Archivo del Autor: Elena Martin

Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

sinpapelesMe resulta curioso que, en relación a la publicación de la Ley  39/2015 de Procedimiento Administrativo Común,  y a través de los artículos, ponencias y debates que está generando su próxima entrada en vigor,  sean tan escasas las alusiones al padrón de habitantes, intuyendo que como al resto de procedimientos administrativos, se le prevén las mismas afectaciones.

Teniendo en cuenta que el padrón de habitantes genera un volumen nada despreciable de documentación, que además, en el caso de las hojas padronales es preciso conservar durante al menos 100 años, sería de esperar que, en este ámbito, fuera una de las principales inquietudes de la administración local, de forma que estuviésemos preparando el escenario para cumplir uno de los principios básicos de la ley:  garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la documentación y preservarla a través de medios o soportes que cuenten con las medidas de seguridad necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

En la última resolución en materia padronal  de fecha 30 de enero de 2015, publicada 9 meses antes que la Ley 39/2015,  se indicaba lo siguiente:

Esta documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas den forma que se garantice su autenticidad”.

Está, por tanto, prevista reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”

Bajo mi punto de vista, se pone en un segundo plano la gestión electrónica de la documentación, con un enfoque poco acertado, cuando claramente debería ser un requisito obligatorio, debiendose instruir que la conservación en papel debería quedar restringida a casos muy puntuales y con una fecha de caducidad.

¿Qué vamos a hacer con la documentación del padrón de habitantes?

En el camino que nos queda por recorrer, nos gustaría que el Consejo de Empadronamiento, además de resolver de forma puntual las consultas que se le trasladan, tomara la iniciativa en el impulso y difusión de buenas prácticas en esta materia y de forma escalonada en todas las que inciden en el cumplimiento de la 39/2015, entre otras.

Actualmente, la mayoría de aplicaciones son capaces de capturar y guardar documentación, pero probablemente deberíamos seguir estrategias comunes que permitiesen reducir el esfuerzo individual,  trabajando en la redacción de las singularidades, por ejemplo y para el caso que nos ocupa,  especificando recomendaciones en cuanto a la clasificación archivística de la documentación, sus calendarios de preservación, sus metadatos, las características de digitalización, etc.

Se me ocurren muchas preguntas en relación a la documentación del padrón, tanto en lo que se refiere al  expurgo de la misma (véase volantes, certificados u otros documentos generados para el ciudadano) como a la necesidad de almacenar ciertos documentos, teniendo en cuenta que en algunos de los errores / incidencias que se reciben del INE, es necesario acudir a esa información (véase por ejemplo el error 51, 53 y 55, entre otros), etc.

No tengo ninguna duda de que aunque este es mi primer artículo en referencia a la documentación del padrón, retomaré el tema en un futuro próximo.

Discrepancias en las cifras de población

abacoEste pasado 23 de marzo, casualmente  y a raíz de una búsqueda por Internet, me topé con un artículo de prensa que me llamó sumamente la atención, ya no por el hecho que describía sino por el poco detalle que ofrecía al lector respecto al motivo que probablemente producía tales efectos.

El titular del mismo anunciaba: “el  Ayuntamiento de Calatayud presenta un contencioso contra el INE por una discrepancia de 2.500 habitantes:” http://www.heraldo.es/noticias/aragon/zaragoza-provincia/2016/03/23/el-ayuntamiento-calatayud-presenta-contencioso-contra-ine-por-una-discrepancia-500-habitantes-833070-1101025.html

Como ya he manifestado en mi introducción, en el citado artículo, en ningún momento se hacía referencia a las circunstancias o particularidades que podían estar provocando dicha discrepancia,  de forma que, a mi juicio,  se predisponía al lector a intuir o suponer que probablemente al INE le mueva un especial interés o empeño en descontar habitantes.

Quiero explicar, para los profanos en el tema, que durante el proceso de conciliación de cifras, el INE informa a los ayuntamientos de cuáles son los habitantes que no va a contabilizar, así como de los motivos. Además, según normativa, existen procedimientos regulados que permiten a los ayuntamientos, durante ese periodo, realizar reclamaciones / alegaciones a favor de los registros descontados.

