Errores 144 y 60 (Españoles mayores de 16 años sin DNI / Tipo de identificador inválido)

anonimo

A puertas del proceso que se lleva cabo anualmente para el recuento de habitantes en cada municipio, ahora referenciadas  a 1 de enero de 2019, trataré dos de los errores que, de existir, motivan diferencias en el recuento de habitantes entre el INE y el Ayuntamiento, y lo haré refiriéndome a ambos errores de forma conjunta porque, aunque se originan de diferente forma, el conflicto por el que se producen es común: la falta de identificación en las inscripciones.

Recordemos que el error 144 se devuelve con el literal “Habitante español, mayor de 16 años, que NO figura en la base de datos de DNIs”, y que el error 66 se remite con la consigna  “Tipo de identificador, TIDEN, inválido”.

El error 144 se genera cuando un habitante español, nacido después de 1920, sobrepasa la edad de 16 años y no se ha generado en el Padrón de Habitantes un movimiento cumplimentando el DNI adquirido y/o no se remitido al INE esta operación en los ficheros de intercambio mensuales. Aunque no existe una edad mínima para obtener el DNI, si que existe una edad máxima , fijada a partir de los 14 años y sobre la cual el INE incrementa en 2 años, es decir a partir de los 16 años, para proceder a la generación de este error que se remitirá a los Ayuntamientos en el caso de no informar este dato.

Para estos casos es conveniente revisar que no exista una comunicación pendiente de gestionar marcada con el error 135, a través del cual el INE hubiese informado al Ayuntamiento del DNI facilitado por el Ministerio del Interior  o revisar que no se haya cometido un error en la fecha de nacimiento u otros datos personales del habitante que puedan haber producido la no localización del mismo en la base de datos de DNI’S. Si no concurriese ninguna de las dos situaciones descritas, el Ayuntamiento deberá iniciar un expediente de baja de oficio (BII – Inscripción indebida) con el fin de obtener esta información.

Mientras que, el error 60, que es invalidante, se origina en el momento de enviar una operación al INE, en general un alta, sin especificar un tipo de documento y documento válido, entre cuyas posibles causas figura el ser mayor de 16 años, español sin DNI o Pasaporte, o bien extranjero sin Pasaporte o Tarjeta de Residencia.  En este caso, la operación no se cargará en la base de datos del INE y deberá subsanarse remitiendo de nuevo la misma variación con los datos correctamente cumplimentados.

Aunque en un grado muy inferior a otro tipo de consultas, puntualmente, nos llegan algunas dudas al respecto de cómo gestionar estos casos y sobre todo cuando dichos ciudadanos, mayores de 16 años, residen en el municipio y no presentan o poseen documento de identidad (ya sea porque son españoles que residieron siempre en el extranjero y al regresar no gestionan la obtención del DNI, u otros casos “sobrevenidos” y relacionados con los programas de acogida humanitaria en los que los que solicitan la inscripción no presentan ningún tipo de documentación acreditativa, en cuyo caso y remitiéndonos al Reglamento sobre instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre gestión del padrón municipal, se estipula que serán válidos los documentos provisionales de identidad que se facilitan a los solicitantes de asilo y que se expiden una vez se ha admitido a trámite la solicitud, no resultando válidos los documentos provisionales de solicitud de asilo en los que se especifica que es un documento provisional en espera de ser o no admitida a trámite su petición.

En relación a este último caso, el consejo de empadronamiento resolvía, en sesión de 21 de noviembre de 2017, en su punto 4.- Identificación de extranjeros indocumentados incluidos en programas de acogida humanitaria, lo siguiente:

En primer lugar, la documentación remitida suscita dudas sobre la procedencia del empadronamiento de las personas en cuestión, ya que de los mismos se deduce una estancia temporal, por lo que no se cumpliría la condición de “vivir” en España que establece el art. 15 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local.

En consecuencia, no es posible admitir documentos diferentes a los contemplados en la Resolución de 30 de enero de 2015, y, a lo sumo, el Ayuntamiento podría orientar a los ciudadanos extranjeros indocumentados que solicitan el alta en su Padrón porque van a permanecer en España para que tramiten la solicitud de alguno de los documentos que se relacionan en la mencionada Resolución como, por ejemplo, la cédula de inscripción (para aquellos cuyo país no les documenta o que carecen de nacionalidad), los documentos provisionales de identidad que se facilitan a los solicitantes de asilo y que se expiden una vez que se ha admitido a trámite su solicitud, etc.

Recordemos que para el error  144, si revisamos las instrucciones que se facilitan en el documento de Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales, no se contempla como tratar los casos de habitantes español sin documento:

“El Ayuntamiento realizará las comprobaciones oportunas para verificar si existe algún error en la inscripción y comunicará al INE el resultado de las mismas, ya sea mediante el envío de una modificación corrigiendo aquellos datos personales que pudieran ser erróneos, ya sea mediante el envío de una BII en el caso de que se trate de un habitante inexistente. En aquellos casos en que los datos sean correctos y no proceda la BII, el Ayuntamiento debe proporcionar a la correspondiente Delegación Provincial del INE copia justificativa del DNI, acreditativo de la identidad del habitante”

Por lo cual, se nos presenta un dilema, ya que la baja por Inscripción Indebida solo deberá realizarse si el habitante no existe, y en otro caso la única alternativa que nos ofrece la anterior redacción es “proporcionar copia justificativa del DNI”. Pero ¿y si el habitante existe y reside en el municipio y no tiene DNI? En este caso, NO deberá darse de baja al habitante.

