al formato en la identificación de los datos de los menores y de sus progenitores, ya que no incorpora las partículas de los apellidos de forma separada, hecho que puede dificultar, aún aplicando algoritmos de concatenación, la aparición de no coincidencias y en el caso de realizarse las altas de forma automática, generar duplicados o generar problemas de homogeneidad en el sistema al tener que aplicar esos mismos algoritmos para desdoblar partes de esa identificación, separando las partículas de los apellidos.

Otro problema que se produce, dado que un menor no puede empadronarse en una vivienda en la que no figuren sus padres o alguno de ellos, es la identificación de los padres, para los cuales es necesario que durante los procesos automáticos, se verifique la inscripción previa de los mismos en el padrón y es ahí donde surge un nuevo inconveniente, ya que los datos de los padres no son contrastados e igualados previamente por el INE con los del Padrón, con lo cual, en muchos casos hay que contrastar manualmente los datos para poder encajar esos nacimientos.

El fichero de nacimientos no incorpora la nacionalidad de los menores, dato obligatorio en la Inscripción padronal, pero como no constituye un dato de la inscripción de nacimiento en el Registro Civil, el INE no puede suministrar a los Ayuntamientos.

Este caso no resulta problemático cuando ambos progenitores son españoles, pero en los casos de padres extranjeros, si ambos son de nacionalidades distintas, los Ayuntamientos han de poner en conocimiento de los mismos la inscripción de alta por nacimiento a los efectos de que estos puedan comunicar las posibles rectificaciones o variaciones que procedan, así como recabar la nacionalidad del recién nacido cuando esta no sea obvia, debiendo quedar siempre perfectamente acreditada mediante los documentos emitidos por el órgano competente para ello.

Sin embargo, para salvar este inconveniente y mientras no se obtiene la nacionalidad del nacido, se acordó en sesión celebrada por el Consejo de Empadronamiento en junio de 2012 y con carácter provisional, que se admitiría el código de nacionalidad “desconocida” equivalente al código 999, exclusivamente para las Altas por Nacimiento en los ficheros de intercambio de variaciones mensuales que se remiten al INE, no generando error invalidante.

En este caso serán tratados como ENCSARP (Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente), y deberán renovar su inscripción padronal en dos años, disponiendo así de un mayor margen de tiempo para que los padres o tutores puedan aportar la documentación precisa para determinar la nacionalidad.

En cualquier caso y como en todo proceso automático, hay que aplicar las cautelas oportunas para tramitar esas incorporaciones y dejar para procesos manuales aquellas inscripciones que muestren alguno de estos u otros inconvenientes.

¡Vuelvo en septiembre!

 

El Padrón de Habitantes y el Registro de Entradas y Salidas


RegPHLas solicitudes de volantes, certificados o variaciones en el padrón, en la mayoría de los casos, solo se anotan en el Registro de Entrada cuando son presentadas a través de la Sede Electrónica,  y análogamente en este ámbito, solo se acostumbra a registrar la salida de las notificaciones que se generan a los ciudadanos a partir de los diferentes expedientes padronales.

En la gestión de trámites presenciales, en cambio, son poco habituales estas prácticas, entre otros motivos porque dichas pruebas, en general, quedan trazadas en las propias aplicaciones y por tanto, y aunque pudiesen realizarse de forma automática, no dejarían de suponer una duplicidad.

La Ley de Procedimiento Administrativo 30/1992, si nos ceñimos al redactado de su artículo 39, no dejaba lugar a dudas en cuanto a la obligatoriedad de hacerlo en todos los casos.

Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

No obstante, el artículo 16 de la nueva Ley 39/2015, ha quedado redactado bajo un nuevo y sorprendente enfoque:

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Este matiz en relación al Registro de Salida y en el contexto de la nueva Ley es importante, ya que si el canal habitual entre la administración y la ciudadanía va a ser el medio electrónico, es de suponer que serán esos medios o sistemas los que acreditarán y conservaran las evidencias de estas comunicaciones y seguramente será el motivo por el que se pueda prescindir del Registro de Salidas en un futuro próximo. Aunque, si esta deducción es acertada ¿también pudiera ser que el Registro de Entrada, sobre todo para los casos de trámites desasistidos y automáticos, pudiera encajar en el mismo supuesto?