Desde el año 2005, para la mayoría de ayuntamientos, el peso de estas diferencias ha recaído fundamentalmente en el colectivo extranjero, ya que según sean o no comunitarios o posean la autorización de residencia permanente, es necesario que los ayuntamientos realicen unas comprobaciones de su permanencia en el municipio y se lo comuniquen al INE mediante los ficheros de variaciones mensuales.

Tengamos presente que el INE comunica a los ayuntamientos, mediante los ficheros de intercambio y con tres meses de antelación a su caducidad, las “circunstancias” de cada tipo de extranjero, con el fin de que se realicen las gestiones pertinentes. En el caso de que el ayuntamiento no remita, en los plazos señalados, la correspondiente respuesta informática al INE, éste entenderá que no residen en el municipio y por tanto durante el proceso de cifras, los “propondrá” como NO contabilizados.

No dudo que para los ayuntamientos que cuentan con un gran volumen de extranjeros, la gestión que conlleva ese seguimiento es laboriosa,  pero también es una gestión necesaria para garantizar la credibilidad de las cifras que se elevarán al gobierno, teniendo en cuenta que cuando los extranjeros regresan a sus países, actualmente,  no existe un mecanismo que permita dar conocimiento a los ayuntamientos de dichas circunstancias.

Ahora que nuevamente nos encontramos inmersos en el proceso de cifras y para el caso de los ayuntamientos que tengan constancia de que estos ciudadanos siguen residiendo en el municipio, todavía es posible realizar un último sprint para igualar las cifras. Me consta, por el resultado de la gestión de alegaciones de  ejercicios anteriores,  que si durante ese periodo y proceso se consigue la renovación o confirmación de residencia de esos extranjeros, aunque sea fuera del plazo establecido, el INE los contabiliza (debiendo complementar la alegación con las correspondientes pruebas documentales), constatando que la finalidad del INE no es otra que dar credibilidad y confirmar que las cifras oficiales coinciden con la realidad.

Recordemos que para minimizar esta gestión reactiva, se considera una buena práctica el informar a los extranjeros, durante la gestión de cualquier trámite padronal con su administración, de la obligación de ratificar o renovar su residencia.

 

¡Puesta al día de documentación padronal!

TejerPor  fin disponemos, en IDA_Padron, de documentación actualizada con las novedades habidas en los últimos años en los ficheros de devolución mensuales tras la puesta en marcha de nuevos errores o ampliación de la finalidad de algunos,  así como la relativa a los formatos y características de los diferentes ficheros de intercambio con el INE.

Probablemente y  por mi condición de consultora en el ámbito de atención al cliente valoro MUY positivamente el poder contar con esta documentación que, en su ausencia, nos abocaba a laboriosas búsquedas entre documentos y comunicados emitidos por el INE,  a partir de los diferentes acuerdos del Consejo de Empadronamiento.

Destacar la actualización de los siguientes documentos:

El primero de ellos, que seguramente tendrá más valor para los diseñadores de software porque describe el formato de los diferentes ficheros de intercambio que gestionan los Ayuntamientos con el INE,  contempla entre otros y por ejemplo, las “nuevas” claves de variación para extranjeros, las nuevas partículas de los apellidos, ejemplos de pseudovías, diferentes aclaraciones y supresión de referencias obsoletas como INDALO, etc.

Recordar que este documento, cuyas raíces las encontrábamos en el Anexo I y siguientes de la derogada resolución de 1 de abril de 1997, acertadamente, no se ha incluido en la vigente Resolución de 30 de enero de 2015, para permitir su continua actualización.

El segundo documento, teniendo en cuenta que una buena parte del tiempo que dedicamos a la gestión del padrón la invertimos en depurar los datos a través de los ficheros de devolución mensuales, nos ofrece una estupenda guía para la gestión y depuración de los diferentes errores. En este documento se especifican, para cada tipo de error, las actuaciones que deberá llevar a cabo el Ayuntamiento para subsanarlos.

Aunque en este artículo no voy a entrar en el detalle de las diferencias, entre otras cosas porque no lo he revisado en la profundidad que se merece,  si he repasado de forma rápida las aclaraciones adicionales de alguno de los errores / incidencias, prestando atención en aquellas que habitualmente muestran dudas de gestión y, sinceramente, me sorprende la calidad del detalle.

