Emisión de certificados con sello electrónico de órgano (Parte 2)

AutoEn relación a las aclaraciones realizadas en la sesión celebrada, este pasado 4 de julio, por el Consejo de Empadronamiento y dado que en Julio de 2015 le dediqué un artículo  a este tema http://blogpadron.absis.es/emision-de-certificados-con-sello-electronico/, en el que me refería a la  posibilidad de emitir certificados de empadronamiento con sello de órgano, concluyendo que mediante la redacción del apartado 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 NO era posible adherirse a esta “fórmula” de firma, hecho confirmado por el Consejo de Empadronamiento en su sesión de 6 de noviembre de 2014, citando que este aspecto sería matizado en la referida Ley que estaba a punto de publicarse, y que se publicó el 30 de enero de 2015, he creído indispensable tratar nuevamente el tema.

El 1 de octubre de ese mismo año, con la publicación de la ley 40/2015 y en concreto a través de los artículos 41.1 y 42.1, se da un giro,  “esperado por todos”,  al describirse en qué casos puede utilizarse este sistema de firma y detallando lo que se entiende por actuación administrativa automatizada:

  • Actuación administrativa automatizada: Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
  • En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: Con sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónico o bien con un Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

En base a los preliminares anteriores, el Consejo de Empadronamiento, en su su ultima sesión (4 de julio) y en la consulta 2, sobre la posibilidad de utilizar el sello electrónico de órgano en el ámbito descrito, concluye:

En consecuencia, se puede entender que el certificado de empadronamiento es una actuación administrativa automatizada siempre que se den los requisitos anteriores. Por el contrario, cuando la elaboración del certificado requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación, se considera que no puede calificarse como una de tales actuaciones.

Aunque la anterior redacción pudiera generar dudas en relación al matiz: “requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación” y sobre todo en el escenario en que dicho certificado debiera expedirse de forma presencial,  bajo mi punto de vista, solo  deberían excluirse aquellos casos en los que, para recabar los datos, el funcionario tuviese que realizar consultas a archivos o incluso a sistemas informáticos con el resultado de tener que confeccionar o componer un documento expreso y personalizado para cada uno, es decir, SOLO debería ser posible firmarlos con sello de órgano en aquellos casos en los que el sistema, lógicamente informatizado, ofrezca la posibilidad de consultar y expedir de forma automática ese certificado sin posibilidad de manipulación por parte del personal que los expide.

El Consejo de Empadronamiento también hizo hincapié en que para las certificaciones firmadas con sello electrónico de la Secretaría del Ayuntamiento (sello de órgano) sean válidas, es preciso que previamente se haya dictado por el órgano municipal competente una resolución/acuerdo donde se determine que se trata de una de actuación administrativa automatizada con los requisitos que establece el art. 41.2 de la Ley 40/2015, así como que para tal actuación puede utilizarse el sello de órgano (42 de la Ley 40/2015), previamente creado, con los requisitos establecidos en los arts. 40 de la Ley 40/20155 y 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (este Real Decreto está parcialmente derogado, pero el art. 19 sigue en vigor en tanto se publique un nuevo Real Decreto de desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015).

Llegados a este punto y con la convicción de que muchas corporaciones van a sistematizar la expedición de sus certificados, por la comodidad y eficiencia que va a comportar para todas las partes, cabe preguntarse ¿Qué valor aporta disponer de forma diferenciada de volantes o certificados si ambos pueden obtenerse bajo las mismas premisas y fórmula y el certificado garantiza  la acreditación la residencia y domicilio habitual, a diferencia del volante que es un documento de carácter informativo?

 

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Alegaciones a las cifras 2018

AlegacionA poco más de una semana de haber finalizado el plazo para que los Ayuntamientos presentasen alegaciones a los reparos presentados por el INE durante el proceso de cifras, y después de haber compartido, con muchos de nuestros clientes, dudas sobre cómo proceder en casos puntuales, me atrevo a afirmar que en la mayoría de ocasiones en que la diferencia era significativa,  ésta se concentra en el colectivo de extranjeros, coincidiendo con el error 112 (extranjeros pendientes de renovar) y los errores 141, 142, 143 (extranjeros pendientes de confirmar su residencia). En segundo lugar, aunque en menor grado, nos encontraríamos el colectivo de habitantes españoles, mayores de 16 años, que NO figuran en la base de datos de DNIs (error 144).

