Volantes y certificados firmados electrónicamente

Libro_movilRecientemente hemos incorporado en el Padrón de Habitantes la posibilidad de firmar electrónicamente los certificados, volantes u otros documentos solicitados por el ciudadano u otras administraciones a través de este, ampliando la ya existente posibilidad de obtenerlos o solicitarlos por medios telemáticos, a través de la Sede.

Para los casos en que dichos documentos deban imprimirse, el artículo 27 de la Ley del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas, dice lo siguiente:

“Las copias en soporte papel de documentos electrónicos requerirán que en las mismas figure la condición de copia y contendrán un código generado electrónicamente u otro sistema de verificación, que permitirá contrastar la autenticidad de la copia mediante el acceso a los archivos electrónicos del órgano u Organismo público emisor”

Y aunque en la Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre gestión del Padrón Municipal se establece que el volante de empadronamiento no requiere la firma de ningún funcionario o autoridad municipal, hemos optado por incluir la posibilidad de añadirle la firma  o sello de Entidad.

El Código Seguro de Verificación (CSV) permitirá que cualquier destinatario del documento pueda contrastar, en línea, la autenticidad de esa copia impresa en papel mediante el cotejo del documento electrónico original a través de la Sede Electrónica del Ayuntamiento, ya sea mediante este código o usando un lector de código QR (en nuestro caso). Además, la firma de Entidad permitirá  verificar que quién lo emitió es el Ayuntamiento al que se refiere el empadronamiento y que en consecuencia y de forma implícita, no estamos ante una página de suplantación de identidad.

Si analizamos la fórmula utilizada hasta ahora en su versión tradicional, observaremos que existe una gran diferencia respecto al circuito descrito, ya que si antes no era necesario guardar los originales de esos documentos, ahora, y para el cometido que se le pretende, si será necesario hacerlo.

Dada la efímera vida de este tipo de documentos (su validez es de tres meses tras su expedición), se valoró la posibilidad de no guardarlos y ante una petición de validación por un tercero, generar el documento, (validando no superar la fecha de caducidad planificada) y, en consecuencia, construir una “foto” con los mismos datos que se facilitaron previamente al peticionario. Téngase en cuenta que en el Padrón de Habitantes es fácil reproducir el “momento” dado que se conserva fielmente el histórico de los habitantes y viviendas, además de ser un requisito en diferentes procesos de comunicación con el INE.

Aunque la estrategia era clara con respecto a los volantes, no lo era para el resto de documentos que debían ser firmados por un funcionario ya que en este caso la reconstrucción no tenía sentido si carecía de la pertinente firma y además, como ya he mencionado en artículos anteriores, los Certificados del Padrón de Habitantes no pueden ser expedidos por sistemas desatendidos tal como lo recoge la normativa vigente.

Habida cuenta de que este tipo de documentos, por sus antecedentes y su corta vida solo servirán en la que, en conceptos archivísticos, se conoce como la fase activa de su ciclo de vida, hemos considerado no otorgarles más utilidad que la descrita y por tanto no asociarlos a expediente o serie documental alguna, con el propósito de que una vez almacenados y agotada su vigencia, se puedan eliminar de forma automática.

Así mismo y para agilizar el circuito en la entrega de los certificados, próximamente dispondremos de la posibilidad de obtenerlos, una vez firmados, a través de la carpeta del ciudadano de la Sede municipal.

Espero que llegue el día en que el matiz que se le otorga al volante en relación al certificado desaparezca ya que a nadie acaba de convencer la diferencia por las connotaciones que claramente se le entreven, y que en un futuro próximo podamos hablar de un solo tipo de documento sin distinción ni matices.

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Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente. (ENCSARP)

extranjerosAunque creo que después de años practicando, la mayoría de Ayuntamientos tienen bastante claras las actuaciones a seguir en relación a la gestión de los Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente, comúnmente reconocidos con el acrónimo de ENCSARP, voy a incidir en algunos puntos que me parece interesante destacar.  

En primer lugar, recordar que mediante acuerdos del Consejo de Empadronamiento en sesión de 7 de noviembre de 2011, se aprobó la creación de la nueva incidencia 146.- Indicador de permanencia,  mediante la cual y a través de los ficheros de devolución mensuales, el INE informa de las adquisiciones y pérdidas de residencia permanente para este colectivo y que durante el mes de mayo de 2012, se remitió un primer fichero, con extensión 146, que permitía realizar la carga inicial de esta información.