Al ser errores que inciden directamente en el cómputo que se obtendrá a través del proceso de cifras, apareciendo en los ficheros de “Reparos” como habitantes que restan para el Ayuntamiento y que además no podrán alegarse en las circunstancias expresadas en el anterior párrafo, solo quedará esperar que, para el siguiente ejercicio, el ciudadano aporte la documentación necesaria para subsanar los errores y consecuentemente contabilice en las próximas cifras.

 

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Documentación que conservar en las inscripciones padronales

Conservar

El interés que especialmente durante este pasado ejercicio, han mostrado muchas Entidades en digitalizar la documentación que se genera en el ámbito padronal, me indica que es el momento de reflexionar sobre la costumbre, muy implantada, de conservar toda la documentación que presentan los ciudadanos en sus trámites de inscripción o variación en el Padrón de habitantes.

Para ello y bajo el lema: “La mejor destrucción de documentos es la NO creación de documentos innecesarios en el sistema”, tomaremos como punto de partida el artículo 2 de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, que detalla lo siguiente:

El artículo 16 de la Ley 7/1985, de 2 de abril, Reguladora de las Bases del Régimen Local, en su apartado 2, establece los datos obligatorios que deberá contener la inscripción padronal.

A estos efectos el Ayuntamiento podrá comprobar la veracidad de los datos consignados por los vecinos en la hoja padronal, exigiendo la presentación del documento acreditativo de la identidad, el libro de familia, el título que legitime la ocupación de la vivienda u otros documentos análogos, en virtud del artículo 59.2 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, y de acuerdo con las especificaciones de los apartados siguientes.

Del cual y según mi interpretación, esta documentación SOLO se requiere con una finalidad exclusiva, la de verificar los datos y una vez comprobada ser devuelta al ciudadano sin necesidad de adjuntarla a la inscripción.

En relación al documento acreditativo de la identidad, aunque en algunos casos y debido a las diferentes incidencias que se pueden producir al remitir las variaciones al INE, pueda resultar más ágil conservar fotocopias hasta que la variación sea incorporada sin errores, hay que tener en cuenta que existen plataformas de verificación que permiten consultar dicha información y así nos lo vuelve a recordar la recién publicada Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en su disposición adicional octava en referencia a la potestad de verificación de las Administraciones Públicas:  “Cuando se formulen solicitudes por cualquier medio en las que el interesado declare datos personales que obren en poder de las Administraciones Públicas, el órgano destinatario de la solicitud podrá efectuar en el ejercicio de sus competencias las verificaciones necesarias para comprobar la exactitud de los datos” https://administracionelectronica.gob.es/ctt/svd#.XAz-2WgzaUk

A excepción de otros documentos o pasaportes extranjeros, que no podrán ser consultados por estos medios, sería partidaria de conservarlos por un plazo no superior a 2 meses (tiempo estimado para la consolidación de la inscripción, sin errores, en la base del INE)

En relación a los datos que permiten verificar la ocupación de la vivienda, el artículo 2.3. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, detalla que dicha comprobación se puede efectuar a través de la siguiente documentación:

Título de propiedad (Escritura, contrato de compraventa, Nota del Registro, comprobación de bases de datos municipales donde conste dicha propiedad, etc.)

Contrato vigente de arrendamiento de vivienda para uso de residencia habitual acompañado del último recibo de alquiler.

El Ayuntamiento tiene la potestad de aceptar otros documentos, hechas las comprobaciones que considere oportunas (suministros de luz, agua, etc.). Asimismo, el gestor municipal podrá comprobar por otros medios (informe de Policía local, inspección del propio servicio, etc.) que realmente el vecino habita en ese domicilio, y en caso afirmativo inscribirlo en el Padrón.

Expuesto lo anterior y una vez verificados los datos, probablemente se hará necesario realizar, en la misma inscripción, aquellas anotaciones que se estimen oportunas en relación al tipo de documento presentado para esta comprobación, pudiéndose establecer un conjunto de marcas tabuladas, como: Propiedad, contrato de arrendamiento, contrato de habitaciones, declaración jurada – Invitación, contrato alquiler parcial vivienda…, a fin de que cuando un ciudadano solicite su alta en un domicilio en el que ya constan empadronadas otras personas, se le pueda exigir la autorización por escrito de una persona mayor de edad que figure empadronada en ese domicilio y que fuera la que dispusiera de algún tipo de titulo acreditativo de posesión efectiva de la vivienda (propiedad, alquiler, etc.) a nombre de la misma.