Se da la circunstancia de que la mayoría de los anteriores errores no pueden ser resueltos por el Ayuntamiento en el plazo habilitado para gestionar las alegaciones ya que no se corresponden a omisiones en la incorporación automática de movimientos requeridos por el INE durante el ejercicio, ni a errores que puedan subsanarse sin audiencia del interesado y tras los cuales, en general, se advierte una falta de recursos en la unidad de estadística para gestionar este tipo de situaciones que requieren la tramitación de expedientes y que sería preciso no subestimar para no caer repetidamente, y año tras año, en este tipo de discrepancias.

Descartando los casos anteriores el resto de registros que se descuentan, acostumbran a coincidir con acciones puntuales que se nos han “escapado” a lo largo del año, ya sea por no haber tratado adecuadamente algún Alta por nacimiento con error 72, algún error invalidante o algunos errores pendientes de gestionar (78, 79, 99, 135, 137 entre los más habituales), y casi todos ellos subsanables en el periodo de cifras.

En pro de aportar mejoras al proceso de alegaciones destacaría la necesidad de poder alegar en los registros con error 72 y para los casos en que se precisa subsanar un error en la transcripción del tipo de alta, y que en lugar de un Alta por Nacimiento hubiera tenido que ser de otro tipo.

Aunque en el caso del error 77  (Baja por defunción no encontrada en el Registro Civil) sí es posible alegar, sería deseable, cuando en la alegación se pretende subsanar un error del Ayuntamiento al haber producido una baja errónea, que no fuese necesario adjuntar documentación, justificación que podría ser expresada en las propias observaciones de la alegación.

Sería interesante poder gestionar de una forma más ágil las alegaciones para los errores de tipo 99. Actualmente no es posible hacer una consulta sencilla para buscar el origen del error, debiendo acudir a la descarga de cada uno de los ficheros en los que se generó inicialmente el error.

Y para concluir, creo que sería de interés general para los responsables de esta gestión, disponer del documento “Aclaraciones para la generación de los ficheros de Alegaciones” en el apartado  correspondiente a  “Diseños de Registro” en el que ya se encuentra el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de variaciones mensuales”.

Entendiendo que las propuestas de mejora nunca tienen límite, y lo puedo afirmar en la línea de peticiones que recibimos en los productos que dan servicio a nuestros usuarios,  es cierto que cada vez son menores las necesidades que se presentan porque también es menor el volumen de diferencias que presentan los Ayuntamientos.

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Certificados de empadronamiento y Visto Bueno

Visto_bueno

Iniciando mi quinto año desde que inauguré este blog, en ocasiones, me preguntan si me queda mucho más que contar sobre el Padrón de Habitantes y mi respuesta es que, mientras existan clientes, siempre existirán consultas e inquietudes por resolver o debatir.

Y esta vez una de las dudas que recientemente nos ha trasladado un cliente es la que hace referencia al “Visto Bueno” en los certificados de empadronamiento y que según el artículo 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 por la que se dictan  instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, detalla lo siguiente:

La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Resaltando que, en el redactado anterior y para la expedición de certificados,  no se hace distinción alguna sobre si  el documento será firmado de forma manuscrita o electrónica, poniendo ambos formatos bajo el mismo paraguas.

En mi opinión hay diferencias muy notables que harían que la conformidad no fuera necesario en el caso de la firma electrónica, ya que en esta resultaría redundante según deduzco de las siguientes definiciones:

Para describir la expresión “Visto Bueno”, encontramos definiciones que lo detallan como “fórmula que se coloca en ciertos documentos para especificar que quien firma, certifica que todo se ajusta a derecho y que el documento en cuestión fue expedido por un individuo habilitado para tal fin”.

Si recordamos el significado del concepto “Firma electrónica” podemos encontrar la siguiente definición u otras muy similares: La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado de forma que los datos que utilice el firmante para realizar la firma sean únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no se pueda decir que no ha firmado el documento.

Por tanto, si cruzamos ambas definiciones, estaríamos viendo que el propósito del “Visto Bueno” ya lo suple la propia firma electrónica, ya que ésta aporta la Autenticidad del firmante y todo ello verificable, sin necesidad de que un tercero (entendido como persona física) de fe de la identidad del firmante y la autenticidad del documento firmado.

Si alguien quisiera entender que la conformidad, en este caso, tuviese un matiz diferente y se refiriese al efecto de “dar el visto bueno”, para que otro pudiera acometer este tipo de documentos, también debo matizar que no sería necesario hacerlo para cada uno de los documentos que se expiden, ya que se obtienen de forma sistemática mediante una plantilla estándar y con la información existente en una base de datos en la que se almacenan de forma ordenada y normalizada los mismos.