Si la aplicación de padrón permite la carga de este dato y además es bien visible, cuando un extranjero de estas características acuda al Ayuntamiento para cualquier otro trámite, sea o no de padrón, se le podrá invitar a renovar su residencia, derivándose de esta práctica las siguientes ventajas:

  • Reduciremos el volumen de preavisos remitidos por el INE en los ficheros mensuales (111 – Comunicación de la fecha de caducidad de la inscripción de los ENCSARP,  (preavisos que se produce con 3 meses de antelación a la caducidad)
  • Aumentaremos la calidad del servicio al ciudadano al evitar al ciudadano posteriores comparecencias para realizar una expresa renovación de su residencia.
  • Ganaremos en eficiencia al evitar gestiones y costes.

La renovación de la residencia para los ENCSARP ha de producirse cómo mínimo cada dos años desde su última renovación o desde su ultima fecha de alta,  pero en ningún caso la normativa hace mención a que no pueda llevarse a cabo en periodos inferiores a los 2 años, computándose un nuevo plazo de dos años a partir del momento en que se genera el nuevo movimiento de Renovación.

Además, en base a la carga periódica de la incidencia 146, que actualizaría sistemáticamente esa circunstancia, permitiría disminuir los errores que se producen al generar una renovación o una baja por caducidad para un habitante que ya NO es ENCSARP y que en consecuencia generaría los errores 78 – Modificación no encontrada, o bien 75 – Baja no encontrada, movimiento que deberá eliminarse ya que la acción que la motivó carecería de efectos desde el momento en que se ha adquirido la residencia permanente.

Es importante tener en cuenta que para los casos en que se remite una Modificación por Renovación que además incluye un cambio en los datos personales o en el domicilio y ha sido devuelta por el INE por los errores citados en el anterior párrafo, deberá eliminarse la modificación por Renovación y VOLVER a remitir el resto de modificaciones que iban incluidas en el movimiento que se envió al INE.

En relación a otras cuestiones planteadas en este mismo ámbito, destacaría las siguientes:

  • Para declarar la caducidad de la inscripción y acordar la baja se precisa de una resolución motivada del Alcalde (Decreto de o resolución de Alcaldía), que deberá ser notificada por los procedimientos previstos en la Ley 39/2015, siendo la fecha de la baja la correspondiente a la notificación.  Si la notificación no puede ser practicada deberá recogerse la fecha de publicación en el BOP (fecha que siempre será posterior a la fecha de caducidad)
  • Mientras no se tenga constancia del resultado de la notificación o se haya realizado la publicación en el BOP, se puede producir la renovación. 
  • Si la renovación se produjese antes de que se mecanice la baja pero no disponemos del acuse de recibo o no ha llegado en su tiempo límite, se puede optar por no mecanizar la baja y hacer la renovación, aunque esto implicaría que si ha habido una resolución motivada por el Alcalde, deba hacerse una Anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. 
  • Si el habitante quiere hacer la renovación cuando ya se ha hecho la resolución de alcaldía, pero aun no se ha notificado al habitante se deberá hacer una anulación del acuerdo de caducidad por hechos sobrevenidos. Esto deshará la resolución de baja de este habitante y permitirá que renueve su empadronamiento. 
  • Si el ENCSARP se presenta en el Ayuntamiento una vez ha estado dado de baja por caducidad, se deberá realizar un Alta por Omisión. El alta y la baja en ningún caso podrán tener la misma fecha.

Si alguien considera que puede matizar o aportar otras experiencias que promuevan buenas prácticas, que ¡no dude en añadir comentarios a esta entrada!

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Domicilio de empadronamiento

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Tras la lectura periódica de las consultas que se trasladan a la Comisión Permanente del Consejo de Empadronamiento y ante la reiterada casuística en la que se expresan dudas en relación al empadronamiento en determinadas circunstancias, entre ellas y por ejemplo las siguientes:

  • ¿Se puede empadronar a las personas que carecen de titulo jurídico que acredite la propiedad del inmueble o un derecho de uso del mismo?
  • ¿Se puede empadronar en una chabola, caravana, cueva, vivienda  en construcción, naves industriales abandonadas, edificios declarados en ruinas u otros locales que según el ordenamiento legal no tienen uso como vivienda, o que no tienen concedida la habitabilidad?
  • ¿Puede oponerse un propietario de una vivienda a un alta autorizada por el inquilino sin su consentimiento?
  • ¿Puede empadronarse un mayor de 16 años en una vivienda independiente de sus padres?
  • ¿Puede el propietario de una vivienda solicitar el empadronamiento en un domicilio en que está inscrita una persona que no dispone de ningún título acreditativo?