Adicionalmente al protocolo que se establezca, resultará de utilidad almacenar el teléfono del ciudadano, en aras de agilizar cualquier aclaración o incidencia que, en un futuro, pudiera surgir en la gestión de la inscripción.

Tengamos en cuenta que al almacenar este tipo de documentación estamos obligados a mantenerla hasta su archivo o destrucción y en este caso, su vigencia estaría supeditada a la duración de la inscripción, debiendo ser destruida en cuanto finalizase el empadronamiento.

Si finalmente revisamos el artículo 9.1. de la Resolución de 30 de enero de 2015 sobre gestión del padrón, en relación a la documentación que hay que conservar en relación a los vecinos, dice:

1. Relación de las hojas padronales. Tal y como establece el Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales, en su artículo 60.3, los Ayuntamientos deberán conservar las hojas de inscripción padronal y las declaraciones y comunicaciones suscritas por los vecinos, o reproducciones de las mismas en forma que garantice su autenticidad. Las hojas de inscripción deberán estar ordenadas convenientemente de forma que sea posible su fácil localización.

2. Fichero informatizado de inscritos.

En este artículo he eludido expresamente la referencia a la obligatoria conservación de las hojas padronales,  a las que hice referencia en un artículo anterior http://blogpadron.absis.es/padron-de-habitantes-administracion-sin-papeles/  y sobre las cuales me volveré a referir próximamente.

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Incidencias debidas al lugar de nacimiento, nacionalidad y procedencia o destino (57, 58, 66, 67 y 68)

Lugnaci

Simultaneando artículos de opinión con otros más objetivos que pretenden profundizar en el tratamiento y gestión del padrón de habitantes, hoy voy a tratar sobre aquellas incidencias que se producen a consecuencia de informar incorrectamente el lugar de nacimiento, la nacionalidad, así como las que se derivan de informar datos erróneos en la procedencia o destino de las Altas o Bajas por Cambio de Residencia  de los habitantes inscritos en el padrón de habitantes.

Incidencias 57 y 58 - Provincia y/o municipio de nacimiento inválido o desconocido:

Cualquier ciudadano que haya nacido en territorio español lo ha hecho en una de sus 50 provincias, codificadas alfabéticamente desde el código 01 (Alaba) hasta el 50 (Zaragoza),  o en Ceuta y Melilla (51 y 52 respectivamente),  así como en uno de sus 8.124 municipios existentes que, así mismo, van codificados dentro de cada provincia con su respectivo código.

Aunque se desconociese la regla anterior, en cuanto a codificaciones, las aplicaciones actuales facilitan tablas asociadas a estos datos para no inducir a errores al mecanizar esta información, y aunque en general las dudas acostumbran a surgir cuando el lugar de nacimiento es un país extranjero, en este caso debe informarse el código de provincia 66, complementado con el país de nacimiento en el municipio. Es decir y por ejemplo, un ciudadano nacido en Francia, quedaría reflejado como 66 en su provincia y 110 en el municipio, siendo 110 el código de Francia.

A veces surgen dudas en cuanto al país extranjero de nacimiento, en aquellos casos en que dicho país no existe actualmente. En este caso y si consultamos la página de Ida_Consul, observaremos que en la lista de países y para estos casos, figura una fecha de baja o bien una fecha de alta, de forma que en función de la fecha de nacimiento del ciudadano SI podremos inscribirle en un país de nacimiento inexistente en la actualidad, caso que también sería aplicable a los municipios españoles en cuanto pueden haberse agregado o disgregado de otro municipio.

Incidencia 66: Código Nacionalidad inválido;

En cuanto a la nacionalidad de un habitante, también estaremos supeditados a informar cualquiera de las nacionalidades actuales, incluida la 555 para los apátridas. Solo se podrá utilizar el 999 – Desconocido para los casos de Altas por nacimiento de padres extranjeros y cuando ésta se desconozca (debiendo recabarse la nacionalidad en un plazo no superior a 2 años).

Otros casos devueltos con este error, aún observando que la nacionalidad es correcta, son los que se producen por presentar una inconsistencia entre el tipo de documento y la nacionalidad, por ejemplo, informar un DNI y una nacionalidad diferente de España, o también haber enviado un MCO o MRN para un español o  un movimiento de renovación (MRN) para ciudadanos a los que no les corresponde por no ser ENCSARPS.

Hasta aquí, los errores mencionados pueden afectar a las cifras, ya que en la mayoría de los casos son INVÁLIDOS y por tanto es necesario revisar el error y remitir nuevamente el mismo movimiento habiendo subsanado la anomalía.

Incidencia 67 – Provincia de destino/procedencia inválida o 68 - Municipio/País de destino/procedencia inválido.

Y para concluir y con menor importancia que los anteriores errores, están las incidencias que se producen al informar incorrectamente los datos de procedencia o destino en las altas o bajas por cambios de residencia respectivamente, que deberán cumplir las normas descritas anteriormente, añadiendo que solo serán aceptados valores en los campos destino o procedencia, en los casos de Altas o Bajas por Cambio de residencia o bajas por duplicado.