Os invito, como siempre, a participar y compartir opiniones.

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Error 78 – Modificación no encontrada

Error_78En octubre de 2014 ya hice alusión, entre líneas, a esta incidencia al hablar del error 75 (Baja no encontrada) y dadas las variantes que se derivan de esta incidencia y las dudas que plantea, he creído interesante detallaros un posible guión que permita abordar, de forma sistemática, su resolución. Tengamos en cuenta que en la mayoría de casos en los que no quede resuelta, aparece como discrepancia, en el fichero de reparos, durante el proceso de cifras.

Según el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”, la causa que lo produce es la siguiente:

El INE no ha localizado una versión activa del habitante en su base, en ese municipio, con los mismos datos de identificación, o se refiere a un ENCSARP para el que se está remitiendo una MCO o a un NO_ENCSARP para el que se está remitiendo una MRN. El registro NO ha sido incorporado a la base del INE.

Por tanto, y descrito de otra forma, el INE está comunicando al Ayuntamiento que NO EXISTE, en su base de datos, ningún ciudadano inscrito al que repercutir esa modificación, o que, para un extranjero,  se está enviando un movimiento de confirmación o renovación (M-RN o M-CO) que no se corresponde con las circunstancias actuales de esa inscripción.

Frente a las diferentes casuísticas, deberíamos partir de la observación de diferentes factores, que podrían abordarse en base a las siguientes cuestiones:

¿Es extranjero y se ha enviado al INE un movimiento de Confirmación (CO) o Renovación (RN)?

Probablemente las circunstancias del extranjero han variado y el Ayuntamiento no era conocedor de este cambio cuando acometió el movimiento y/o pudo haberse cometido un error al enviar un tipo de modificación que no se correspondía a su situación.

Habrá que verificar, consultando en IDA_Consul,  si el extranjero es o no comunitario o ha adquirido la nacionalidad española y:

  • En el caso de haber remitido un MRN y poseer la residencia permanente, podría modificarse el movimiento a MCO y remitirlo al INE o simplemente eliminar el movimiento (deberá revisarse si en ese mismo movimiento de MRN que se remitió, se incluyó una modificación por cambio de domicilio o datos personales, en cuyo caso deberían volverse a enviar al INE).
  • En el caso de haber remitido un MCO y no corresponderse a este tipo de extranjero y si hace 2 años o más de su inscripción en el padrón, deshacer el movimiento y pedir su comparecencia para efectuar la renovación y realizar la correspondiente modificación a la fecha de la comparecencia.
  • En el caso de que el extranjero se haya nacionalizado, deberá deshacerse el movimiento y proceder a realizar la modificación de datos personales.

¿El habitante no existe en la base del INE o figura de baja en IDA_Consul?

Probablemente nunca se envió el Alta o se envió con un error invalidante que no se trató o se resolvió indebidamente mediante una modificación.

  • En el caso que la modificación se hubiese hecho para subsanar el error invalidante, deberá deshacerse el movimiento y reenviar de nuevo el alta con los datos correctos, en el próximo fichero de intercambio.
  • En el caso de que ambos movimientos fueran correctos (el alta y la modificación), remitir ambos movimientos al INE (preferiblemente en diferentes ficheros mensuales).

¿Si existe el habitante en IDA_Consul?

Probablemente los datos iniciales enviados no coinciden con los datos del último movimiento activo en IDA_Consul, quizá por existir un movimiento intermedio anterior y no remitido al INE o bien porque se corrigió algunos de los datos del habitante en el padrón municipal sin enviar la correspondiente modificación al INE,

  • En el caso de que el movimiento anterior o anteriores al último (que ha causado el error 78), no hubiesen sido enviados, remitirlos nuevamente, y remitir de nuevo el ultimo movimiento (preferiblemente en sucesivos ficheros).
  • En el caso de que el movimiento remitido no tuviera los datos iniciales coincidentes con los que figuran en IDA_Consul, proceder a igualarlos y remitir nuevamente el movimiento al INE en el próximo fichero de intercambio mensual.

En el  periodo de cifras también se pueden solucionar las incidencias de este tipo que hubiesen podido quedar en el tintero. En este proceso, el error 78, y siempre que no figure en IDA_Consul el habitante, puede alegarse informando la fecha de alta y el motivo del alta, de forma que el INE cargaría el movimiento en la situación actual pero con la antigüedad que se informe en la fecha del alta.