Así mismo he visto actualizado, en el portal IDA_Padron,  el contenido referente a “Errores / Incidencias” que se encuentra en el apartado “Tablas Auxiliares”, mostrando la descripción actualizada para cada error y se han obviado las actuaciones a seguir para cada uno, citando que pueden encontrarse en el documento de Normas para el tratamiento de errores y detallando para cada error si es o no rechazable o tiene afectación en el proceso de cifras. Supongo que como todos nuestros clientes, también tengo derecho a sugerir, y hubiera estado bien que para cada error se ofreciera un enlace a la documentación del mismo.

Esperemos que tras el esfuerzo para la puesta al día de la documentación, las novedades que puedan surgir en adelante, se sigan implementando de forma periódica y recurrente.

¡FELICIDADES a quienes lo hayan promovido y hayan participado!

 

Devolución fichero de casados (N)

Casados2Durante estos días, en que algunos Ayuntamientos están tratando el fichero de devolución de casados,  surgen dudas en la interpretación de su contenido, por lo que aprovecho la ocasión para detallar las diferentes casuísticas que podemos encontrar en los mismos.

Primeramente, y para entender mejor el proceso, recordemos que mediante el fichero de CASADOS podemos resolver, de una forma sencilla, las posibles diferencias que existen entre los datos que figuran en el padrón del Ayuntamiento respecto a los figuran en la base padronal del INE, sin tener que generar modificaciones de datos personales.  Solo se requiere, por parte del Ayuntamiento, responder al INE a través del envío del mismo fichero,  incluyendo exclusivamente  los  registros que el Ayuntamiento considera correctos para la equiparación de los datos entre ambos orígenes de datos.

Este proceso es realmente cómodo, aunque presenta un hándicap importante: Cuanto más tiempo transcurre desde la fecha de referencia del fichero C y la resolución de las diferencias por parte del ayuntamiento, menos vigencia tiene el proceso.  Me explico:

Referido por ejemplo a las últimas cifras que cierran el ejercicio 2014. Durante el año 2015 se han ido produciendo movimientos en el padrón en los datos de los habitantes, de forma que al tratar algunos registros de casados, ya existen movimientos posteriores que han variado sus circunstancias y que al remitirlos al INE, lógicamente,  éste no podrá repercutir por no revertir la situación actual.

Por tanto, mi primer consejo es que las discrepancias del fichero de casados se resuelvan, por parte del Ayuntamiento, a la mayor brevedad posible, incidiendo en el hecho de que después de los años que lleva en vigor este proceso, acostumbra a contener pocos registros.

El fichero de devolución de casados es un fichero en el que el INE nos informa de los registros de Casados que NO ha podido cargar y  al ser un fichero con cola de errores,  debe importarse como el resto de ficheros de errores mensuales.

En este fichero encontramos:

  • Registros que NO tienen cola de errores: Son registros que NO tienen un error en sí mismos, sino que el INE no ha podido cargar por los siguientes motivos: O bien porque el habitante tiene un movimiento posterior o porque ya están de baja en la base padronal del INE y lógicamente no los ha podido incorporar.  Para estos casos es muy probable que no debamos hacer nada más que comprobar  que los datos que figuran en el padrón y los del INE son coincidentes, que lo serán en la mayoría de casos.  En otro caso, esperar al próximo fichero de casados, donde ya no aparecerán. 
  • Registros marcados en la cola de errores con los siguientes: 23-34, 36-39, 47-66, 70: a partir de los cuales habrá que analizar cuál ha sido el problema que originó el error y proceder a realizar la correspondiente modificación en los datos del habitante para subsanar las deficiencias. Aquí es importante determinar a qué fecha se hace la modificación, ya que si la hacemos en el ejercicio en curso (en este caso 2016), volverá a aparecer mal en el próximo fichero de cifras ya que el próximo fichero C se generará con los movimientos hasta final del 2015. 
  • Registros con error en el nivel de estudios: Bien porque éste sea inferior al que figura en la base padronal del INE o cuyo código sea 99 (Título desconocido). Para estos casos se exceptúan a los menores de 16 años con títulos equivalentes a 00 (no aplicable por ser menor de 16 años), o bien cuando el valor de la titulación de la base padronal del INE sea 21 (Sin estudios) y el del registro remitido por el ayuntamiento sea 20 (Titulación inferior a graduado escolar)

