Archivo del Autor: Elena Martin

Novedades en la gestión de alegaciones

EncajarYa estamos a las puertas del proceso de conciliación de cifras, y cada vez es menor el esfuerzo para gestionarlo, primero porque ya son muchos los años de entrenamiento y segundo porque cada vez son menores las diferencias que existen con el INE. Probablemente si se implantase un objetivo en la evaluación del desempeño que valorase la diferencia de habitantes respecto a las del INE, la mayoría lo superaría.

Por tanto, aprovecho el momento para destacar un importante cambio en la gestión de algunos reparos, acordado en la última sesión celebrada el 6 de noviembre de 2014 por el consejo de empadronamiento en relación a la forma de alegar ciertos reparos.

Para entender mejor el propósito de esta novedad, recordemos que el fichero de cifras que remitimos al INE, para que posteriormente nos devuelva los reparos obtenidos de ese contraste, contiene el último movimiento de cada  habitante activo a la fecha de referencia, en este caso a 31 de diciembre de 2014.

En general, al  tener que alegar sobre registros que restan y que no figuran en la base de datos del INE, nos encontrábamos frente al dilema de si además de alegar, debíamos remitir el alta al INE en el próximo fichero de variaciones mensual para poder reflejar correctamente el motivo de alta, la fecha real de la misma y movimientos posteriores sobre el  mismo.

En el acta de dichos acuerdos, se detalla cual era el procedimiento que se estaba llevando a cabo desde el INE hasta el momento:  Al cargar los registros alegados en su base, debía transformar el código de variación de modificación a ALTA y repercutirlas con la fecha de variación del registro (que no era la del alta, sino la de la modificación) y generar, en su caso, la baja a esa fecha en el otro municipio, lo cual, exceptuando los casos ya contemplados de que el Alta ya estuviera contabilizada en otro municipio y por tanto la alegación no pudiera aceptarse, se producía una inconsistencia al generarse la baja en una fecha incorrecta en el otro municipio.

Pues bien, ahora nos quedará más claro cómo actuar en estos casos, que exclusivamente afectarán cuando el reparo se refiera a un habitante cuyo último movimiento a esa fecha fuese una modificación, de forma que:

En el caso de que ese último movimiento exista en reparos con CDEV (código de devolución) = NE, GE ó IN y si debe alegarse mediante uno de los siguientes códigos:  CINEX, INVAL, GEST o ERR99,  motivos utilizados por los Ayuntamientos con la pretensión de que el INE proceda a la incorporación de esos habitantes en su base o bien para que procedan a contabilizar al habitante si la incidencia que impedía su contabilización ha desaparecido, será obligatorio remitir en la alegación, la causa y código de variación (A OM  – A CR –  A NA), así como la fecha real del alta.

Advirtiéndose por parte del INE que en caso de no cumplimentarse esta información, estas alegaciones no podrán tratarse y serán desestimadas.

Aunque siempre pretendo que mis artículos no estén asociados a ninguna plataforma concreta y por tanto sean de interés general, en este caso me permito hacer una excepción para recordar a los usuarios de la aplicación de Padrón de Habitantes de ABSIS, que ya se ha contemplado en la última versión distribuida de la aplicación, la lógica que permite tratar esta casuística.

Suerte con las cifras!

Nueva Resolución sobre gestión del Padrón de Habitantes

away-402906_640Con algo de demora pero tal como estaba anunciado, el pasado martes 24 de marzo se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Resolución de 16 de marzo de 2015  de la Subsecretaría de la Presidencia  a consecuencia de la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal de habitantes.

Esta Resolución, que lógicamente denominamos  “nueva”  atendiendo al  factor tiempo, deroga las anteriores Resoluciones de 1 de abril de 1997, 4 de julio de 1997 y la de 28 de abril de 2005, pero, exceptuando algún matiz, NO es una Resolución que venga a normalizar nada nuevo,  y lo que pretende es compendiar todas las anteriores y complementarse con  los diferentes acuerdos adoptados en las sucesivas sesiones celebradas por el Consejo de Empadronamiento.

Desde mi punto de vista,  siempre basado en la experiencia de las consultas recibidas a lo largo de mi carrera profesional en este sector y asumiendo que todo lo que expongo en este blog lo expreso con el ánimo de intercambiar opiniones desde mi perfil de consultora, voy a destacar a grandes trazos los aspectos más relevantes de la misma y dejo el matiz de algunos puntos para posteriores artículos.