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Expedición de volantes y certificados por domicilio ¿es necesario el consentimiento de todos los inscritos?

Consentimiento

Es frecuente la inquietud que genera, para las corporaciones,  la necesidad de obtener el consentimiento de todos los inscritos en un domicilio para la expedición de documentos, tanto en la faceta de como recabar dicha información en la forma más eficaz, como en la de mecanizar de forma clara esta condición en la diversidad de casos que se presentan.

Recordemos que la Resolución de 30 de enero de 2015, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del padrón Municipal (BOE 71 de 24 de marzo de 2015), hace referencia a la expedición de certificados y volantes en los siguientes términos:

Para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas.

Reflejo de estas inquietudes, se presentó recientemente un escrito a la Autoridad Catalana de Protección de Datos en el que, el Ayuntamiento que lo suscribía, solicitaba la opinión de esta Autoridad en relación a la emisión de certificados en que debiesen aparecer los datos de las vecinos inscritos en un mismo domicilio (descarto expresamente el término “Convivencia”, que es un concepto que a mi entender está fuera del alcance del padrón), especificando que en estos certificados, emitidos a petición de los interesados y por parte de esta corporación, se hacen constar los datos padronales completos del peticionario, su dirección de empadronamiento y solo el nombre y apellidos del resto de personas empadronadas en el mismo domicilio.

La consulta planteaba si en el supuesto anterior era necesario solicitar el consentimiento expreso de todas las personas inscritas en el domicilio para la emisión de los certificados que pretendan acreditar este hecho.

El dictamen a dicha consulta, subido en octubre de 2017 al portal de la Autoridad Catalana de Protección de Datos, lo podéis encontrar a través del siguiente enlace, del que también os facilito, seguidamente, la traducción:

http://apdcat.gencat.cat/ca/documentacio/resolucions-dictamens-i-informes/cercador/cercador-detall/CNS-43-2017-00001

La inclusión en los certificados o volantes de empadronamiento de los datos identificativos relativos al nombre y apellidos de todas las personas empadronadas en un mismo domicilio a los efectos de acreditar la convivencia a solicitud de estas personas, no sería contraria a la normativa de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con el artículo 6 de la LOPD en conexión con el artículo 7.f) de la Directiva   95/46/CE de protección de datos o, cuando sea preciso, con el artículo  6.1.e) de l’RGPD.

Es decir y a modo de síntesis, SE PUEDEN emitir certificados en los que figuren todos los miembros inscritos en un mismo domicilio si en la identificación de los inscritos (no el solicitante),  se hace referencia EXCLUSIVAMENTE a su nombre y apellidos, sin que sea preciso obtener el consentimiento del resto de miembros.

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Trámites padronales por Internet

telematicoA raíz de la consulta que me trasladaba una ciudadana a este blog, asociada a un artículo anterior, y que transcribo seguidamente:

Nos queremos empadronar en la comunidad de Castilla la Mancha pero en el Ayuntamiento me dicen que yo no puedo gestionar el empadronamiento de mi marido, el cual no puede ir físicamente por motivos laborales. ¿Puedo yo, con su Dni y autorización escrita, empadronarle o se pueden negar?

Y aunque el alcance de este blog no pretende ir más allá de la reflexión, de la opinión y difusión de las respuestas a las cuestiones que se presentan en el día a día a través de nuestra línea de atención al cliente, voy a opinar como siempre, dándole un giro a la pregunta ¿Podría mi marido empadronarse por Internet sin necesidad de acudir a las oficinas del Ayuntamiento?

Debo destacar que son pocos los Ayuntamientos que ofrecen trámites telemáticos en sus Sedes Municipales en relación a altas o modificaciones en el padrón y, en consecuencia, están restringiendo la posibilidad de que los ciudadanos se relacionen con las Administraciones públicas por medios electrónicos, tal como quedaba redactado en la Ley 11/2007 y posterior Ley 39/2015.

En la Resolución de 16 de Marzo de 2015 sobre instrucciones técnicas en materia del Padrón Municipal, únicamente se hace mención a un tipo de trámite electrónico (El apartado 8.1.1, en su último párrafo, dispone que: “Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos”), con lo cual, dicha resolución no se pronuncia sobre la posibilidad de poder llevar a cabo otros trámites por estos otros medios.

Este tema, trasladado al Consejo de Empadronamiento y tratado en la sesión de 25 de junio de 2015 y 28 de junio de 2017 respectivamente, resuelve a favor de estas prácticas, excluyendo las renovaciones por parte de los ENCSARP para los que se considera que han de ser en forma presencial a través de las oficinas municipales.