Dado que tras la descarga del fichero, y al ser un proceso anual que lógicamente no crea el mismo hábito que otros procesos con periodicidad menor,  los usuarios del padrón nos trasladan  no haber encontrado documentación al respecto y aprovecho para sugerir que, en el apartado “Diseños de Registro de intercambio de información padronal” de la Web de IdaPadron, se añadiesen ésta y otras circulares explicativas del tratamiento específico de estos ficheros y otros.

Representación voluntaria en la hoja padronal

RepvoluntariaEn mi anterior artículo hablaba del nuevo modelo de hoja padronal y descarté, a propósito, escribir sobre el concepto de representación ya que el tema era suficientemente interesante como para abordarlo por separado, y al posponerlo he tenido la oportunidad de reflexionar sobre las aclaraciones hechas en la última reunión del consejo de empadronamiento celebrada el pasado 5 de noviembre al respecto.

En primer lugar y, a modo de recordatorio, os transcribo textualmente el literal  en el que se solicita de forma voluntaria la representación de los inscritos y que figura en la parte superior del modelo de hoja padronal publicado en la Resolución de 30 de Enero de 2015:

Información Voluntaria: Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de nuestros datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Está claro que la ambigüedad del texto anterior se nos presenta con el concepto “en esta hoja” porque si se insiste en que solo puede existir una hoja padronal por vivienda, en muchos casos NO podríamos obtener una autorización de los anteriores inscritos que figuran empadronados y en general en proceso de baja. Por tanto, el matiz que viene a trasladarnos el consejo de empadronamiento es que en este caso  NO se alude a la hoja padronal sino a la “hoja física”.

Como una representación “permutada” de los vecinos que figuran inscritos complicaría mucho la gestión, solo se contempla el hecho de que se representen todos o ninguno y es por ello que aquí el matiz es importante, ya que por ejemplo,  cuando una familia viene a inscribirse en el padrón municipal, al marcar esa casilla estará conviniendo que afecta a la hoja u hojas físicas que se rellenen en ese momento para estas nuevas inscripciones ya que en otro caso deberían comparecer también el resto de inscritos para firmar conjuntamente la nueva hoja.

¿Cómo se puede diferenciar una hoja “física” de una hoja padronal? es decir ¿Qué tipo de atributo nos advertirá de que estamos ante un caso u otro? ¿Cómo podremos trasladar el concepto “hoja física” al fichero informático para constatar esa evidencia?

Como muchos de vosotros ya sabéis, siempre he sido partidaria de diferenciar la vivienda de la hoja padronal justamente para no dificultar éste y otros tipos de gestiones padronales y por tanto delimitar claramente cuáles son las circunstancias de cada inscripción en la que, en los casos habituales, figura además la autorización de la persona empadronada que presta su consentimiento al empadronamiento en esa “hoja física” y que por tanto, en general,  marcaría un final y un principio de una ¿hoja física?.

Aprovecho para destacar otra de las dudas que surgen en relación a la vigencia de la representación, ya que algunas Entidades la solicitan al ciudadano para cada trámite aún habiéndolo consignado en su inscripción.   “En este caso basta con que se haga constar la designación una vez en la hoja padronal, sin que el representante tenga que acreditar su condición para cada trámite que realice” (Extracto de la sesión de 5 de noviembre del Consejo de empadronamiento).

¡Feliz año 2016!

Modelo de Hoja padronal

Hojas_padronales2A propósito de los cambios habidos en el nuevo modelo de hoja padronal  (Resolución de 30 de Enero de 2015),  durante la fase de análisis y con el objetivo de adaptar dichas modificaciones en la aplicación de Padrón de Habitantes, contrasté aspectos puntuales sobre la gestión de dicho proceso / documento con algunos clientes y, tras la reflexión, comparto con vosotros los puntos que han generado opiniones contrastadas:

En primer lugar, destaco el nuevo apartado “Causa de la inscripción o modificación“, en el que el Ayuntamiento debe cumplimentar el motivo por el cual un ciudadano causa alta en ese domicilio, además de la opción que permite reflejar si ha habido un cambio de datos personales en los datos de alguno de los inscritos.