Así pues, destaco:

  • El detalle con el que se trata la recopilación de los diferentes documentos acreditativos de identidad requeridos para el empadronamiento, así como la documentación necesaria para  ejercer la representación, destacando una especial mención en relación a la representación de los menores de edad o incapacitados.
  • Las especificaciones para acreditar el domicilio de residencia en casuísticas especiales de empadronamiento (personas sin domicilio y empadronamiento de reclusos)
  •  Una descripción más detallada en cada uno de los diferentes motivos de variación de  movimientos padronales incluidos en cada tipo de variación (Alta, Baja o Modificación), incluyendo referencias a su tratamiento en la confluencia de varios movimientos a la misma fecha.
  • La especial mención al tratamiento de identidades protegidas (víctimas de violencia de género, menores bajo guardia o custodia, acogimiento familiar..)
  •  Variantes en el modelo de hoja padronal que incluye entre otros pequeños cambios, la causa de inscripción en la hoja (Alta por Cambio de residencia, Omisión, Nacimiento, cambio de domicilio) y añade además el tipo de variación “Modificación de datos personales”, así como, a pie de página, algunos avisos adicionales en cuanto a la inscripción por cambio de residencia u omisión y para extranjeros tipo ENCSARP.
  •  Se facilitan modelos orientativos de Volante y Certificado de Empadronamiento, pero en este caso se facilita la plantilla para uso individual.

Aunque no soy capaz de echar en falta acuerdos a los que se han podido llegar desde el Consejo de Empadronamiento,  por el esfuerzo que me requeriría releer todas sus actas, entiendo que en esta nueva Resolución se aúnan los aspectos más importantes de la gestión padronal,  pero sigo encontrando poco ajustado a la realidad la necesidad de incluir a todas las personas inscritas en un determinado domicilio, omitiéndose en toda la resolución el concepto y descripción de lo que es una hoja padronal.

Por otra parte, y lógicamente, en esta Resolución se ha dejado al margen toda la casuística que comporta la gestión de errores / incidencias, que por estar en constante evolución haría inviable su mantenimiento, pero si sería del todo recomendable, tras este primer paso, el abordar una revisión y recopilación de todo lo tratado hasta la fecha actual. Una guía clara, concisa y detallada para la gestión de cada incidencia y actualizada tras el acuerdo de cualquier variación o evolución.

Os emplazo a destacar cualquier punto que pueda haberme pasado por alto.

Incidencia 113 – ENCSARPS caducados hace más de 4 años.

Encsarps_caducadosEn los acuerdos del  Consejo de Empadronamiento del pasado 6 de noviembre de 2014, se determinó la creación de esta nueva incidencia con el  propósito de realizar un último aviso a los Ayuntamientos sobre los ENCSARP (Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente) para los que el INE y tras preaviso a los Ayuntamientos no ha recibido respuesta alguna (comunicaciones efectuadas mediante el error 111 y 112 en los ficheros mensuales y de reparos respectivamente).

Este tipo de extranjeros, aún no habiéndose realizado gestión alguna por parte del Ayuntamiento,  no se contabilizan en las cifras pero siguen activos en la base de datos padronal del INE y tal como se expone en el acta de la sesión, al estar en este estado, afectan a la cesión de la información con fines estadísticos y administrativos, generando discrepancias entre las cifras poblacionales y la información cedida.

Siempre que surgen novedades en la gestión del padrón que afectan al comportamiento del software,  primeramente evalúo cómo implementarlas y en segundo lugar intento documentar de la mejor forma posible para que el usuario final no deba recabar más información que la que se le ofrece por pantalla, dado que  en el caso de la gestión de errores / incidencias se van sumando periódicamente nuevas casuísticas, descritas exclusivamente en las actas del Consejo de Empadronamiento y por tanto complicadas de consultar con el tiempo.

En este caso, y tras leer los acuerdos del consejo de empadronamiento, de los que extraigo literalmente lo siguiente:

.. poner en marcha un procedimiento de revisión de estas inscripciones, que consistiría en realizar una comunicación previa a los Ayuntamientos de las inscripciones de ENCSSARP que lleven más de 4 años caducadas, para que realicen las comprobaciones que se consideren oportunas y,  en su caso, proceder a efectuar la correspondiente baja por caducidad.

Transcurridos 4 meses desde esa comunicación sin que se hubiera recibido en el INE alguna variación que resuelva su situación (M RN antiguo no repercutida en base del INE, BBC u otro tipo de baja no repercutida o modificación que pudiera variar su condición de ENCSARP), se procediera a generar una BBC con error 101 en la base del INE, que se comunicará al Ayuntamiento en el correspondiente fichero de devolución mensual.

Finalmente se recordó que las comunicaciones de las BBC101 no eximirán a los Ayuntamientos de la obligación de notificar a los ciudadanos la baja por caducidad repercutida en el padrón de habitantes.

Me queda la duda de si en el caso de no poder remitir una renovación o una baja antigua, por no haberse hecho gestión alguna, pueden realizarse en este momento las acciones pertinentes para obtener la renovación a fecha actual o bien la baja por caducidad en su caso.