 

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Emisión de certificados con sello electrónico de órgano (Parte 2)

AutoEn relación a las aclaraciones realizadas en la sesión celebrada, este pasado 4 de julio, por el Consejo de Empadronamiento y dado que en Julio de 2015 le dediqué un artículo  a este tema http://blogpadron.absis.es/emision-de-certificados-con-sello-electronico/, en el que me refería a la  posibilidad de emitir certificados de empadronamiento con sello de órgano, concluyendo que mediante la redacción del apartado 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 NO era posible adherirse a esta “fórmula” de firma, hecho confirmado por el Consejo de Empadronamiento en su sesión de 6 de noviembre de 2014, citando que este aspecto sería matizado en la referida Ley que estaba a punto de publicarse, y que se publicó el 30 de enero de 2015, he creído indispensable tratar nuevamente el tema.

El 1 de octubre de ese mismo año, con la publicación de la ley 40/2015 y en concreto a través de los artículos 41.1 y 42.1, se da un giro,  “esperado por todos”,  al describirse en qué casos puede utilizarse este sistema de firma y detallando lo que se entiende por actuación administrativa automatizada:

  • Actuación administrativa automatizada: Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público.
  • En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: Con sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónico o bien con un Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.

En base a los preliminares anteriores, el Consejo de Empadronamiento, en su su ultima sesión (4 de julio) y en la consulta 2, sobre la posibilidad de utilizar el sello electrónico de órgano en el ámbito descrito, concluye:

En consecuencia, se puede entender que el certificado de empadronamiento es una actuación administrativa automatizada siempre que se den los requisitos anteriores. Por el contrario, cuando la elaboración del certificado requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación, se considera que no puede calificarse como una de tales actuaciones.

Aunque la anterior redacción pudiera generar dudas en relación al matiz: “requiera la intervención del funcionario público para la búsqueda de datos u otro tipo de actuación” y sobre todo en el escenario en que dicho certificado debiera expedirse de forma presencial,  bajo mi punto de vista, solo  deberían excluirse aquellos casos en los que, para recabar los datos, el funcionario tuviese que realizar consultas a archivos o incluso a sistemas informáticos con el resultado de tener que confeccionar o componer un documento expreso y personalizado para cada uno, es decir, SOLO debería ser posible firmarlos con sello de órgano en aquellos casos en los que el sistema, lógicamente informatizado, ofrezca la posibilidad de consultar y expedir de forma automática ese certificado sin posibilidad de manipulación por parte del personal que los expide.

El Consejo de Empadronamiento también hizo hincapié en que para las certificaciones firmadas con sello electrónico de la Secretaría del Ayuntamiento (sello de órgano) sean válidas, es preciso que previamente se haya dictado por el órgano municipal competente una resolución/acuerdo donde se determine que se trata de una de actuación administrativa automatizada con los requisitos que establece el art. 41.2 de la Ley 40/2015, así como que para tal actuación puede utilizarse el sello de órgano (42 de la Ley 40/2015), previamente creado, con los requisitos establecidos en los arts. 40 de la Ley 40/20155 y 19 del Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos (este Real Decreto está parcialmente derogado, pero el art. 19 sigue en vigor en tanto se publique un nuevo Real Decreto de desarrollo de las Leyes 39/2015 y 40/2015).

Llegados a este punto y con la convicción de que muchas corporaciones van a sistematizar la expedición de sus certificados, por la comodidad y eficiencia que va a comportar para todas las partes, cabe preguntarse ¿Qué valor aporta disponer de forma diferenciada de volantes o certificados si ambos pueden obtenerse bajo las mismas premisas y fórmula y el certificado garantiza  la acreditación la residencia y domicilio habitual, a diferencia del volante que es un documento de carácter informativo?

 

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Alegaciones a las cifras 2018

AlegacionA poco más de una semana de haber finalizado el plazo para que los Ayuntamientos presentasen alegaciones a los reparos presentados por el INE durante el proceso de cifras, y después de haber compartido, con muchos de nuestros clientes, dudas sobre cómo proceder en casos puntuales, me atrevo a afirmar que en la mayoría de ocasiones en que la diferencia era significativa,  ésta se concentra en el colectivo de extranjeros, coincidiendo con el error 112 (extranjeros pendientes de renovar) y los errores 141, 142, 143 (extranjeros pendientes de confirmar su residencia). En segundo lugar, aunque en menor grado, nos encontraríamos el colectivo de habitantes españoles, mayores de 16 años, que NO figuran en la base de datos de DNIs (error 144).

Se da la circunstancia de que la mayoría de los anteriores errores no pueden ser resueltos por el Ayuntamiento en el plazo habilitado para gestionar las alegaciones ya que no se corresponden a omisiones en la incorporación automática de movimientos requeridos por el INE durante el ejercicio, ni a errores que puedan subsanarse sin audiencia del interesado y tras los cuales, en general, se advierte una falta de recursos en la unidad de estadística para gestionar este tipo de situaciones que requieren la tramitación de expedientes y que sería preciso no subestimar para no caer repetidamente, y año tras año, en este tipo de discrepancias.