En relación a este último caso, previsto para reflejar las modificaciones de datos personales,  y destacando que la normativa padronal indica que “los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos o reproducciones de las mismas en forma que garanticen su autenticidad”,  se entendería que cualquier modificación que se produzca en los datos del ciudadano debería quedar suscrita por este y reflejada en dicho documento, excluyéndose las modificaciones que se incorporan al padrón procedentes de las comunicaciones periódicas que remite el INE en los ficheros de variaciones.

Seguramente todos intuimos la complejidad administrativa que supondría que las hojas padronales coincidiesen fielmente con el fichero informatizado de inscritos o, lo que es lo mismo, con los datos del padrón habitantes,  considerando que tampoco reflejan las modificaciones sobre el tipo de alta o de los datos de procedencia erróneos para las altas por cambio de residencia.

¿Cuál es la finalidad de conservar las hojas padronales ya sea en papel o digitalmente en las actuales circunstancias? ¿No será un modelo de gestión desfasado y basado en la costumbre?  Si lo que se pretende es obtener y conservar el consentimiento de los ciudadanos existen otros mecanismos.

Tras el inciso y siguiendo con el tema que nos ocupa,  a propósito del nuevo literal “NHOP” complementando al dato  “Inscripción” que figura en la cabecera de la hoja,  los Ayuntamientos deberían reflejar el número que identifica el hueco o vivienda, dato  que se remite al INE mediante los ficheros de intercambio y que permite identificar inequívocamente una vivienda. Recordemos que para inscribir a un ciudadano en una hoja en la que ya existen personas empadronadas, es necesaria la autorización de uno de los inscritos y ¿cómo se obtiene la autorización en la misma hoja para los nuevos inquilinos, propietarios…?

Es decir, bajo mi punto de vista, en el modelo de hoja padronal se debería incluir, además del NHOP,  el identificador de gestión o expediente que permitiese identificar la situación descrita sin equívocos, delimitando claramente el final y el principio del compromiso que voluntariamente suscriben los inscritos respecto a las personas que se autorizan a comunicar futuras variaciones al Ayuntamiento y a obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Y ya por último, otro de los campos a cumplimentar, que ya existía en el anterior modelo de hoja, y que ha dado pie a diferentes interpretaciones  es el que hace referencia al “Número total de personas inscritas en esta hoja”.  En mi opinión, ha de figurar el número global de residentes en la hoja en el momento en que se imprime, pudiendo variar para la siguiente inscripción si alguno de los inscritos ha causado baja anteriormente, de forma que en todo momento podamos conocer el número de inscritos totales sin necesidad de recurrir a otras consultas.

Seguramente y como ya he podido constatar, cada Entidad seguirá interpretando y haciendo lo que buenamente considere oportuno, pero si he conseguido despertar algún tipo de alerta para que desde el Consejo de Empadronamiento se trabajen los detalles, me sentiré muy satisfecha.

Alta ya existente en el municipio (Error 71) – Duplicado intramunicipal (Error 84)

silhouettes-616913_640Cuando el INE, a través del envío de los ficheros de intercambio mensuales recibidos del Ayuntamiento, detecta un posible duplicado, no lo carga en su base de datos y remite un aviso al Ayuntamiento mediante incidencia 71 – Alta ya existente en el municipio, con la finalidad de que éste revise en que circunstancia se ha podido producir dicha incidencia, pudiendo deberse principalmente a dos casuísticas:

  •  Que el alta del habitante, que NO está duplicado en el padrón, haya sido remitida al INE por segunda vez mediante un fichero de intercambio posterior al que la incluía inicialmente.
  • Que el habitante  figure, por error, duplicado en el padrón del Ayuntamiento.