Frente a estas cuestiones y otras similares, tengo la convicción de que ante la imposibilidad de modificar las circunstancias en las que se producen, la respuesta  siempre acaba siendo la misma y básicamente responde a la siguiente cuestión:  ¿Vive realmente esta persona en ese domicilio?

Si la respuesta es SI, no existe duda alguna de que se debe empadronar en ese domicilio y este hecho se deduce y así se expresa a través de las diferentes consultas resueltas por el Consejo de Empadronamiento, en base a diferentes normativas:

Art. 17.2 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local: Los Ayuntamientos realizarán las actuaciones y operaciones necesarias para mantener actualizados sus Padrones de modo que los datos contenidos en éstos concuerden con la realidad.

Resolución de 16 de marzo de 2015 sobre instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal: la inscripción padronal es completamente independiente de las controversias jurídico-privadas sobre la titularidad de la vivienda, lo es también de las circunstancias físicas, higiénico-sanitarias o de otra índole que afecten al domicilio.

..Cuando existan indicios que hagan dudar de que se vaya a establecer la residencia en el municipio, o de alguno de los datos declarados por el ciudadano, antes de proceder al alta, o a la modificación de datos en el Padrón, el Ayuntamiento, presentada la correspondiente solicitud por parte del interesado, ordenará los actos de trámite necesarios para comprobar la veracidad de los datos consignados en la solicitud, dictando la correspondiente resolución.

Por tanto, y a mi entender, será potestad del propietario o un tercero presentar los recursos pertinentes para, en su caso, producir el desalojo y en consecuencia incoar el correspondiente expediente administrativo para cursar la baja o cambio de domicilio en el padrón de habitantes.

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Fichero de nacimientos

BebesEsta vez voy a opinar sobre los ficheros de nacimientos y las causas que, en general, dificultan la incorporación automática de esas altas por nacimiento  en el Padrón de habitantes.

Como muchos ya sabéis, los nacimientos se inscriben y mecanizan a través del Registro Civil y estos son remitidos a través del INE a los Ayuntamientos mediante los ficheros NAC para que puedan ser tratados por cada Entidad e incorporadas, en su caso, las altas en el Padrón de habitantes de cada Municipio.

En el apartado 5.1.2.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015, en la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal, queda redactado lo siguiente:

El Instituto Nacional de Estadística remitirá mensualmente a cada Ayuntamiento, según el municipio de residencia de la madre declarado en la inscripción de nacimiento del Registro Civil, la información sobre las personas que deben ser dadas de alta en el Padrón por nacimiento.   

El diseño de registro de este tipo de ficheros, a diferencia de los ficheros mensuales que se intercambian con el INE,  difiere en cuanto al formato en la identificación de los datos de los menores y de sus progenitores, ya que no incorpora las partículas de los apellidos de forma separada, hecho que puede dificultar, aún aplicando algoritmos de concatenación, la aparición de no coincidencias y en el caso de realizarse las altas de forma automática, generar duplicados o generar problemas de homogeneidad en el sistema al tener que aplicar esos mismos algoritmos para desdoblar partes de esa identificación, separando las partículas de los apellidos.

Otro problema que se produce, dado que un menor no puede empadronarse en una vivienda en la que no figuren sus padres o alguno de ellos, es la identificación de los padres, para los cuales es necesario que durante los procesos automáticos, se verifique la inscripción previa de los mismos en el padrón y es ahí donde surge un nuevo inconveniente, ya que los datos de los padres no son contrastados e igualados previamente por el INE con los del Padrón, con lo cual, en muchos casos hay que contrastar manualmente los datos para poder encajar esos nacimientos.

El fichero de nacimientos no incorpora la nacionalidad de los menores, dato obligatorio en la Inscripción padronal, pero como no constituye un dato de la inscripción de nacimiento en el Registro Civil, el INE no puede suministrar a los Ayuntamientos.