Por mi parte,  sobreentiendo que SI es posible realizar dicha gestión ya que este preaviso, antes de efectuarse la baja por parte del INE, mediante la incidencia 101 – Movimiento por acuerdo del Consejo de Empadronamiento o Sentencia Judicial,  se producirá 4 meses antes de la recepción de este último error.

No obstante espero que, al ser un porcentaje pequeño el  total de inscripciones de ENCSARPS en esta casuística,  22%  según el INE,  la mayoría no tengamos que gestionar esta nueva incidencia, ni ahora ni más adelante!

Cesión de los datos del Padrón a la propia Entidad

Origenes_personas

¿Es lícito obtener datos del Padrón de Habitantes desde otros ámbitos del Ayuntamiento?

Es habitual que muchas Entidades, para agilizar y optimizar la introducción de datos a través de las aplicaciones informáticas que utilizan, habiliten sistemas que permitan capturar interesados y direcciones de otros orígenes, así por ejemplo, en general se percibe como necesario rescatar desde el Registro General de Entradas y Salidas, programas de gestión de tributos o de gestión de expedientes, datos básicos en relación al nombre, apellidos y del domicilio de otras aplicaciones.

Habitualmente uno de los orígenes más utilizados para obtener datos de personas es el del padrón de habitantes, ya que son los vecinos los que mayoritariamente interactúan con su administración.

Esta práctica, que a mi entender no incumpliría la LOPD ya que actualmente la mayoría de Entidades disponen de Oficinas de Atención al Ciudadano, en las cuales y para facilitar la gestión al ciudadano, se opera en modalidad ventanilla única y por tanto se trabaja directa o indirectamente con diferentes aplicaciones, se ve reforzada tras la lectura del artículo 147 del Reglamento de Organización, funcionamiento y régimen Jurídico de las Entidades Locales. RD, 2568/86,  en el que se describe lo siguiente:

  •  1. La tramitación administrativa deberá desarrollarse por procedimientos de economía, eficacia y coordinación que estimulen el diligente funcionamiento de la organización de las entidades locales.
  •  2. Siempre que sea posible se mecanizarán e informatizarán los trabajos burocráticos y se evitará el entorpecimiento o demora en la tramitación de expedientes a pretexto de diligencias y proveídos de mera impulsión, reduciéndolos a los estrictamente indispensables.

Por lo cual,  uno de los objetivos que indiscutiblemente van a permitir esa eficacia, va a ser una interrelación de los datos obrantes en las diferentes aplicaciones, incidiendo en la agilidad que va a representar no introducir nuevamente unos datos que otro sistema de la corporación ya posee, evitando así duplicidades y sobre todo mejorando la calidad de los datos, uno de los principios básicos de la LOPD.

Si además prestamos atención al artículo 17.2 de la LBRL,  en el que, en relación a la actuación municipal sobre la gestión del Padrón,  se dice que: «Se realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad», encontraremos un motivo más para esas prácticas.

Actualmente,  para velar por la exactitud, veracidad y actualidad de los datos, existen medios que con carácter obligatorio ya se aplican en el padrón, como son:

  1.  El envío de variaciones relativo a nacimientos, defunciones y cambios de nombre y apellidos, sexo y nacionalidad desde las oficinas de Registro Civil.
  2. Información relativa a nuevas Expediciones de DNI o  Tarjetas de residencia desde el Ministerio del Interior.
  3. Información de titulaciones escolares o académicas desde el Ministerio de Educación, Cultura y Deportes.
  4. Otras informaciones que proporciona el INE a partir de los contrastes que efectúa en la coordinación que asume de todos los padrones.
  5. Otras variaciones a efectos censales, comunicadas por la Oficina del Censo Electoral

Por tanto, la interrelación de datos y coordinación de los recursos informáticos en este sentido, aparte de ser una medida que agiliza la gestión, permite, mediante el contraste de los mismos, promover mecanismos que sin lugar a dudas incidirán en la calidad de los datos y por tanto en una mejora del servicio al ciudadano,

Por y para garantizar los beneficios de todo ello, es importante que el responsable del fichero o tratamiento, y en este caso me ciño a los datos del padrón de habitantes,  sea conocedor de este uso,  así como del personal autorizado a dichas consultas y sobre todo traslade los mecanismos básicos a implantar en los casos que los datos no sean coincidentes.

 

Normativa Padrón de Habitantes

normativa_padron

Aunque el cometido de nuestra misión, en relación al servicio que prestamos a los clientes, se circunscribe básicamente al ámbito del manejo de la aplicación de Padrón de Habitantes,  el día a día nos empuja a rebasar nuestras competencias y, en la medida de lo posible, orientar en las dudas de ámbito legal, que en general provienen de casuísticas especiales y específicas en las que en ocasiones se producen vacíos legales o bien requieren de respuestas difíciles de encontrar ante la abundante y poco ordenada documentación existente al respecto.