En muchas de las Sedes Municipales se facilita información sobre los trámites y documentación necesaria para realizar el empadronamiento  e incluso en algunas de ellas se facilitan los formularios para, previamente cumplimentados, presentarlos físicamente en las oficinas de atención al ciudadano sin posibilidad de presentarlos telemáticamente, lo cual no deja de ser, desde mi punto de vista, bastante anacrónico (siendo optimista, disponer de un formulario es un paso más).

Por tanto y atendiendo a la cuestión que motivaba el desarrollo de este artículo, el Ayuntamiento en el que esa ciudadana quería empadronar a su marido sin necesidad de que se personase en el mismo y aportando su autorización y DNI, debería ser posible a falta de disponer de un  trámite electrónico que lo permitiese.

¿Para cuándo dispondremos de estos trámites en nuestras Sedes? ¿Nos animamos?

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Tipos de hoja: Colectiva y Familiar

Familiar

Cada día es más frecuente la petición, por parte de los ciudadanos, de certificados o justificantes históricos “familiares” para la gestión de trámites como aceptación de herencias, divorcios, adjudicaciones de ayudas por motivos diversos, etc…

En el acta de la sesión celebrada el 3 de noviembre de 2016 se anunciaba que “con objeto de avanzar en la prestación de servicios horizontales al ciudadano, se estaba trabajando en la posibilidad de utilizar la Plataforma de Intermediación para que no tengan que pedirse al ciudadano certificados padronales de históricos de residencia, a una fecha concreta y de convivencia”

No dudo que es importante avanzar en esta línea ya que en la dinámica de no aportar documentación que obra en poder de otras administraciones y no debiendo requerirse este tipo de información al ciudadano, se hace necesario buscar alternativas que faciliten el compromiso.

En muchas ocasiones al requerir justificantes “familiares”, se traslada al Ayuntamiento una petición incorrecta y en muchos casos fuera del alcance del Padrón de Habitantes, ya que en éste únicamente constan personas y domicilios, y por ello solo podrían deducirse certificaciones que acreditasen que una o varias personas habitan en un domicilio o que lo habitaron en el pasado.

La normativa vigente, igual que la anterior, clasifica las hojas padronales en dos tipos:  Colectivas o Familiares, por lo cual y si nos dejáramos llevar por la intuición, parecería que en este último tipo de hojas, solo podríamos empadronar a personas que tuvieran algún vínculo de parentesco y en consecuencia usaríamos el tipo “Colectivo” para el resto de empadronamientos, pero esto no es así, ya que en la actual normativa se hace mención a estos dos tipos de hojas en la siguiente forma y dentro del apartado  “3. Casos especiales de empadronamiento”

Empadronamiento en establecimientos colectivos. Cuando el alta se produzca en un establecimiento colectivo (residencias, conventos, etc.) la autorización deberá ser suscrita por la persona que ostente la dirección del mismo. En estos casos se hará constar en el apartado «tipo de vivienda» de la hoja padronal la mención «colectiva». En los demás casos, el tipo de vivienda es «familiar».

Además y en alusión al tipo de hoja, se especifica que “Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual”, aunque quizá deberíamos dudar de cómo habría que actuar en el caso de parejas que estuvieran conviviendo en una misma habitación o apartamento dentro de ese tipo de establecimientos (caso complicado de contemplar en la actual estructura de hojas).

Si retrocedemos en el tiempo y damos un vistazo a los formularios sobre el Censo de Población y Viviendas del año 2001, encontraremos esta definición sobre los establecimientos colectivos: “Son viviendas o edificios destinados a ser habitados por un grupo de personas que no constituyen familia, sometidas a una autoridad o régimen común, o unidas por objetivos o intereses personales comunes”

En el caso de las casas de huéspedes o arrendamiento de habitaciones en un mismo domicilio o familias que alquilan una o varias habitaciones y atendiendo a las diferentes circunstancias que pueden confluir en una misma dirección, podríamos estar ante el dilema de si considerarlas de tipo familiar o colectiva ¿o bien compaginar varias hojas en un mismo domicilio que atiendan a dichas distribuciones?