Este caso no resulta problemático cuando ambos progenitores son españoles, pero en los casos de padres extranjeros, si ambos son de nacionalidades distintas, los Ayuntamientos han de poner en conocimiento de los mismos la inscripción de alta por nacimiento a los efectos de que estos puedan comunicar las posibles rectificaciones o variaciones que procedan, así como recabar la nacionalidad del recién nacido cuando esta no sea obvia, debiendo quedar siempre perfectamente acreditada mediante los documentos emitidos por el órgano competente para ello.

Sin embargo, para salvar este inconveniente y mientras no se obtiene la nacionalidad del nacido, se acordó en sesión celebrada por el Consejo de Empadronamiento en junio de 2012 y con carácter provisional, que se admitiría el código de nacionalidad “desconocida” equivalente al código 999, exclusivamente para las Altas por Nacimiento en los ficheros de intercambio de variaciones mensuales que se remiten al INE, no generando error invalidante.

En este caso serán tratados como ENCSARP (Extranjeros No Comunitarios Sin Autorización de Residencia Permanente), y deberán renovar su inscripción padronal en dos años, disponiendo así de un mayor margen de tiempo para que los padres o tutores puedan aportar la documentación precisa para determinar la nacionalidad.

En cualquier caso y como en todo proceso automático, hay que aplicar las cautelas oportunas para tramitar esas incorporaciones y dejar para procesos manuales aquellas inscripciones que muestren alguno de estos u otros inconvenientes.

¡Vuelvo en septiembre!

 

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El Padrón de Habitantes y el Registro de Entradas y Salidas


RegPHLas solicitudes de volantes, certificados o variaciones en el padrón, en la mayoría de los casos, solo se anotan en el Registro de Entrada cuando son presentadas a través de la Sede Electrónica,  y análogamente en este ámbito, solo se acostumbra a registrar la salida de las notificaciones que se generan a los ciudadanos a partir de los diferentes expedientes padronales.

En la gestión de trámites presenciales, en cambio, son poco habituales estas prácticas, entre otros motivos porque dichas pruebas, en general, quedan trazadas en las propias aplicaciones y por tanto, y aunque pudiesen realizarse de forma automática, no dejarían de suponer una duplicidad.

La Ley de Procedimiento Administrativo 30/1992, si nos ceñimos al redactado de su artículo 39, no dejaba lugar a dudas en cuanto a la obligatoriedad de hacerlo en todos los casos.

Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo, la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.

No obstante, el artículo 16 de la nueva Ley 39/2015, ha quedado redactado bajo un nuevo y sorprendente enfoque:

Cada Administración dispondrá de un Registro Electrónico General, en el que se hará el correspondiente asiento de todo documento que sea presentado o que se reciba en cualquier órgano administrativo, Organismo público o Entidad vinculado o dependiente a éstos. También se podrán anotar en el mismo, la salida de los documentos oficiales dirigidos a otros órganos o particulares.

Este matiz en relación al Registro de Salida y en el contexto de la nueva Ley es importante, ya que si el canal habitual entre la administración y la ciudadanía va a ser el medio electrónico, es de suponer que serán esos medios o sistemas los que acreditarán y conservaran las evidencias de estas comunicaciones y seguramente será el motivo por el que se pueda prescindir del Registro de Salidas en un futuro próximo. Aunque, si esta deducción es acertada ¿también pudiera ser que el Registro de Entrada, sobre todo para los casos de trámites desasistidos y automáticos, pudiera encajar en el mismo supuesto?

En el caso del Padrón de Habitantes y mediante el uso, esperemos que cada vez más frecuente, del servicio de Verificación de Datos de Residencia (SVDR) de la Plataforma de intermediación de datos del MINHAP , entre otros servicios de ámbito autonómico, estas funciones quedaran delegadas a esas otras administraciones, que al efectuar las peticiones directamente sobre la base padronal del INE tendrán sus propios mecanismos de seguimiento.

Para mejorar la coherencia y eficacia entre la amalgama de sistemas que posee cada Administración Local, habría que auditar y adecuar todos los procesos analizando en que punto deberían “encontrarse” con el Registro de Entradas ¿y Salidas? que sin duda es el eje transversal entre todos ellos.