En algunos de los artículos que he publicado hasta el momento, he consultado circulares internas elaboradas por el INE o documentos en los que se encuentran una serie de consultas de carácter general resueltas por la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento,  que en muy pocas ocasiones acaban publicadas en ningún Boletín Oficial y que son documentos esencialmente internos, restringidos a los Ayuntamientos y a los que NO tienen acceso las empresas privadas o la ciudadanía en general, accesibles por estas Entidades a través de la página IDA-PADRON del INE.

Y es por ello, que a mi entender, mientras no estén publicadas y aprobadas por el Ministerio de Economía y Hacienda y el Ministerio de Administraciones Públicas, se entienden como meramente orientativas y no como obligatorias para cualquiera de los entes encargados de la gestión del padrón.

En el Resumen de Acuerdos del Consejo de Empadronamiento, en reunión de 20 de noviembre de 2013, en el apartado de ruegos y preguntas, se hacía mención a la necesidad de abordar la revisión de la normativa de Padrón y se proponía un plazo de un año para elaborar una propuesta de Resolución para someterla a la aprobación del siguiente pleno.

Pues bien, tras la celebración de la última sesión del Consejo de Empadronamiento, este pasado 6 de noviembre, y en el plazo previsto, tenemos la confirmación de que finalmente se va a publicar este compendio de normativa:

La nueva Resolución integrará tres de las cuatro Resoluciones existentes en la actualidad, dejándose al margen la Resolución sobre el procedimiento de cifras. En esta propuesta se incorporarán las actualizaciones derivadas de los cambios producidos en la Ley 7/1985, la experiencia de la gestión acumulada en todos estos años y los acuerdos más relevantes del Consejo de Empadronamiento, así como algunas de las sugerencias aportadas por los Delegados provinciales del INE.

Finalmente, sin más cambios, se aprobó la propuesta de Resolución conjunta del Presidente del Instituto Nacional de Estadística y del Director General de Coordinación de Competencias con las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal.

La tramitación para su publicación en el Boletín Oficial del Estado se iniciaría en 15 días, por lo que se consideraba posible que estuviera publicada a finales de este año o principios del que viene.

Como colaboradora indirecta, mediante el servicio que presto a las entidades o corporaciones con las que trato, traslado mis felicitaciones a todo el equipo que lo ha hecho posible.

¡Felices fiestas!

 

Nombre y apellidos inválidos (Errores 51, 52 y 53 de depuración)

Diccionario_nombresyApellidosLa mayoría de los temas que publico a través de este espacio surgen a consecuencia de las conversaciones que mantengo con muchos de vosotros, pero aún y así reconozco que no tengo una perspectiva completa de vuestro día a día ya que, en general, mi relación con el Padrón de Habitantes está más en la linea de mejorar o “aliviar” aquellos procesos que puedan ser incorporados en la aplicación de la marca que represento y que probablemente nos une.

En esta faceta, y añadiendo dificultad al propósito, ni tan siquiera tengo acceso directo a las consultas ni acuerdos tomados por el Consejo de Empadronamiento,  cuyo contenido es solo accesible para ayuntamientos y usuarios autorizados por los mismos, y en cuyas actas, entre otros, se resuelven aspectos relevantes a tener en cuenta en la gestión o manejo de ciertas funcionalidades que deben resolver las aplicaciones.

Por tanto, en primer lugar os agradezco la colaboración continua y periódica que nos ofrecéis y, en segundo lugar os animo a que participéis, ya que aunque personalmente no tengo la oportunidad de debatir e influir directamente en dichos acuerdos, si que todos tenemos la posibilidad y el derecho de opinar sobre ellos.

Tras esta introducción y frente a la reiterada petición sobre la opinión que tengo sobre la gestión de los errores de depuración  51, 52 y 53, he decidido abordar este tema, que aunque no es nuevo y ya lleva varios años en funcionamiento, no deja de ser un tema recurrente al encontrarlos cada mes en los ficheros de intercambio.

Para empezar, debo trasladaros que me produce una gran confusión el propósito de esta depuración, del cual extraigo literalmente las aclaraciones recibidas en una circular del INE durante el año 2012:

El objetivo de los diccionarios  no es disponer de una relación correcta de nombres o apellidos sino que las distintas formas de transcripción (correctas o no) de un mismo nombre/apellido tengan el mismo código asociado, de forma que sea posible la identificación basada en códigos y por tanto, mejorar así la coordinación de los Padrones municipales. El objetivo es mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas.

¿Qué representa facilitar las búsquedas o mejorar la coordinación de los Padrones municipales? ¿Podríamos tener algunos ejemplos de cómo va a incidir este esfuerzo en ese propósito?