Por tanto y retomando el análisis de la propuesta relativa a la utilización de la Plataforma de Intermediación para emitir justificantes históricos de residencia, se intuye que la única forma en que podrían obtenerse dichos justificantes sería a partir del contraste de todos los campos que identifican la dirección o bien por el número de vivienda, de manera que se relacionasen todas aquellas personas inscritas a una fecha en esa vivienda, considerando adicionalmente el carácter de la hoja (familiar o colectiva).

Entendiendo las diferentes fórmulas aplicadas por los Ayuntamientos para inscribir a los vecinos en relación al concepto “Hoja Padronal”,  sería de vital importancia garantizar que la información proporcionada siguiese unos criterios objetivos fuera cual fuese el canal por el que se solicitase y se pudiera asegurar que todas las direcciones tienen un identificador único y que no hayan viviendas en una misma dirección con identificadores diferentes.

¿Para cuándo la puesta en marcha de las anunciadas incidencias 133 – NHOP correspondiente a varias direcciones y 134 – NHOP distinto en una misma dirección, en sesión del Pleno del Consejo de Empadronamiento de 13 de noviembre de 2012?

Sinceramente, creo que la pretensión de prestar el servicio anunciado es acertada pero, a corto plazo, lo considero un reto complicado.

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Empadronamiento de menores

Menores3Tras las vacaciones, y con las pilas cargadas para abordar la recta final del año, nos volvemos a encontrar en este portal que comparto con vosotros mes a mes y al que esta vez me asomo para tratar el tema de la inscripción de menores en el padrón de habitantes en los casos de separaciones o divorcios, trasladado en numerosas ocasiones al Consejo de Empadronamiento.

Recordemos que cuando se solicita la inscripción o cambio de domicilio de un menor con uno solo de sus progenitores, además de los requisitos habituales, debe exigirse la firma de ambos progenitores (siempre que la guardia y custodia del menor no esté confiada en exclusiva al que realiza la solicitud) y en el artículo 2.2.1 que habla de la documentación acreditativa para la representación legal se detalla que:

En los supuestos de guarda y custodia de menores compartida por ambos progenitores en períodos de tiempo muy equilibrados, si la sentencia judicial por la que se fija la misma no se pronuncia sobre el lugar de empadronamiento, el Ayuntamiento, siempre que sea conocedor de la situación, exigirá prueba documental de que existe mutuo acuerdo entre los progenitores antes de tramitar cualquier modificación del domicilio del menor y, en caso de que no se pueda acreditar el mutuo acuerdo, exigir la presentación de una resolución judicial que se pronuncie expresamente sobre el empadronamiento, y no llevar a cabo la modificación en tanto no se aporte alguno de los documentos anteriores.

Por tanto,  y aunque tras dichas especificaciones, no parecería que debieran surgir demasiadas dudas en la forma de proceder, voy a trasladaros seguidamente algunas cuestiones que he recuperado tras la lectura de las diferentes actas y acuerdos del Consejo de Empadronamiento:

  • Uno de los progenitores solicita la anulación del empadronamiento por alegar que él tiene la guardia y custodia o bien alega que es con él con quien vive más tiempo al año.
  • Uno de los progenitores reclama al Ayuntamiento por no constar la autorización de consentimiento mutuo a la fecha de su inscripción.
  • Qué actuación se debe seguir cuando en el momento de la inscripción estaban dados de alta ambos progenitores y actualmente solo uno de ellos.
  • Uno de los progenitores solicita la nulidad del empadronamiento cuando él tenía la guardia y custodia pero realmente el menor vivía con el otro progenitor y actualmente la sigue manteniendo.

En este artículo no voy a desarrollar ninguno de los anteriores casos, cuyas respuestas podéis encontrar en los documentos facilitados por el propio Consejo de Empadronamiento tras sus sesiones periódicas. Lo que pretendo es hacer una reflexión en base a los motivos que pueden propiciar estas situaciones.

Cada día es más habitual que los tribunales concedan a los progenitores custodias compartidas al 50% del tiempo y por tanto que el menor conviva con su padre y madre el mismo número de días al año y frente a esta casuística me pregunto  ¿Por qué es tan importante para cada uno de los padres que su hijo esté empadronado con él?  ¿Qué beneficios se obtienen al poder acreditar la residencia del menor en uno u otro domicilio?

Probablemente la respuesta la encontraríamos en otras normativas que requieren demostrar el domicilio de empadronamiento, de las que se me ocurren principalmente las que repercuten en la designación del centro escolar o las que designan el centro de asistencia primaria, además de otros beneficios que se regulan en las ordenanzas municipales a favor de los residentes, es decir de los que están inscritos en el padrón.