Descartando los casos anteriores el resto de registros que se descuentan, acostumbran a coincidir con acciones puntuales que se nos han “escapado” a lo largo del año, ya sea por no haber tratado adecuadamente algún Alta por nacimiento con error 72, algún error invalidante o algunos errores pendientes de gestionar (78, 79, 99, 135, 137 entre los más habituales), y casi todos ellos subsanables en el periodo de cifras.

En pro de aportar mejoras al proceso de alegaciones destacaría la necesidad de poder alegar en los registros con error 72 y para los casos en que se precisa subsanar un error en la transcripción del tipo de alta, y que en lugar de un Alta por Nacimiento hubiera tenido que ser de otro tipo.

Aunque en el caso del error 77  (Baja por defunción no encontrada en el Registro Civil) sí es posible alegar, sería deseable, cuando en la alegación se pretende subsanar un error del Ayuntamiento al haber producido una baja errónea, que no fuese necesario adjuntar documentación, justificación que podría ser expresada en las propias observaciones de la alegación.

Sería interesante poder gestionar de una forma más ágil las alegaciones para los errores de tipo 99. Actualmente no es posible hacer una consulta sencilla para buscar el origen del error, debiendo acudir a la descarga de cada uno de los ficheros en los que se generó inicialmente el error.

Y para concluir, creo que sería de interés general para los responsables de esta gestión, disponer del documento “Aclaraciones para la generación de los ficheros de Alegaciones” en el apartado  correspondiente a  “Diseños de Registro” en el que ya se encuentra el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de variaciones mensuales”.

Entendiendo que las propuestas de mejora nunca tienen límite, y lo puedo afirmar en la línea de peticiones que recibimos en los productos que dan servicio a nuestros usuarios,  es cierto que cada vez son menores las necesidades que se presentan porque también es menor el volumen de diferencias que presentan los Ayuntamientos.

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Certificados de empadronamiento y Visto Bueno

Visto_bueno

Iniciando mi quinto año desde que inauguré este blog, en ocasiones, me preguntan si me queda mucho más que contar sobre el Padrón de Habitantes y mi respuesta es que, mientras existan clientes, siempre existirán consultas e inquietudes por resolver o debatir.

Y esta vez una de las dudas que recientemente nos ha trasladado un cliente es la que hace referencia al “Visto Bueno” en los certificados de empadronamiento y que según el artículo 8.1.1 de la Resolución de 30 de enero de 2015 por la que se dictan  instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del Padrón municipal, detalla lo siguiente:

La certificación es el documento que acredita fehacientemente el hecho del empadronamiento. Conforme establecen el art. 61 del Reglamento de Población y Demarcación Territorial de las Entidades Locales y 204 y 205 del Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales, la certificación debe estar suscrita por el Secretario del Ayuntamiento y conformada por el Alcalde, o por quienes les sustituyan o cuenten con su delegación, ya sea mediante firmas manuscritas o electrónicas conforme a la legislación vigente.

Resaltando que, en el redactado anterior y para la expedición de certificados,  no se hace distinción alguna sobre si  el documento será firmado de forma manuscrita o electrónica, poniendo ambos formatos bajo el mismo paraguas.

En mi opinión hay diferencias muy notables que harían que la conformidad no fuera necesario en el caso de la firma electrónica, ya que en esta resultaría redundante según deduzco de las siguientes definiciones:

Para describir la expresión “Visto Bueno”, encontramos definiciones que lo detallan como “fórmula que se coloca en ciertos documentos para especificar que quien firma, certifica que todo se ajusta a derecho y que el documento en cuestión fue expedido por un individuo habilitado para tal fin”.

Si recordamos el significado del concepto “Firma electrónica” podemos encontrar la siguiente definición u otras muy similares: La firma electrónica es un conjunto de datos electrónicos que acompañan o están asociados a un documento electrónico y cuyas funciones básicas son: identificar al firmante de manera inequívoca y asegurar la integridad del documento firmado de forma que los datos que utilice el firmante para realizar la firma sean únicos y exclusivos y, por tanto, posteriormente, no se pueda decir que no ha firmado el documento.

Por tanto, si cruzamos ambas definiciones, estaríamos viendo que el propósito del “Visto Bueno” ya lo suple la propia firma electrónica, ya que ésta aporta la Autenticidad del firmante y todo ello verificable, sin necesidad de que un tercero (entendido como persona física) de fe de la identidad del firmante y la autenticidad del documento firmado.

Si alguien quisiera entender que la conformidad, en este caso, tuviese un matiz diferente y se refiriese al efecto de “dar el visto bueno”, para que otro pudiera acometer este tipo de documentos, también debo matizar que no sería necesario hacerlo para cada uno de los documentos que se expiden, ya que se obtienen de forma sistemática mediante una plantilla estándar y con la información existente en una base de datos en la que se almacenan de forma ordenada y normalizada los mismos.

Os invito, como siempre, a participar y compartir opiniones.