El Registro General de Entradas y Salidas, conjuntamente con el Padrón de Habitantes, es otro de los ámbitos de mi interés, a partir del cual y durante estos 30 años puedo confirmar que genera dudas razonables en cuanto a su interpretación y alcance.

Aunque en este artículo mi intención era exclusivamente la de encender una chispa para la reflexión, os adelanto que más adelante trataré otros sistemas que van o deberían ir de la mano del Padrón de Habitantes.

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Padrón de habitantes ¿Administración sin papeles?

sinpapelesMe resulta curioso que, en relación a la publicación de la Ley  39/2015 de Procedimiento Administrativo Común,  y a través de los artículos, ponencias y debates que está generando su próxima entrada en vigor,  sean tan escasas las alusiones al padrón de habitantes, intuyendo que como al resto de procedimientos administrativos, se le prevén las mismas afectaciones.

Teniendo en cuenta que el padrón de habitantes genera un volumen nada despreciable de documentación, que además, en el caso de las hojas padronales es preciso conservar durante al menos 100 años, sería de esperar que, en este ámbito, fuera una de las principales inquietudes de la administración local, de forma que estuviésemos preparando el escenario para cumplir uno de los principios básicos de la ley:  garantizar la autenticidad, integridad y conservación de la documentación y preservarla a través de medios o soportes que cuenten con las medidas de seguridad necesarias para cumplir el Esquema Nacional de Seguridad (ENS).

En la última resolución en materia padronal  de fecha 30 de enero de 2015, publicada 9 meses antes que la Ley 39/2015,  se indicaba lo siguiente:

Esta documentación aportada por los vecinos que el Ayuntamiento debe conservar podrá ser mantenida bien en su forma original o bien mediante “reproducciones de las mismas den forma que se garantice su autenticidad”.

Está, por tanto, prevista reglamentariamente la posibilidad de conservar la documentación padronal en forma de ficheros ópticos o electrónicos “siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación”

Bajo mi punto de vista, se pone en un segundo plano la gestión electrónica de la documentación, con un enfoque poco acertado, cuando claramente debería ser un requisito obligatorio, debiendose instruir que la conservación en papel debería quedar restringida a casos muy puntuales y con una fecha de caducidad.

¿Qué vamos a hacer con la documentación del padrón de habitantes?

En el camino que nos queda por recorrer, nos gustaría que el Consejo de Empadronamiento, además de resolver de forma puntual las consultas que se le trasladan, tomara la iniciativa en el impulso y difusión de buenas prácticas en esta materia y de forma escalonada en todas las que inciden en el cumplimiento de la 39/2015, entre otras.

Actualmente, la mayoría de aplicaciones son capaces de capturar y guardar documentación, pero probablemente deberíamos seguir estrategias comunes que permitiesen reducir el esfuerzo individual,  trabajando en la redacción de las singularidades, por ejemplo y para el caso que nos ocupa,  especificando recomendaciones en cuanto a la clasificación archivística de la documentación, sus calendarios de preservación, sus metadatos, las características de digitalización, etc.

Se me ocurren muchas preguntas en relación a la documentación del padrón, tanto en lo que se refiere al  expurgo de la misma (véase volantes, certificados u otros documentos generados para el ciudadano) como a la necesidad de almacenar ciertos documentos, teniendo en cuenta que en algunos de los errores / incidencias que se reciben del INE, es necesario acudir a esa información (véase por ejemplo el error 51, 53 y 55, entre otros), etc.

No tengo ninguna duda de que aunque este es mi primer artículo en referencia a la documentación del padrón, retomaré el tema en un futuro próximo.

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Discrepancias en las cifras de población

abacoEste pasado 23 de marzo, casualmente  y a raíz de una búsqueda por Internet, me topé con un artículo de prensa que me llamó sumamente la atención, ya no por el hecho que describía sino por el poco detalle que ofrecía al lector respecto al motivo que probablemente producía tales efectos.

El titular del mismo anunciaba: “el  Ayuntamiento de Calatayud presenta un contencioso contra el INE por una discrepancia de 2.500 habitantes:” http://www.heraldo.es/noticias/aragon/zaragoza-provincia/2016/03/23/el-ayuntamiento-calatayud-presenta-contencioso-contra-ine-por-una-discrepancia-500-habitantes-833070-1101025.html

Como ya he manifestado en mi introducción, en el citado artículo, en ningún momento se hacía referencia a las circunstancias o particularidades que podían estar provocando dicha discrepancia,  de forma que, a mi juicio,  se predisponía al lector a intuir o suponer que probablemente al INE le mueva un especial interés o empeño en descontar habitantes.