En el caso del Padrón de Habitantes y mediante el uso, esperemos que cada vez más frecuente, del servicio de Verificación de Datos de Residencia (SVDR) de la Plataforma de intermediación de datos del MINHAP , entre otros servicios de ámbito autonómico, estas funciones quedaran delegadas a esas otras administraciones, que al efectuar las peticiones directamente sobre la base padronal del INE tendrán sus propios mecanismos de seguimiento.

Para mejorar la coherencia y eficacia entre la amalgama de sistemas que posee cada Administración Local, habría que auditar y adecuar todos los procesos analizando en que punto deberían “encontrarse” con el Registro de Entradas ¿y Salidas? que sin duda es el eje transversal entre todos ellos.

El Registro General de Entradas y Salidas, conjuntamente con el Padrón de Habitantes, es otro de los ámbitos de mi interés, a partir del cual y durante estos 30 años puedo confirmar que genera dudas razonables en cuanto a su interpretación y alcance.

Aunque en este artículo mi intención era exclusivamente la de encender una chispa para la reflexión, os adelanto que más adelante trataré otros sistemas que van o deberían ir de la mano del Padrón de Habitantes.

Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

sinpapelesMe resulta curioso que, en relación a la publicación de la Ley  39/2015 de Procedimiento Administrativo Común,  y a través de los artículos, ponencias y debates que está generando su próxima entrada en vigor,  sean tan escasas las alusiones al padrón de habitantes, intuyendo que como al resto de procedimientos administrativos, se le prevén las mismas afectaciones.

Teniendo en cuenta que el padrón de habitantes genera un volumen nada despreciable de documentación, que además, en el caso de las hojas padronales es preciso conservar durante al menos 100 años, sería de esperar que, en este ámbito, fuera una de las principales inquietudes de la administración local, de forma que estuviésemos preparando el escenario para cumplir uno de los principios básicos de la ley:  garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la documentación y preservarla a través de medios o soportes que cuenten con las medidas de seguridad necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

En la última resolución en materia padronal  de fecha 30 de enero de 2015, publicada 9 meses antes que la Ley 39/2015,  se indicaba lo siguiente:

Esta documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas den forma que se garantice su autenticidad”.

Está, por tanto, prevista reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”

Bajo mi punto de vista, se pone en un segundo plano la gestión electrónica de la documentación, con un enfoque poco acertado, cuando claramente debería ser un requisito obligatorio, debiendose instruir que la conservación en papel debería quedar restringida a casos muy puntuales y con una fecha de caducidad.

¿Qué vamos a hacer con la documentación del padrón de habitantes?

En el camino que nos queda por recorrer, nos gustaría que el Consejo de Empadronamiento, además de resolver de forma puntual las consultas que se le trasladan, tomara la iniciativa en el impulso y difusión de buenas prácticas en esta materia y de forma escalonada en todas las que inciden en el cumplimiento de la 39/2015, entre otras.

Actualmente, la mayoría de aplicaciones son capaces de capturar y guardar documentación, pero probablemente deberíamos seguir estrategias comunes que permitiesen reducir el esfuerzo individual,  trabajando en la redacción de las singularidades, por ejemplo y para el caso que nos ocupa,  especificando recomendaciones en cuanto a la clasificación archivística de la documentación, sus calendarios de preservación, sus metadatos, las características de digitalización, etc.

Se me ocurren muchas preguntas en relación a la documentación del padrón, tanto en lo que se refiere al  expurgo de la misma (véase volantes, certificados u otros documentos generados para el ciudadano) como a la necesidad de almacenar ciertos documentos, teniendo en cuenta que en algunos de los errores / incidencias que se reciben del INE, es necesario acudir a esa información (véase por ejemplo el error 51, 53 y 55, entre otros), etc.

No tengo ninguna duda de que aunque este es mi primer artículo en referencia a la documentación del padrón, retomaré el tema en un futuro próximo.