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Error 78 – Modificación no encontrada

Error_78En octubre de 2014 ya hice alusión, entre líneas, a esta incidencia al hablar del error 75 (Baja no encontrada) y dadas las variantes que se derivan de esta incidencia y las dudas que plantea, he creído interesante detallaros un posible guión que permita abordar, de forma sistemática, su resolución. Tengamos en cuenta que en la mayoría de casos en los que no quede resuelta, aparece como discrepancia, en el fichero de reparos, durante el proceso de cifras.

Según el documento “Normas para el tratamiento de las incidencias resultantes de la incorporación de las variaciones mensuales a los ficheros padronales del INE”, la causa que lo produce es la siguiente:

El INE no ha localizado una versión activa del habitante en su base, en ese municipio, con los mismos datos de identificación, o se refiere a un ENCSARP para el que se está remitiendo una MCO o a un NO_ENCSARP para el que se está remitiendo una MRN. El registro NO ha sido incorporado a la base del INE.

Por tanto, y descrito de otra forma, el INE está comunicando al Ayuntamiento que NO EXISTE, en su base de datos, ningún ciudadano inscrito al que repercutir esa modificación, o que, para un extranjero,  se está enviando un movimiento de confirmación o renovación (M-RN o M-CO) que no se corresponde con las circunstancias actuales de esa inscripción.

Frente a las diferentes casuísticas, deberíamos partir de la observación de diferentes factores, que podrían abordarse en base a las siguientes cuestiones:

¿Es extranjero y se ha enviado al INE un movimiento de Confirmación (CO) o Renovación (RN)?

Probablemente las circunstancias del extranjero han variado y el Ayuntamiento no era conocedor de este cambio cuando acometió el movimiento y/o pudo haberse cometido un error al enviar un tipo de modificación que no se correspondía a su situación.

Habrá que verificar, consultando en IDA_Consul,  si el extranjero es o no comunitario o ha adquirido la nacionalidad española y:

  • En el caso de haber remitido un MRN y poseer la residencia permanente, podría modificarse el movimiento a MCO y remitirlo al INE o simplemente eliminar el movimiento (deberá revisarse si en ese mismo movimiento de MRN que se remitió, se incluyó una modificación por cambio de domicilio o datos personales, en cuyo caso deberían volverse a enviar al INE).
  • En el caso de haber remitido un MCO y no corresponderse a este tipo de extranjero y si hace 2 años o más de su inscripción en el padrón, deshacer el movimiento y pedir su comparecencia para efectuar la renovación y realizar la correspondiente modificación a la fecha de la comparecencia.
  • En el caso de que el extranjero se haya nacionalizado, deberá deshacerse el movimiento y proceder a realizar la modificación de datos personales.

¿El habitante no existe en la base del INE o figura de baja en IDA_Consul?

Probablemente nunca se envió el Alta o se envió con un error invalidante que no se trató o se resolvió indebidamente mediante una modificación.

  • En el caso que la modificación se hubiese hecho para subsanar el error invalidante, deberá deshacerse el movimiento y reenviar de nuevo el alta con los datos correctos, en el próximo fichero de intercambio.
  • En el caso de que ambos movimientos fueran correctos (el alta y la modificación), remitir ambos movimientos al INE (preferiblemente en diferentes ficheros mensuales).

¿Si existe el habitante en IDA_Consul?

Probablemente los datos iniciales enviados no coinciden con los datos del último movimiento activo en IDA_Consul, quizá por existir un movimiento intermedio anterior y no remitido al INE o bien porque se corrigió algunos de los datos del habitante en el padrón municipal sin enviar la correspondiente modificación al INE,

  • En el caso de que el movimiento anterior o anteriores al último (que ha causado el error 78), no hubiesen sido enviados, remitirlos nuevamente, y remitir de nuevo el ultimo movimiento (preferiblemente en sucesivos ficheros).
  • En el caso de que el movimiento remitido no tuviera los datos iniciales coincidentes con los que figuran en IDA_Consul, proceder a igualarlos y remitir nuevamente el movimiento al INE en el próximo fichero de intercambio mensual.

En el  periodo de cifras también se pueden solucionar las incidencias de este tipo que hubiesen podido quedar en el tintero. En este proceso, el error 78, y siempre que no figure en IDA_Consul el habitante, puede alegarse informando la fecha de alta y el motivo del alta, de forma que el INE cargaría el movimiento en la situación actual pero con la antigüedad que se informe en la fecha del alta.

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Expedición de volantes y certificados por domicilio ¿es necesario el consentimiento de todos los inscritos?

Consentimiento

Es frecuente la inquietud que genera, para las corporaciones,  la necesidad de obtener el consentimiento de todos los inscritos en un domicilio para la expedición de documentos, tanto en la faceta de como recabar dicha información en la forma más eficaz, como en la de mecanizar de forma clara esta condición en la diversidad de casos que se presentan.