Quiero explicar, para los profanos en el tema, que durante el proceso de conciliación de cifras, el INE informa a los ayuntamientos de cuáles son los habitantes que no va a contabilizar, así como de los motivos. Además, según normativa, existen procedimientos regulados que permiten a los ayuntamientos, durante ese periodo, realizar reclamaciones / alegaciones a favor de los registros descontados.

Desde el año 2005, para la mayoría de ayuntamientos, el peso de estas diferencias ha recaído fundamentalmente en el colectivo extranjero, ya que según sean o no comunitarios o posean la autorización de residencia permanente, es necesario que los ayuntamientos realicen unas comprobaciones de su permanencia en el municipio y se lo comuniquen al INE mediante los ficheros de variaciones mensuales.

Tengamos presente que el INE comunica a los ayuntamientos, mediante los ficheros de intercambio y con tres meses de antelación a su caducidad, las “circunstancias” de cada tipo de extranjero, con el fin de que se realicen las gestiones pertinentes. En el caso de que el ayuntamiento no remita, en los plazos señalados, la correspondiente respuesta informática al INE, éste entenderá que no residen en el municipio y por tanto durante el proceso de cifras, los “propondrá” como NO contabilizados.

No dudo que para los ayuntamientos que cuentan con un gran volumen de extranjeros, la gestión que conlleva ese seguimiento es laboriosa,  pero también es una gestión necesaria para garantizar la credibilidad de las cifras que se elevarán al gobierno, teniendo en cuenta que cuando los extranjeros regresan a sus países, actualmente,  no existe un mecanismo que permita dar conocimiento a los ayuntamientos de dichas circunstancias.

Ahora que nuevamente nos encontramos inmersos en el proceso de cifras y para el caso de los ayuntamientos que tengan constancia de que estos ciudadanos siguen residiendo en el municipio, todavía es posible realizar un último sprint para igualar las cifras. Me consta, por el resultado de la gestión de alegaciones de  ejercicios anteriores,  que si durante ese periodo y proceso se consigue la renovación o confirmación de residencia de esos extranjeros, aunque sea fuera del plazo establecido, el INE los contabiliza (debiendo complementar la alegación con las correspondientes pruebas documentales), constatando que la finalidad del INE no es otra que dar credibilidad y confirmar que las cifras oficiales coinciden con la realidad.

Recordemos que para minimizar esta gestión reactiva, se considera una buena práctica el informar a los extranjeros, durante la gestión de cualquier trámite padronal con su administración, de la obligación de ratificar o renovar su residencia.

 

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¡Puesta al día de documentación padronal!

TejerPor  fin disponemos, en IDA_Padron, de documentación actualizada con las novedades habidas en los últimos años en los ficheros de devolución mensuales tras la puesta en marcha de nuevos errores o ampliación de la finalidad de algunos,  así como la relativa a los formatos y características de los diferentes ficheros de intercambio con el INE.

Probablemente y  por mi condición de consultora en el ámbito de atención al cliente valoro MUY positivamente el poder contar con esta documentación que, en su ausencia, nos abocaba a laboriosas búsquedas entre documentos y comunicados emitidos por el INE,  a partir de los diferentes acuerdos del Consejo de Empadronamiento.

Destacar la actualización de los siguientes documentos:

El primero de ellos, que seguramente tendrá más valor para los diseñadores de software porque describe el formato de los diferentes ficheros de intercambio que gestionan los Ayuntamientos con el INE,  contempla entre otros y por ejemplo, las “nuevas” claves de variación para extranjeros, las nuevas partículas de los apellidos, ejemplos de pseudovías, diferentes aclaraciones y supresión de referencias obsoletas como INDALO, etc.

Recordar que este documento, cuyas raíces las encontrábamos en el Anexo I y siguientes de la derogada resolución de 1 de abril de 1997, acertadamente, no se ha incluido en la vigente Resolución de 30 de enero de 2015, para permitir su continua actualización.