Para el primer caso, el Ayuntamiento deberá contrastar el histórico y los datos del habitante con los que figuran en el INE para verificar que no existe alguna baja en el padrón que no esté repercutida en el INE y que, por tanto, al estar viva el alta anterior se haya generado el error 71. Si existiese esta baja y para solucionar esta situación, el Ayuntamiento deberá remitir al INE  los movimientos anteriores y posteriormente  el alta. Recomiendo hacerlo en diferentes ficheros de intercambio mensual y antes de remitirla comprobar que la baja ya ha sido consolidada.

En  el segundo caso, cuando el Ayuntamiento constata que el habitante sí que figura duplicado en su padrón, subsanará el error generando una baja en su padrón sin producir movimiento para el INE, es decir, en ningún caso remitirá una baja por duplicado u otro motivo ya que el resultado final sería la baja del único habitante que consta en su base de datos.

Téngase en cuenta que cuando se cometen ciertos errores en la remisión de movimientos al INE es muy complicado retroceder a la situación correcta ya que no se permite la carga de movimientos con fecha real anterior a la del último movimiento repercutido.

Otro tipo de error que de alguna forma enlazaría con lo expuesto, es el que se produce tras los contrastes periódicos llevados a cabo por el INE para detectar duplicados intramunicipales (Error 83) en los que el Ayuntamiento por diferentes motivos y, por ejemplo, tras haber inscrito a un habitante de dos formas diferentes y posteriormente haber modificado sus datos hasta llegar a hacerlos coincidentes, generando la duplicidad.

En el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE, se describe que para el error 83, el INE devolverá tantos registros como duplicados de la misma persona existan (que en general se reduciría a dos en los casos más habituales)  y  se indicarían en ambos registros los datos del duplicado (en los datos iniciales) y los datos con quien está duplicado (en los datos finales).

Actualmente no se están enviando esos pares de registros, aunque también la reciente Resolución describa que para este tipo de bajas que “El Instituto Nacional de Estadística comunicará a cada Ayuntamiento las repeticiones que detecte en su Padrón”, lo cual dificulta y sobre todo en aquellos casos en los que por extrañas razones, que seguro que las habrá, no existe tal duplicado en el padrón.

En los casos de duplicados inexistentes es aconsejable contactar con la delegación provincial para exponer los hechos y solicitarles que gestionen directamente la baja sobre su base de datos padronal asegurando cuales son los datos finales que van a constar y en su caso gestionar el envío de una modificación posterior para asegurar la coincidencia de los datos.

Recordemos que durante el proceso de cifras uno de esos dos duplicados no contabilizará, motivo por el cual es importante resolver la situación si existe el duplicado, aunque de no existir la duplicidad las cifras coincidirían, es aconsejable solucionarlo.

Duplicados intermunicipales – Error 84 (Parte II)

Duplicados_intermuniciaplesEn un artículo anterior ya escribí sobre este tipo de incidencia,  pero tras la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, vuelvo a tratarlo para remarcar las novedades en relación a la derogada Resolución de 1 de abril de 1997.

En primer lugar destacar que, según se describe en el apartado 5.2.3.2.2 Duplicados intermunicipales de la actual Resolución, el primer trámite para abordar la gestión de dicho error ya no es intentar comunicarse con el ciudadano para averiguar cuál es su domicilio actual, sino que los Ayuntamientos implicados en la duplicidad y en concreto el que tenga encomendada por el INE la gestión (G en la posición 84 de la cola de errores), ha de iniciar las averiguaciones comunicándose con el otro Ayuntamiento afectado con la finalidad de intentar resolver la situación entre ambos.

Probablemente nadie se sorprenderá de esta novedad ya que es obvio que era y es la fórmula más óptima para resolver este tipo de incidencias en las que, en general, los Ayuntamientos implicados tendrán suficiente información para determinar las causas de dicha duplicidad sin tener que recurrir al ciudadano.

Además, en la nueva Resolución se matiza un aspecto importante en relación al tipo de baja a repercutir en ciertos casos, que en general acaban siendo los más habituales:

A partir de dicha información, respetando la inscripción del último movimiento firmado por el ciudadano, siempre se que se haya producido en el último año, y obviando las variaciones padronales realizadas de oficio, se procederá a la BAJA POR CAMBIO DE RESIDENCIA en el otro municipio.