Sin más detalles, me resulta difícil entenderlo, ya que si actualmente existen problemas para diferenciar personas que tienen el mismo nombre y apellidos con misma fecha de nacimiento y sin documento (en general  menores),  me da que pensar que ahora se sumarán nuevos casos, al tratar todo sinónimo o asociación de apellidos o hipocorísticos de los nombres (véase Francisco como Paco, Pancho, Curro, etc..) ,  a los casos ya existentes.

Sobreentendiendo que en la finalidad ha de haber un claro beneficio que no entendemos muchos de nosotros , en otro orden de cosas, creo que el punto más crítico de este tratamiento es el que se deriva de la gestión de dichos errores, para los cuales, el mejor aliado ha de ser la imaginación, ya que aspectos como la fonética, posibles variantes ortográficas en la escritura de los mismos, parecidos razonables, permutación de partículas o caracteres y otros trucos, son los que nos deberán permitir, de una forma muy poco objetiva, alcanzar el propósito y no desquiciarnos en el intento.

Si a todo esto le añadimos que el mayor volumen de gestión se concentra en los casos de apellidos y nombres extranjeros, DE TODAS LAS NACIONES DEL MUNDO, tenemos dos opciones: o contratamos a un experto en antroponimia o tiramos la toalla.

Para ilustrarlo, me voy a remitir a uno de los ejemplos del manual facilitado por el INE para realizar las propuestas de codificación, en este caso en relación al error 51 del ejemplo del nombre propio AMANANDA, una vez comprobado, por el Ayuntamiento, que el nombre es correcto y no ha habido error de transcripción al mecanizarlo en el padrón de habitantes:

Desde el subsistema del INE, se comprobará si no ha sido gestionado por otro Ayuntamiento y por tanto sigue pendiente de codificar, en cuyo caso, el primer consejo que se nos propone es la búsqueda de este literal con el operador “Parecido”, que devuelve según el ejemplo, los siguientes literales: AMARANDA, AMARANDO, AMARANDA y ARANADA

Ante estos resultados, se propone otra comprobación, eliminado la primera vocal y buscando el valor “parecido a” MANANDA, que devuelve el siguiente resultado: AMANDA

En este caso, sugiere que lo asociemos a AMANDA y en la causa de asociación seleccionemos “Error de transcripción, Sinónimo o Traducción, en espera de que los servicios centrales la acepten o rechacen, pudiendo estos, solicitar información complementaria a la Ayuntamiento

Para escribir este artículo, a parte de las consultas que nos habéis trasladado, he intentado documentarme y he encontrado artículos muy interesantes, sorprendentes y muy variados según la antroponimia de cada cultura, a través de los cuales he podido sentir un gran desaliento, entendido como el que se produce cuando se percibe la magnitud de lo que sería necesario aprender para desenvolverse con soltura.

En el documento de aclaraciones sobre la gestión de estos errores de fecha 27 de junio de 2012, trasladado por el INE a los Ayuntamientos, se destacaba lo siguiente:

El INE respondió que eran conscientes de la dificultad que entrañaba su gestión, pero que estas incidencias no tenían repercusión en las cifras de población, se trataba de errores de depuración  y tenían el objetivo, ya señalado, de mejorar los diccionarios de nombres y apellidos para facilitar las búsquedas. Tarea que sería abordada por los Ayuntamientos en la medida de sus posibilidades.

Y tras esta más que demostrada dificultad,  me pregunto:

Si las propuestas hechas por cada institución han de ser aprobadas por los Servicios Centrales del INE, debo entender que disponen de personal experto en estas materias, que las revisa y aprueba o rechaza y siendo así ¿por qué la gestión de esos errores de depuración no se realiza directamente desde los servicios centrales, con la calidad y profesionalidad que merece?

¿Estamos ante un proceso de duración infinita porque el diccionario de nombres y apellidos se va creando a partir de la llegada y empadronamiento de nuevos extranjeros a nuestros municipios?

¡Zapatero a tus zapatos!

Errores 75-78: Baja y Modificación no encontrada en el mismo municipio

Errores_no_encontradosEn algunos de mis anteriores artículos he hablado de Errores/Incidencias e incluso, para tenerlos bien clasificados, los he agrupado en este blog, bajo esa categoría, lo cual ha disparado, en ámbitos ajenos a la gestión padronal, una cierta curiosidad por conocer cómo sobrevienen tantas consultas y debates en torno a estos temas, ya que su percepción dista mucho de lo que realmente es la gestión del Padrón de Habitantes,  siendo que la mayoría lo resumiría como un mantenimiento básico de los datos del ciudadano y su residencia y la consecuente generación de certificados y volantes acreditativos de sus datos.