El segundo documento, teniendo en cuenta que una buena parte del tiempo que dedicamos a la gestión del padrón la invertimos en depurar los datos a través de los ficheros de devolución mensuales, nos ofrece una estupenda guía para la gestión y depuración de los diferentes errores. En este documento se especifican, para cada tipo de error, las actuaciones que deberá llevar a cabo el Ayuntamiento para subsanarlos.

Aunque en este artículo no voy a entrar en el detalle de las diferencias, entre otras cosas porque no lo he revisado en la profundidad que se merece,  si he repasado de forma rápida las aclaraciones adicionales de alguno de los errores / incidencias, prestando atención en aquellas que habitualmente muestran dudas de gestión y, sinceramente, me sorprende la calidad del detalle.

Así mismo he visto actualizado, en el portal IDA_Padron,  el contenido referente a “Errores / Incidencias” que se encuentra en el apartado “Tablas Auxiliares”, mostrando la descripción actualizada para cada error y se han obviado las actuaciones a seguir para cada uno, citando que pueden encontrarse en el documento de Normas para el tratamiento de errores y detallando para cada error si es o no rechazable o tiene afectación en el proceso de cifras. Supongo que como todos nuestros clientes, también tengo derecho a sugerir, y hubiera estado bien que para cada error se ofreciera un enlace a la documentación del mismo.

Esperemos que tras el esfuerzo para la puesta al día de la documentación, las novedades que puedan surgir en adelante, se sigan implementando de forma periódica y recurrente.

¡FELICIDADES a quienes lo hayan promovido y hayan participado!

 

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Devolución fichero de casados (N)

Casados2Durante estos días, en que algunos Ayuntamientos están tratando el fichero de devolución de casados,  surgen dudas en la interpretación de su contenido, por lo que aprovecho la ocasión para detallar las diferentes casuísticas que podemos encontrar en los mismos.

Primeramente, y para entender mejor el proceso, recordemos que mediante el fichero de CASADOS podemos resolver, de una forma sencilla, las posibles diferencias que existen entre los datos que figuran en el padrón del Ayuntamiento respecto a los figuran en la base padronal del INE, sin tener que generar modificaciones de datos personales.  Solo se requiere, por parte del Ayuntamiento, responder al INE a través del envío del mismo fichero,  incluyendo exclusivamente  los  registros que el Ayuntamiento considera correctos para la equiparación de los datos entre ambos orígenes de datos.

Este proceso es realmente cómodo, aunque presenta un hándicap importante: Cuanto más tiempo transcurre desde la fecha de referencia del fichero C y la resolución de las diferencias por parte del ayuntamiento, menos vigencia tiene el proceso.  Me explico:

Referido por ejemplo a las últimas cifras que cierran el ejercicio 2014. Durante el año 2015 se han ido produciendo movimientos en el padrón en los datos de los habitantes, de forma que al tratar algunos registros de casados, ya existen movimientos posteriores que han variado sus circunstancias y que al remitirlos al INE, lógicamente,  éste no podrá repercutir por no revertir la situación actual.

Por tanto, mi primer consejo es que las discrepancias del fichero de casados se resuelvan, por parte del Ayuntamiento, a la mayor brevedad posible, incidiendo en el hecho de que después de los años que lleva en vigor este proceso, acostumbra a contener pocos registros.

El fichero de devolución de casados es un fichero en el que el INE nos informa de los registros de Casados que NO ha podido cargar y  al ser un fichero con cola de errores,  debe importarse como el resto de ficheros de errores mensuales.

En este fichero encontramos:

  • Registros que NO tienen cola de errores: Son registros que NO tienen un error en sí mismos, sino que el INE no ha podido cargar por los siguientes motivos: O bien porque el habitante tiene un movimiento posterior o porque ya están de baja en la base padronal del INE y lógicamente no los ha podido incorporar.  Para estos casos es muy probable que no debamos hacer nada más que comprobar  que los datos que figuran en el padrón y los del INE son coincidentes, que lo serán en la mayoría de casos.  En otro caso, esperar al próximo fichero de casados, donde ya no aparecerán. 
  • Registros marcados en la cola de errores con los siguientes: 23-34, 36-39, 47-66, 70: a partir de los cuales habrá que analizar cuál ha sido el problema que originó el error y proceder a realizar la correspondiente modificación en los datos del habitante para subsanar las deficiencias. Aquí es importante determinar a qué fecha se hace la modificación, ya que si la hacemos en el ejercicio en curso (en este caso 2016), volverá a aparecer mal en el próximo fichero de cifras ya que el próximo fichero C se generará con los movimientos hasta final del 2015. 
  • Registros con error en el nivel de estudios: Bien porque éste sea inferior al que figura en la base padronal del INE o cuyo código sea 99 (Título desconocido). Para estos casos se exceptúan a los menores de 16 años con títulos equivalentes a 00 (no aplicable por ser menor de 16 años), o bien cuando el valor de la titulación de la base padronal del INE sea 21 (Sin estudios) y el del registro remitido por el ayuntamiento sea 20 (Titulación inferior a graduado escolar)