Si además los progenitores están inscritos en diferentes municipios, la situación suele agravarse en función de los intereses de cada uno, produciéndose, incluso en caso de mutuo acuerdo, movimientos “irregulares” en función de esos intereses pactados.

En conclusión, y aquí defino mi reflexión: me sorprende que tras la carga extra de atención que requiere para los Ayuntamientos este tipo de empadronamientos, no se profundice más en los motivos que inducen la inscripción  y que no se abran nuevos planteamientos en cuanto a las prestaciones que se les pueden otorgar a los menores en las anteriores situaciones, pudiendo servir el empadronamiento en cualquiera de los dos domicilios.

Recordemos que en cualquier otra situación y en última instancia, los inscritos en el padrón han de estarlo al margen de su situación legal (caso de extranjeros) u ostentación de titulo que le otorgue derecho sobre una vivienda (caso de indigentes u ocupas). Si aliviásemos la presión que promueve a sus progenitores a empadronarlos en uno o en otro domicilio, probablemente, no se producirían estas situaciones.

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¿Qué es el NIA?

NIA3

El NIA es el acrónimo de “Número de Identificación del Ayuntamiento” y es un distintivo que deben tener asignadas todas las personas que figuren inscritas en el padrón de habitantes y que en el documento “Diseños de registro de intercambio de información” se define de la siguiente forma:

El campo NIA deberá ser asignado por el Ayuntamiento y deberá identificar sin ambigüedades al habitante con la única premisa de no reasignar un NIA antiguo a una persona diferente. Sin embargo, al tratarse de un número de identificación de personas sería conveniente que se recuperaran los asignados con anterioridad. No deberá existir ningún habitante que no tenga asignado su correspondiente NIA.

Para alertar a los Ayuntamientos de las anomalías que puedan detectarse en este dato y en el caso de no ceñirse a estas recomendaciones, el INE devuelve 2 tipos de errores:

  • Error 48 – NIA inválido (cuando no figura valor alguno o bien incluye caracteres inválidos)
  • Error 107 – Cuando se ha remitido una variación de Alta o modificación de un habitante cuyo NIA ya figura en otra inscripción padronal del municipio.

Del análisis de estas recomendaciones y la devolución de las incidencias anteriores, se intuía que el NIA nacía con el propósito de permitir identificar inequívocamente a cada inscrito durante el proceso de traslado de información entre los Ayuntamientos y el INE mediante los ficheros de intercambio y así evitar la dificultad que podía suponer identificarlo por el resto de datos teniendo en cuenta que todos ellos pueden variar. Tengamos en cuenta, y como ejemplo, el caso de los menores que se inscriben sin documento o los extranjeros con tarjeta de residencia y que posteriormente pueden obtener un DNI, así como otros casos en los que pueden cambiar sus apellidos o cualquier otro de sus datos identificados, incluidos aquellos producidos por errores tipográficos en los mismos.

Actualmente no se utiliza de forma exclusiva este identificador  y ante cualquier modificación remitida al INE, éste contrasta al habitante mediante un conjunto de datos que se encuentran en el bloque de los datos de identificación o antes de variación y tras ese contraste incorpora los datos tras variación y en el caso de que estos datos iniciales NO sean coincidentes con los que obran en el INE, el registro es devuelto al Ayuntamiento con diferentes errores como el 78 – Modificación no encontrada  o el 75 – Baja no encontrada.

En relación a la recomendación “sería conveniente que se recuperaran los NIAS asignados con anterioridad”, refiriéndose a los casos en que el ciudadano vuelve a inscribirse en el mismo municipio,  es conveniente utilizar los mecanismos que pueda ofrecerle su aplicación para recuperar ese dato, teniendo en cuenta que en estos casos no estamos simplemente recuperando el NIA sino que estamos enlazando los movimientos del habitante y por tanto unificando todo el histórico del habitante de forma que sea tratado como un mismo habitante a todos los efectos y frente a cualquier certificación que pueda expedirse del mismo.

Es cierto que en ocasiones, por los motivos explicados anteriormente en cuanto a la variación que han podido surgir en los datos,  puede resultar difícil la “repesca” pero, aún y así, si posteriormente al alta y tras alguna comprobación o alerta se aprecia este defecto, es importante proceder a una unificación. Lógicamente en estos casos será complicado mantener el mismo NIA para todos los movimientos ya que los movimientos anteriores no podrán ser modificados porque ya fueron incorporados por el INE y aunque para la nueva alta pudiésemos aplicar una modificación de datos personales, tampoco conseguiríamos que el NIA del movimiento de alta enviado tomase ese nuevo valor en la base de datos del INE.