Es por ello y para ellos, que voy a empezar este artículo describiendo la “letra pequeña”  que se obvia tras esa primera percepción (los que ya gestionáis el padrón podéis saltaros directamente los próximos tres párrafos)

A partir de todas las solicitudes que se atienden e incorporan en el Padrón Municipal de Habitantes, cada Ayuntamiento remite al INE, el penúltimo día del mes, un fichero estandarizado con todos los movimientos que se han generado en su municipio. El INE dispone de una plataforma específica para que le sean remitidos estos ficheros, así como un programa que valida previamente aspectos básicos de los mismos.

El INE, tras la recepción de todos los ficheros municipales recibidos, los carga en una base de datos única y se encarga de gestionar la coordinación entre todos ellos, de forma que, y por ejemplo,  para todas las Altas que recibe, comunica a cada municipio de procedencia, la necesidad de repercutir una baja. Todas estas comunicaciones las reporta mediante un fichero individualizado para cada Ayuntamiento,  al que denominamos, fichero de errores / incidencias o de colas de errores y que deben descargar, cada mes, a través de la citada plataforma.

Para cada habitante y tras los datos de identificación del mismo, se adiciona, en una estructura de 150 posiciones, una/s marca/s que determinan el error o comunicación sobre cada habitante devuelto. Estos errores están clasificados por el INE en categorías, pudiendo ser: Invalidantes, de contraste, de gestión, de reclamación, de depuración, etc.. Algunos de ellos pueden afectar a cifras y generar discrepancias en el proceso anual de conciliación que se lleva a cabo entre el INE y los Ayuntamientos. En anteriores artículos, podéis haceros a la idea sobre algunos de ellos.

Y tras esta básica introducción, que creo que permitirá a los neófitos entender una parte de los mecanismos elementales de la gestión padronal, voy a abordar el propósito de este artículo, matizando que justamente la aclaración que vengo a trasladar es el fruto del conocimiento, podría decir “empírico” que nos proporciona nuestra labor de consultores en la resolución de dudas en dicha gestión, ya que no he sabido encontrar documentación al respecto que matice la ampliación de estos errores.

Los errores 75 (Baja no encontrada en el mismo municipio) y 78 (Modificación no encontrada) inicialmente eran errores que exclusivamente se generaban al enviar Modificaciones o Bajas que el INE no podía aplicar sobre ningún habitante, habitualmente producidos por la omisión del envío del alta inicial al INE o bien por no haber tratado y reenviado el alta o movimiento anterior que generó el error invalidante que no permitió su carga.

Actualmente, estos tipos de errores se devuelven también para movimientos de Renovación de Extranjeros, confirmación de domicilio o Bajas por Caducidad, cuando éstos ya han adquirido la residencia permanente o bien ya poseen la nacionalidad española.

En relación al error 78 y cuando se produzca en un movimiento de renovación de extranjeros, deberá comprobarse si el ciudadano ya posee la residencia permanente, en cuyo caso deberá deshacerse el movimiento y realizar diligencia, indicando la nulidad del trámite y comunicando dicha circunstancia al afectado.

Para el error 75 y en el caso de haberse cursado una baja por caducidad (comprobado que el alta se remitió), deberá comprobarse si el ciudadano ya NO es ENCSARP (Extranjero No Comunitario Sin Autorización de Residencia Permanente), y en este caso, dado que el motivo que desencadenó la tramitación del expediente ya no le es aplicable, deshacer la baja. En mi opinión y dado que es probable que el ciudadano ya no resida en el municipio, debería iniciarse otro procedimiento de baja de Oficio, pero esta vez enmarcado dentro de la normativa aplicable a este otro tipo de personas y características.

Os emplazo, como siempre, a que participéis, complementando o matizando cualquiera de las conclusiones expuestas.

Acreditación de residencia

No_aportar_documentos

¿Es necesario que los ciudadanos soliciten a su Ayuntamiento la acreditación de residencia para realizar trámites con otras administraciones? ¿de qué medios dispone el ciudadano para obtener este tipo de acreditación?

Cuando se publicó la Orden de Presidencia 4008/2006, de 27 de diciembre (https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2007-1)  en la que se establecían la configuración, características, requisitos y procedimientos de acceso al Sistema de Verificación de Datos de Residencia (a disposición de los Departamentos y Organismos de la Administración general del Estado), me llamó la atención uno de sus primeros párrafos:

Se estima que el número de documentos acreditativos de la residencia expedidos anualmente asciende a más de diez millones de los cuales más de tres millones han sido solicitados, a su vez, por la Administración”

Esta Orden, que complementaba el Real Decreto 523/2006, de 28 de abril (http://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2006-8149) del cual extraigo seguidamente algunos puntos, debería haber reducido considerablemente, los volantes y certificados expedidos en la actualidad para este fin, aunque probablemente todavía algunas administraciones, empresas e instituciones del Sector público desconozcan la existencia de este derecho:

En la actualidad, gracias a los medios telemáticos, informáticos y electrónicos con que cuenta la Administración General del Estado, este requisito de presentación del certificado podrá ser sustituido por la consulta al sistema de verificación de datos de residencia, con los mismos efectos probatorios. Por ello, mediante este real decreto se suprime la exigencia de adjuntar a cualquier escrito, comunicación o formulario de un procedimiento tramitado por la Administración General del Estado y por los organismos públicos vinculados o dependientes de la misma, un certificado de empadronamiento acreditativo de los datos de domicilio y residencia que ya constan en dicho escrito de solicitud. Será el órgano administrativo responsable de la tramitación de dicho procedimiento el que deba consultar las propias bases de datos de la Administración General del Estado, a fin de comprobar los datos de domicilio proporcionados por el ciudadano en su solicitud. Cuando el ciudadano no figure en sus bases o los datos de domicilio no sean coincidentes, el propio órgano administrativo solicitará el certificado de empadronamiento al Ayuntamiento correspondiente.

Complementando lo anterior, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, en su artículo 6 dice que los ciudadanos tienen derecho a: “No aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de Protección de Datos de Carácter Personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios electrónicos”

Asimismo y como recurso adicional, aunque no con la misma validez que la expresada en normativas anteriores, citar que en el Resumen de acuerdos del Consejo de Empadronamiento. Reuniones 11 de noviembre de 2009 (Comisión Permanente y Pleno), se resolvía lo siguiente:

 … el Consejo dio su visto bueno al acceso de los ciudadanos a la base padronal del INE para consulta de sus datos padronales, con las siguientes precisiones:

En dicho sistema de consulta, el interesado debidamente autentificado con certificado electrónico, únicamente accederá a los datos de la última versión que figura en la base del INE, es decir, no tendrá acceso al histórico de versiones, y sólo se le facilitará información de su inscripción (no de los demás habitantes que figuren en su misma hoja padronal). Tampoco se facilitará información cuando los datos del certificado electrónico de identidad no coincidan exactamente con los de su inscripción padronal.

Se podrá obtener una copia impresa del resultado de la consulta, aunque sin validez alguna, dado que en virtud del artículo 83.3 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales: Los datos de los padrones que obren en poder del Instituto Nacional de Estadística no podrán servir de base para la expedición de certificaciones o volantes de empadronamiento regulados en el artículo 61 del presente Reglamento, lo que se indicará en la misma.

 A su vez el Consejo recomendó que figure claramente la fecha de referencia de la información (debido al desfase en la actualización de la base padronal del INE), así como que estos datos no tienen por qué coincidir con los del Ayuntamiento, al que el ciudadano deberá acudir para realizar la comprobación de los datos en su inscripción oficial y, en caso necesario, efectuar las reclamaciones oportunas para su corrección.

Además de todo lo expuesto y para aquellos trámites en los que ineludiblemente sea necesario que el administrado deba recurrir a la solicitud de dichos justificantes, ANIMO a todos aquellos ayuntamientos que aún no dispongan de un trámite electrónico para ello, ya sea desde su sede o a través de otros Organismos, a dar un salto más para ofrecer un mejor servicio a los ciudadanos.

 

Tarjeta de Residencia – NIE

Tarjeta_ResidEl NIE es el Número de Identificación de Extranjero que identifica a los ciudadanos extranjeros (tanto comunitarios como extracomunitarios) ante los órganos del Estado Español y la Tarjeta de Residencia es el documento físico que contiene los datos de: identificación, foto, número de NIE y tipo de autorización de estancia o residencia en España.

Es probable que muchos de vosotros conozcáis el porqué los NIES expedidos a partir de julio de 2008 empiezan por Y, en lugar de X como venían haciendo hasta esa fecha, pero para todos aquellos que lo desconozcáis, aquí os hago un breve resumen.

El NIE se empezó a utilizar en España en el año 1997 y se concibió con una estructura inicial de 9 posiciones (un número secuencial de 7 dígitos, precedido por la letra X, seguido de un carácter de verificación alfabético). Al aumentar el número de inmigrantes, el formato inicial se vio desbordado por el número de documentos expedidos, más de diez millones, lo cual hizo preciso que el Ministerio del Interior, ante el grave impacto que podría causar el cambio de formato en algunas aplicaciones informáticas y la imposibilidad de actuar de forma rápida,  aprobara una orden ministerial para habilitar un nuevo sistema que diera cabida a esta nueva problemática, adaptándose a la longitud anterior de este campo (ORDEN INT/2058/2008, de 14 de julio, por la que se modifica la Orden del Ministro del Interior de 7 de febrero de 1997, por la que se regula la Tarjeta de Extranjero, en lo concerniente al número de Identidad de Extranjero)