Recordemos que la Resolución de 30 de enero de 2015, por la que se dictan instrucciones técnicas a los Ayuntamientos sobre la gestión del padrón Municipal (BOE 71 de 24 de marzo de 2015), hace referencia a la expedición de certificados y volantes en los siguientes términos:

Para la expedición de certificaciones y volantes comprensivos de la totalidad de las personas inscritas en un mismo domicilio deberán adoptarse las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de lo previsto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal en lo relativo a disponer del consentimiento de los interesados para la cesión de los datos padronales. En caso de no disponer de dicho consentimiento, únicamente podrá hacerse constar en el certificado o recogerse en el volante el número de personas inscritas.

Reflejo de estas inquietudes, se presentó recientemente un escrito a la Autoridad Catalana de Protección de Datos en el que, el Ayuntamiento que lo suscribía, solicitaba la opinión de esta Autoridad en relación a la emisión de certificados en que debiesen aparecer los datos de las vecinos inscritos en un mismo domicilio (descarto expresamente el término “Convivencia”, que es un concepto que a mi entender está fuera del alcance del padrón), especificando que en estos certificados, emitidos a petición de los interesados y por parte de esta corporación, se hacen constar los datos padronales completos del peticionario, su dirección de empadronamiento y solo el nombre y apellidos del resto de personas empadronadas en el mismo domicilio.

La consulta planteaba si en el supuesto anterior era necesario solicitar el consentimiento expreso de todas las personas inscritas en el domicilio para la emisión de los certificados que pretendan acreditar este hecho.

El dictamen a dicha consulta, subido en octubre de 2017 al portal de la Autoridad Catalana de Protección de Datos, lo podéis encontrar a través del siguiente enlace, del que también os facilito, seguidamente, la traducción:

http://apdcat.gencat.cat/ca/documentacio/resolucions-dictamens-i-informes/cercador/cercador-detall/CNS-43-2017-00001

La inclusión en los certificados o volantes de empadronamiento de los datos identificativos relativos al nombre y apellidos de todas las personas empadronadas en un mismo domicilio a los efectos de acreditar la convivencia a solicitud de estas personas, no sería contraria a la normativa de protección de datos de carácter personal, de acuerdo con el artículo 6 de la LOPD en conexión con el artículo 7.f) de la Directiva   95/46/CE de protección de datos o, cuando sea preciso, con el artículo  6.1.e) de l’RGPD.

Es decir y a modo de síntesis, SE PUEDEN emitir certificados en los que figuren todos los miembros inscritos en un mismo domicilio si en la identificación de los inscritos (no el solicitante),  se hace referencia EXCLUSIVAMENTE a su nombre y apellidos, sin que sea preciso obtener el consentimiento del resto de miembros.

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Trámites padronales por Internet

telematicoA raíz de la consulta que me trasladaba una ciudadana a este blog, asociada a un artículo anterior, y que transcribo seguidamente:

Nos queremos empadronar en la comunidad de Castilla la Mancha pero en el Ayuntamiento me dicen que yo no puedo gestionar el empadronamiento de mi marido, el cual no puede ir físicamente por motivos laborales. ¿Puedo yo, con su Dni y autorización escrita, empadronarle o se pueden negar?

Y aunque el alcance de este blog no pretende ir más allá de la reflexión, de la opinión y difusión de las respuestas a las cuestiones que se presentan en el día a día a través de nuestra línea de atención al cliente, voy a opinar como siempre, dándole un giro a la pregunta ¿Podría mi marido empadronarse por Internet sin necesidad de acudir a las oficinas del Ayuntamiento?

Debo destacar que son pocos los Ayuntamientos que ofrecen trámites telemáticos en sus Sedes Municipales en relación a altas o modificaciones en el padrón y, en consecuencia, están restringiendo la posibilidad de que los ciudadanos se relacionen con las Administraciones públicas por medios electrónicos, tal como quedaba redactado en la Ley 11/2007 y posterior Ley 39/2015.

En la Resolución de 16 de Marzo de 2015 sobre instrucciones técnicas en materia del Padrón Municipal, únicamente se hace mención a un tipo de trámite electrónico (El apartado 8.1.1, en su último párrafo, dispone que: “Los volantes y certificados de empadronamiento podrán ser solicitados y, o expedidos por medios electrónicos”), con lo cual, dicha resolución no se pronuncia sobre la posibilidad de poder llevar a cabo otros trámites por estos otros medios.

Este tema, trasladado al Consejo de Empadronamiento y tratado en la sesión de 25 de junio de 2015 y 28 de junio de 2017 respectivamente, resuelve a favor de estas prácticas, excluyendo las renovaciones por parte de los ENCSARP para los que se considera que han de ser en forma presencial a través de las oficinas municipales.

En muchas de las Sedes Municipales se facilita información sobre los trámites y documentación necesaria para realizar el empadronamiento  e incluso en algunas de ellas se facilitan los formularios para, previamente cumplimentados, presentarlos físicamente en las oficinas de atención al ciudadano sin posibilidad de presentarlos telemáticamente, lo cual no deja de ser, desde mi punto de vista, bastante anacrónico (siendo optimista, disponer de un formulario es un paso más).