Aunque la mayoría de aplicaciones de Padrón de Habitantes gestionan el NIA de forma automática mediante el uso de un contador incremental y dinámico y por ello no debe preocuparnos su asignación, es importante tener en cuenta los aspectos detallados anteriormente.

Que paséis un buen verano!!  Nos vemos en septiembre!!

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Error 105 – Procesadas varias modificaciones a la misma fecha

Error_105Hoy detallaremos los motivos y precauciones a tomar para minimizar la devolución de la incidencia 105, remitida a los Ayuntamientos por el INE a través de los ficheros mensuales.

Tal como se describe en el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”,  esta incidencia se devuelve cuando se envían dos movimientos con la misma fecha de variación para un mismo habitante, ya sea en el mismo fichero de intercambio o bien cuando se remite posteriormente otro movimiento a la misma fecha que otro ya enviado.

El motivo por el cual el INE genera esta incidencia se debe a una restricción de su sistema, que no permite repercutir más de dos modificaciones con la misma fecha de variación para un mismo habitante.  Recordemos que en el diseño de los ficheros de intercambio no se contempla expresar la fecha con inclusión de la hora, minutos y segundos en los que se registraron los movimientos en el padrón, por lo cual no podemos, dentro de la misma fecha, trasladar al INE, la cronología en la que se han producido.

Partiendo de un ejemplo práctico y bajo el supuesto que aplicásemos, a un inscrito, un movimiento de cambio de domicilio y seguidamente, en la misma fecha, un movimiento de datos personales, al remitir ambos movimientos al INE, si éste procediese a realizar primeramente la carga del movimiento de datos personales, probablemente no podría ejecutar el cambio de domicilio ya que no reconocería al habitante puesto que los datos obrantes en el INE, tras la carga del movimiento anterior, no condirían con los datos de partida del movimiento por cambio de domicilio, lo cual en algunos casos produciría el error 78 – Modificación no encontrada.

Para evitar estos casos y cuando un ciudadano comunica su nuevo domicilio y datos personales, ademas de renovar su inscripción padronal, en el caso de los ciudadanos extranjeros, se deberá enviar un SOLO movimiento al INE, con el código de variación MCD o MRN cuando confluyan diferentes movimientos.

Frente a estas restricciones del sistema destino, las aplicaciones sobre gestión padronal no deben permitir realizar dos o más movimientos a la misma fecha entendidos como dos o más registros o variaciones diferentes y ante la necesidad de abordar varios movimientos deberán remitirse como un MRN (para los casos de renovación de extranjeros) o un MCD para los casos en que se incluya un cambio de domicilio sin renovación.

¿Qué debe hacerse cuando en el padrón de habitantes no se han mecanizado correctamente los datos de alta de un habitante?

La forma de proceder dependerá de si el error se detecta antes o después de haber remitido el movimiento al INE, de forma que si el Ayuntamiento no ha remitido el Alta, se deberá realizar una corrección de los datos sin generar movimiento al INE, es decir, corrigiendo directamente el movimiento de alta. En el caso de que el Ayuntamiento ya haya remitido el alta al INE, se procederá a realizar un movimiento de modificación de datos personales a una fecha real posterior, que para estos casos es aconsejable que sea el día después de la fecha del alta.

Si por cualquier circunstancia, ya sea la remisión del mismo movimiento del habitante en un fichero posterior o a partir de alguna maniobra en el histórico del ciudadano, se ha generado y ha sido devuelto por el INE el error 105, el  Ayuntamiento  deberá comprobar si los datos del habitante en la base de datos del INE coinciden con los que constan en su Padrón y de ser así, no será preciso realizar más acciones.  En otro caso, se deberá comunicar al INE una nueva modificación en la que los datos de identificación sean los que constan en la base del INE y en los datos tras variación los que consten actualmente en el Padrón del Ayuntamiento.

Aprovecho el artículo para remarcar, en alusión a las consultas que se producen en los casos de generar un solo movimiento con varias modificaciones y sobre todo en los que existe una modificación por renovación de extranjero (MRN) y sea devuelto por el INE con un error 78, por no corresponder el tipo de movimiento a las características del extranjero, que será necesario deshacer el MRN pero enviar de nuevo el resto de movimientos que se comunicaban al INE en el registro, también en un solo registro si fuera el caso de coexistir una modificación de datos personales y cambio de domicilio.

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