Recordemos que la estructura del Padrón de habitantes ya tenía prevista una longitud que permitiese abordar esta casuística, y que por tanto permitiese la utilización del mismo campo tanto para el NIE como para el DNI/NIF, estableciendo para la cumplimentación del NIE 10 caracteres (‘X’, más 8 dígitos -con ceros a la izquierda- más carácter de control) - (Orden de 11 de julio de 1997 sobre comunicaciones electrónicas entre las Administraciones públicas referentes a la información de los Padrones Municipales),

Por lo cual, la fórmula implementada para la introducción de los “nuevos” NIES en las diferentes aplicaciones sin tener que modificar estructuras, se concretó de la siguiente manera:

  • Para los primeros 9.999.999 extranjeros, se asignó la letra X que equivale al dígito 0
  • Para los siguientes  9.999.999 extranjeros, se asignará la letra Y que equivale al dígito 1
  • Para los futuros 9.999.999 extranjeros, se asignará la letra Z que equivale al dígito 2

Y por tanto, nos podemos encontrar con infinidad de números repetidos, pero con una letra diferente que nos indicará mediante las normas referidas, a qué tramo pertenecen. A modo de ejemplo, si se hubiese ampliado el campo NIE en un dígito más, el  NIE que hubiese correspondido al  X10002153M, en el actual sistema se convierte en el NIE Y00002153M.

Futuras generaciones se encargaran de tratar el sistema cuando se supere el número de 29.999.999 extranjeros.

Nos encontramos nuevamente en Septiembre. ¡Buenas vacaciones a todos!

Error 85 – Modificación RD (Rectificación de datos territoriales) pendiente de confirmación

FicherosOCuando en un próximo futuro se implante el anunciado sistema SIG_PT (Sistema Integrado de Gestión de Población y Territorio)  en el que se dispondrá de una base de datos integrada del territorio, consecuencia de cruces de información de diversos orígenes,  muchas cosas cambiaran, seguro que para mejor, en la gestión del Padrón, pero hasta que no llegue ese momento, tendremos que convivir con los tediosos movimientos de rectificación de datos territoriales sin intervención del habitante (M RD), en el que los Ayuntamientos deberán repercutir para cada uno de los habitantes afectados, la correspondiente variación a remitir al INE en los ficheros mensuales.

El actual sistema plantea numerosas dudas y precisa de sistemáticas que no están descritas en ningún documento y,  en ocasiones con directivas diferentes según la delegación provincial a la que se consulte.  Por citar algunos ejemplos, nos encontramos ante instrucciones diversas como la de que para realizar un cambio de NIE (Número de Identificación Electoral) a un ciudadano, ha de realizarse mediante M RD, justificando que se produce sin intervención del habitante, o por ejemplo, que cualquier cambio puntual en un número de vivienda (NHOP) no debe realizarse mediante este tipo de variación sino comunicándolo por otros medios a la Delegación correspondiente,  o incluso que para el cambio de denominación de una Unidad poblacional no es preciso ni aconsejable reflejarlo mediante este tipo de movimiento en los habitantes.

Como fabricantes de software, nuestra postura es dotar al sistema de un comportamiento que pueda cubrir, en la medida de lo posible, cualquier necesidad que sea susceptible de interpretación y que en última instancia sea el Ayuntamiento quien gestione su padrón acorde a las instrucciones de su delegación.

Y al hilo del enunciado de este artículo y a consecuencia de una de las últimas circulares que ha remitido alguna delegación provincial a sus Ayuntamientos respecto a los trabajos preliminares para la puesta en marcha del error 85 – Modificación RD pendiente de confirmación, aprovecho la ocasión para motivar la revisión y remisión del fichero O al INE, resolviendo aquellas discrepancias derivadas de cualquier casuística que haya podido dejar de comunicar alguno de estos cambios territoriales, ya que este proceso ofrece una forma sencilla y rápida de minimizar el impacto de este futuro error.

Recordemos que en la circular del INE en el que se dan detalles para este tipo de ficheros (O), se dice que los registros que figuran en este, serán los de aquellos habitantes que tengan alguna variación en los datos de los campos tras variación, descartando los que se contrastan en el apartado VI de la Resolución de 25 de Octubre de 2005 y además los campos Bloque, Portal, Escalera, Planta y Puerta, Provincia, Municipio y Consulado de Procedencia, es decir que, en este fichero, podemos encontrar discrepancias en los siguientes campos:

Distrito, Sección, Unidad Poblacional, Vía, Número de policía, Tipo de Numeración, Tipo de Hoja, NIE, Número de hoja (vivienda), Sexo, Dígito de Control del documento, Nivel de estudios y Nacionalidad.

Como siempre, os emplazo a trasladarnos cualquier duda que os surja al respecto!