Según el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”, en su actualización de diciembre de 1999 (creo que no hay actualizaciones posteriores), para la gestión del error 84, decía que el resultado de la actuación de los Ayuntamientos podía ser comunicada al INE mediante un rechazo informático (el del municipio en el que debía permanecer la inscripción) y,  por tanto,  otra de las novedades de la actual Resolución es que para esta incidencia no se van a permitir los rechazos informáticos:

  • Si en las comprobaciones de la documentación padronal se pusiera de manifiesto que el duplicado no existe por tratarse de personas diferentes, el Ayuntamiento rechazara la duplicidad, APORTANDO LA DOCUMENTACIÓN ACREDITATIVA AL INE. 
  • Si en el transcurso del procedimiento se produjera una discrepancia entre los municipios afectados, esta deberá formalizarse mediante el rechazo documental del duplicado remitido por el INE por parte del municipio que NO tiene atribuida la gestión (BDU84X) remitiéndolo a la respectiva delegación.

Será en el caso de que ambos Ayuntamientos no posean suficiente información para determinar en cual de los dos municipios debe permanecer la inscripción cuando se deba intentar contactar con el interesado para que manifieste cuál es la inscripción correcta. En el caso de que ninguno pueda localizar al ciudadano, uno de ellos acabará remitiendo al INE una baja por duplicado intermunicipal.

Para recabar los detalles, os emplazo a consultar la nueva Resolución

 

Emisión de Certificados ¿con sello electrónico?

Firmar_sello_organo

El sello electrónico o sello de órgano es un mecanismo de firma electrónica, que en la Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, se define como: Actuación administrativa producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular.

Para entender mejor el concepto, os facilito algunos ejemplos en los que actualmente se está usando este tipo de certificado:  expedición automática de recibos de presentación por el registro electrónico, emisión de copias auténticas de documentos electrónicos, actuaciones automatizadas de comprobación y validación de datos, actos automáticos de comunicación con el ciudadano,  foliado automático de expedientes electrónicos, apertura y cierre de libros electrónicos (de decretos, de registro anual, etc), digitalización de documentos en soporte papel, emisión de volantes de empadronamiento, etc..

Durante la puesta en marcha de la Sede Electrónica Municipal, en alguno de los proyectos llevados a cabo, ha surgido la petición de incluir un trámite para la obtención de certificados de empadronamiento, pretendiendo darle el mismo tratamiento que a los volantes de empadronamiento, ante lo cual y para justificar la NO procedencia de habilitar este tipo de trámite, acudía a la derogada Resolución de 21 de julio de 1997 en la que se dictaban instrucciones técnicas sobre la actualización del padrón de habitantes, y en la que se recogía lo siguiente:

Conforme establecen el artículo 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación conferida reglamentariamente.

Pero actualmente me resulta más sencillo justificarlo ya que el Consejo de Empadronamiento, en sesión de 6 de noviembre de 2014, abordó este tema y descartó taxativamente la propuesta relativa a la emisión de certificados mediante un proceso automatizado con sello electrónico en el que no exista una persona que se responsabilice de la firma, añadiendo que este aspecto sería matizado en la nueva Resolución que estaba a punto de publicarse y que finalmente lo hizo el 16 de Marzo de 2015, en la que queda publicado de la siguiente forma:

.. la certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento .. la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Tengamos en cuenta que dada la relevancia que ha ido tomando, para multitud de trámites, el Volante de empadronamiento, los certificados se van a requerir en ocasiones muy puntuales en las que la acreditación de la residencia sea probablemente un elemento determinante para resolver y es por ello que antes de emitirlos se deban tomar precauciones, entre otras, asegurar que no existen comunicaciones del INE pendientes de tratar, tanto en lo que respecta a bajas pendientes de incorporar como a expedientes en curso que pudieran afectar tanto al ciudadano como a los inscritos en la misma vivienda dependiendo del tipo de certificación que se solicite.