Dado que tras la descarga del fichero, y al ser un proceso anual que lógicamente no crea el mismo hábito que otros procesos con periodicidad menor,  los usuarios del padrón nos trasladan  no haber encontrado documentación al respecto y aprovecho para sugerir que, en el apartado “Diseños de Registro de intercambio de información padronal” de la Web de IdaPadron, se añadiesen ésta y otras circulares explicativas del tratamiento específico de estos ficheros y otros.

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Representación voluntaria en la hoja padronal

RepvoluntariaEn mi anterior artículo hablaba del nuevo modelo de hoja padronal y descarté, a propósito, escribir sobre el concepto de representación ya que el tema era suficientemente interesante como para abordarlo por separado, y al posponerlo he tenido la oportunidad de reflexionar sobre las aclaraciones hechas en la última reunión del consejo de empadronamiento celebrada el pasado 5 de noviembre al respecto.

En primer lugar y, a modo de recordatorio, os transcribo textualmente el literal  en el que se solicita de forma voluntaria la representación de los inscritos y que figura en la parte superior del modelo de hoja padronal publicado en la Resolución de 30 de Enero de 2015:

Información Voluntaria: Autorizamos a los mayores de edad empadronados en esta hoja para comunicar al Ayuntamiento las futuras variaciones de nuestros datos y para obtener certificaciones o volantes de empadronamiento.

Está claro que la ambigüedad del texto anterior se nos presenta con el concepto “en esta hoja” porque si se insiste en que solo puede existir una hoja padronal por vivienda, en muchos casos NO podríamos obtener una autorización de los anteriores inscritos que figuran empadronados y en general en proceso de baja. Por tanto, el matiz que viene a trasladarnos el consejo de empadronamiento es que en este caso  NO se alude a la hoja padronal sino a la “hoja física”.

Como una representación “permutada” de los vecinos que figuran inscritos complicaría mucho la gestión, solo se contempla el hecho de que se representen todos o ninguno y es por ello que aquí el matiz es importante, ya que por ejemplo,  cuando una familia viene a inscribirse en el padrón municipal, al marcar esa casilla estará conviniendo que afecta a la hoja u hojas físicas que se rellenen en ese momento para estas nuevas inscripciones ya que en otro caso deberían comparecer también el resto de inscritos para firmar conjuntamente la nueva hoja.

¿Cómo se puede diferenciar una hoja “física” de una hoja padronal? es decir ¿Qué tipo de atributo nos advertirá de que estamos ante un caso u otro? ¿Cómo podremos trasladar el concepto “hoja física” al fichero informático para constatar esa evidencia?

Como muchos de vosotros ya sabéis, siempre he sido partidaria de diferenciar la vivienda de la hoja padronal justamente para no dificultar éste y otros tipos de gestiones padronales y por tanto delimitar claramente cuáles son las circunstancias de cada inscripción en la que, en los casos habituales, figura además la autorización de la persona empadronada que presta su consentimiento al empadronamiento en esa “hoja física” y que por tanto, en general,  marcaría un final y un principio de una ¿hoja física?.

Aprovecho para destacar otra de las dudas que surgen en relación a la vigencia de la representación, ya que algunas Entidades la solicitan al ciudadano para cada trámite aún habiéndolo consignado en su inscripción.   “En este caso basta con que se haga constar la designación una vez en la hoja padronal, sin que el representante tenga que acreditar su condición para cada trámite que realice” (Extracto de la sesión de 5 de noviembre del Consejo de empadronamiento).

¡Feliz año 2016!

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