Por tanto y atendiendo a la cuestión que motivaba el desarrollo de este artículo, el Ayuntamiento en el que esa ciudadana quería empadronar a su marido sin necesidad de que se personase en el mismo y aportando su autorización y DNI, debería ser posible a falta de disponer de un  trámite electrónico que lo permitiese.

¿Para cuándo dispondremos de estos trámites en nuestras Sedes? ¿Nos animamos?

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Tipos de hoja: Colectiva y Familiar

Familiar

Cada día es más frecuente la petición, por parte de los ciudadanos, de certificados o justificantes históricos “familiares” para la gestión de trámites como aceptación de herencias, divorcios, adjudicaciones de ayudas por motivos diversos, etc…

En el acta de la sesión celebrada el 3 de noviembre de 2016 se anunciaba que “con objeto de avanzar en la prestación de servicios horizontales al ciudadano, se estaba trabajando en la posibilidad de utilizar la Plataforma de Intermediación para que no tengan que pedirse al ciudadano certificados padronales de históricos de residencia, a una fecha concreta y de convivencia”

No dudo que es importante avanzar en esta línea ya que en la dinámica de no aportar documentación que obra en poder de otras administraciones y no debiendo requerirse este tipo de información al ciudadano, se hace necesario buscar alternativas que faciliten el compromiso.

En muchas ocasiones al requerir justificantes “familiares”, se traslada al Ayuntamiento una petición incorrecta y en muchos casos fuera del alcance del Padrón de Habitantes, ya que en éste únicamente constan personas y domicilios, y por ello solo podrían deducirse certificaciones que acreditasen que una o varias personas habitan en un domicilio o que lo habitaron en el pasado.

La normativa vigente, igual que la anterior, clasifica las hojas padronales en dos tipos:  Colectivas o Familiares, por lo cual y si nos dejáramos llevar por la intuición, parecería que en este último tipo de hojas, solo podríamos empadronar a personas que tuvieran algún vínculo de parentesco y en consecuencia usaríamos el tipo “Colectivo” para el resto de empadronamientos, pero esto no es así, ya que en la actual normativa se hace mención a estos dos tipos de hojas en la siguiente forma y dentro del apartado  “3. Casos especiales de empadronamiento”

Empadronamiento en establecimientos colectivos. Cuando el alta se produzca en un establecimiento colectivo (residencias, conventos, etc.) la autorización deberá ser suscrita por la persona que ostente la dirección del mismo. En estos casos se hará constar en el apartado «tipo de vivienda» de la hoja padronal la mención «colectiva». En los demás casos, el tipo de vivienda es «familiar».

Además y en alusión al tipo de hoja, se especifica que “Los certificados y volantes de empadronamiento expedidos a personas inscritas en establecimientos colectivos deberán tener siempre carácter individual”, aunque quizá deberíamos dudar de cómo habría que actuar en el caso de parejas que estuvieran conviviendo en una misma habitación o apartamento dentro de ese tipo de establecimientos (caso complicado de contemplar en la actual estructura de hojas).

Si retrocedemos en el tiempo y damos un vistazo a los formularios sobre el Censo de Población y Viviendas del año 2001, encontraremos esta definición sobre los establecimientos colectivos: “Son viviendas o edificios destinados a ser habitados por un grupo de personas que no constituyen familia, sometidas a una autoridad o régimen común, o unidas por objetivos o intereses personales comunes”

En el caso de las casas de huéspedes o arrendamiento de habitaciones en un mismo domicilio o familias que alquilan una o varias habitaciones y atendiendo a las diferentes circunstancias que pueden confluir en una misma dirección, podríamos estar ante el dilema de si considerarlas de tipo familiar o colectiva ¿o bien compaginar varias hojas en un mismo domicilio que atiendan a dichas distribuciones?

Por tanto y retomando el análisis de la propuesta relativa a la utilización de la Plataforma de Intermediación para emitir justificantes históricos de residencia, se intuye que la única forma en que podrían obtenerse dichos justificantes sería a partir del contraste de todos los campos que identifican la dirección o bien por el número de vivienda, de manera que se relacionasen todas aquellas personas inscritas a una fecha en esa vivienda, considerando adicionalmente el carácter de la hoja (familiar o colectiva).

Entendiendo las diferentes fórmulas aplicadas por los Ayuntamientos para inscribir a los vecinos en relación al concepto “Hoja Padronal”,  sería de vital importancia garantizar que la información proporcionada siguiese unos criterios objetivos fuera cual fuese el canal por el que se solicitase y se pudiera asegurar que todas las direcciones tienen un identificador único y que no hayan viviendas en una misma dirección con identificadores diferentes.

¿Para cuándo la puesta en marcha de las anunciadas incidencias 133 – NHOP correspondiente a varias direcciones y 134 – NHOP distinto en una misma dirección, en sesión del Pleno del Consejo de Empadronamiento de 13 de noviembre de 2012?

Sinceramente, creo que la pretensión de prestar el servicio anunciado es acertada pero, a corto plazo, lo considero un reto complicado.

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