En este mismo contexto, y en mi opinión, los “Certificados” de Viaje (mediante los cuales los residentes en las Comunidades Autónomas de Canarias y Baleares y en las Ciudades de Ceuta y Melilla, acceden a bonificaciones en las tarifas de los servicios regulares de transporte aéreo y marítimo) y que la mayoría de municipios en las citadas ubicaciones los incluyen en sus Sedes, deberían tipificarse en la categoría de “Volantes” y más cuando tras la nueva normativa de 1 de noviembre de 2014, las agencias de viajes, compañías aéreas y navieras, deben obtenerlo a través de la base de datos SARA (Sistema de Acreditación de Residencia Automatizado), matiz que conceptualmente lo equipara, sin duda, al Volante de Empadronamiento.

Nos vemos de nuevo en septiembre. Felices vacaciones!

Volantes y certificados

Numero_orden

Uno de los cambios introducidos en la recién publicada Resolución de marzo de 2015 es el que afecta al modelo para emitir los Volantes y Certificados de Empadronamiento, ya que se propone un modelo orientativo (apartado 8.1.1) y se suprime el texto de la antigua resolución de 4 de julio de 1997 en la que se decía que “Los Ayuntamientos que pretendan utilizar formularios distintos deberán someter los correspondientes modelos a la homologación de su respectiva Sección Provincial del Consejo de Empadronamiento”.

Además, en relación a su emisión, se expresa:

Las certificaciones o volantes podrán referirse sólo a una o a la totalidad de las personas inscritas en un determinado domicilio. No deben expedirse estos documentos para varias personas cuando no comprendan a todos los habitantes inscritos en el mismo domicilio

Asimismo,  para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas

Analizando de forma literal los dos anteriores párrafos, la normativa incide en que deben contemplarse a las personas inscritas (NO a las que residen), y bajo mi punto de vista, aquí el matiz es importante, ya que en aquellos casos en que se esté cursando la baja de algunos de los inscritos, ya no será posible expedir un certificado o volante colectivo con los datos de todos los residentes. En este caso solo podrán expedirse facilitando el nombre del interesado y el número de personas inscritas en el domicilio, hasta que no queden resueltas las bajas.

Personalmente,  siempre me ha resultado extraño no excluir de esta norma aquellos casos en los que se están tramitando las bajas de los anteriores residentes, ya que los Ayuntamientos tienen mecanismos muy claros para diferenciar estas situaciones, en primer lugar porqué no existe una autorización previa  (ya sea porque los que vienen a residir son los nuevos propietarios, nuevos inquilinos o en su caso tienen la autorización de uno de los residentes para empadronarse en esa vivienda) y en segundo lugar porque dudo del valor que pueda aportar esta información al destinatario final del documento, ya que en muchos casos lo se pretende es acreditar las personas que residen en una vivienda y no el número de personas en ella, caso este último que probablemente, cuando fuese esta la finalidad, facilitaría una información incorrecta al destinatario.

Aunque en distintas sesiones del Consejo de Empadronamiento y en concreto en la de 30 de junio del 2010 se daba respuesta a diferentes consultas recibidas en este sentido,  ya  se preveía que esta puntualización iba a incluirse en la actual Resolución, aunque se ha trasladado  transcribiendo a  “los residentes” o  “los que allí viven“ por inscritos (copio extracto del acuerdo tomado en dicha sesión):

El Ayuntamiento NO está facultado para certificar quiénes son los componentes de una familia y, además, deberá adoptar las medidas pertinentes para que, cuando se le solicite una certificación de todos los residentes en una vivienda, la certificación comprenda precisamente a todos los que allí viven y no sólo a una parte de ellos.

En dicha sesión, (no trasladado a la nueva resolución),  se añadía que para los casos en que se estuviese tramitando la baja de las personas que ya no residen en ese domicilio, se podía hacer constar, a instancia de los nuevos empadronados y en  el apartado “observaciones” de la certificación, esta circunstancia.

A mi modo de ver lo que se busca al regular el ámbito de actuación para este tipo de certificaciones colectivas es evitar que los Ayuntamientos realicen certificaciones sesgadas, en las que pretendan acreditar circunstancias como la unidad familiar o económica, conceptos que no siempre van de la mano y que sobrepasan los límites de la información contenida en el Padrón de Habitantes, pero en mi opinión la normativa debería haberse ceñido a estas casuísticas.

Como siempre, estaré encantada de contar con vuestra opinión.